传播委员会秘书

The Communications Committee Secretary will play a crucial role in supporting the ISPAH Communications Committee by facilitating effective communication, organization, documentation, and procedure development. The Communications Committee is the largest team in the ISPAH and support for the Lead is imperative. The commitment for this role spans the two years, involving tasks related to meeting minutes, agenda action items, and the development of content to communicate committee processes. You will work closely with the Lead to achieve your tasks. 

角色

• 维护和组织传播委员会会议的日程安排，至少提前 6 个月。 
• 协调委员会会议的沟通，包括向委员会成员发送电子邀请函和提醒函。 
• Assist in the preparation of committee meeting materials, including meeting agenda, minutes of previous meetings, and any necessary attachments, in consultation with the Communications Committee Lead. 
• 利用相关 IT 软件（如 Zoom、MS Teams 等），协调和支持委员会的内部沟通。 
• 记录委员会会议期间的讨论情况，起草会议记录，并将其分发给委员会主席审批，然后再分发给委员会成员。根据需要将副本存档。 
• Manage reoccurring submissions within the ticketing system, including allocation of tickets to relevant team members, follow up on ticket status and supporting the Comms Lead. 
• 与 ISPAH 其他委员会联络，并充当传播委员会与 ISPAH 其他实体之间的联络人。 
• 根据传播委员会主席的要求，承担临时行政任务。 

要求:

• 热衷于推进 ISPAH 的愿景、使命和目标。 
• 承诺参加传播委员会的月度会议。 
• 能够满足该职位每周的时间要求。 
• 出色的组织能力。 
• 出色的在线交流技能（如通过 Microsoft Teams）或愿意学习。 
• 愿意完成 ISPAH 入职培训流程（约 1 小时），并遵守 ISPAH 政策（投诉政策、沟通政 策、数据管理政策、合作与赞助政策、公平、多样性与包容性政策）和数据保护程 序。 

成功应聘者将立即开始工作，要求积极主动、尽职尽责。我们欢迎热心人士为国际公共卫生协会传播委员会的成功做出贡献。