Secretario del Comité de Comunicación

The Communications Committee Secretary will play a crucial role in supporting the ISPAH Communications Committee by facilitating effective communication, organization, documentation, and procedure development. The Communications Committee is the largest team in the ISPAH and support for the Lead is imperative. The commitment for this role spans the two years, involving tasks related to meeting minutes, agenda action items, and the development of content to communicate committee processes. You will work closely with the Lead to achieve your tasks. 

Funciones:

• Mantener y organizar el calendario de reuniones del Comité de Comunicaciones, con una antelación mínima de 6 meses. 
• Coordinar las comunicaciones para las reuniones del comité, incluido el envío de invitaciones electrónicas y recordatorios a los miembros del comité. 
• Assist in the preparation of committee meeting materials, including meeting agenda, minutes of previous meetings, and any necessary attachments, in consultation with the Communications Committee Lead. 
• Coordinar y apoyar las comunicaciones internas del comité, utilizando los programas informáticos pertinentes (como Zoom, MS Teams, etc.). 
• Registrar los debates durante las reuniones del comité, redactar las actas y distribuirlas al presidente del comité para su aprobación antes de compartirlas con los miembros del comité. Archive las copias necesarias. 
• Manage reoccurring submissions within the ticketing system, including allocation of tickets to relevant team members, follow up on ticket status and supporting the Comms Lead. 
• Servir de enlace con otros comités de la ISPAH y actuar como punto de contacto entre el Comité de Comunicaciones y otras entidades de la ISPAH. 
• Realizar las tareas administrativas ad hoc que requiera el Presidente del Comité de Comunicaciones. 

Requisitos:

• Apasionado por hacer avanzar la visión, la misión y los objetivos de ISPAH. 
• Compromiso de asistir a las reuniones mensuales del Comité de Comunicaciones. 
• Capacidad para comprometerse con los requisitos de tiempo semanal de la función. 
• Excelentes dotes de organización. 
• Excelentes habilidades de comunicación en línea (por ejemplo, a través de Microsoft Teams) o voluntad de aprender. 
• Estar dispuesto a completar el proceso de iniciación de ISPAH (aproximadamente 1 hora de duración) y cumplir las políticas de ISPAH (política de quejas, política de comunicación, política de gestión de datos, política de asociación y patrocinio, política de igualdad, diversidad e inclusión) y los procedimientos de protección de datos. 

El candidato seleccionado comenzará a trabajar de inmediato, lo que requiere un enfoque proactivo y dedicado. Damos la bienvenida a personas entusiastas dispuestas a contribuir al éxito del Comité de Comunicaciones de ISPAH.