Secrétaire de la commission des communications

The Communications Committee Secretary will play a crucial role in supporting the ISPAH Communications Committee by facilitating effective communication, organization, documentation, and procedure development. The Communications Committee is the largest team in the ISPAH and support for the Lead is imperative. The commitment for this role spans the two years, involving tasks related to meeting minutes, agenda action items, and the development of content to communicate committee processes. You will work closely with the Lead to achieve your tasks. 

Rôles :

• Maintenir et organiser le calendrier des réunions du comité de communication, en le prévoyant au moins six mois à l'avance. 
• Coordonner les communications pour les réunions du comité, y compris l'envoi d'invitations électroniques et de rappels aux membres du comité. 
• Assist in the preparation of committee meeting materials, including meeting agenda, minutes of previous meetings, and any necessary attachments, in consultation with the Communications Committee Lead. 
• Coordonner et soutenir les communications internes du comité, en utilisant les logiciels informatiques appropriés (tels que Zoom, MS Teams, etc.). 
• Enregistrer les discussions lors des réunions du comité, rédiger les procès-verbaux et les transmettre au président du comité pour approbation avant de les communiquer aux membres du comité. Archiver les copies si nécessaire. 
• Manage reoccurring submissions within the ticketing system, including allocation of tickets to relevant team members, follow up on ticket status and supporting the Comms Lead. 
• Assurer la liaison avec les autres comités de l'ISPAH et servir de point de contact entre le comité des communications et les autres entités de l'ISPAH. 
• Assumer des tâches administratives ad hoc à la demande du président du comité des communications. 

Exigences:

• Passionné par la promotion de la vision, de la mission et des objectifs d'ISPAH. 
• S'engager à participer aux réunions mensuelles du comité de communication. 
• Capacité à s'engager à respecter les exigences hebdomadaires du poste. 
• Excellentes capacités d'organisation. 
• Excellentes compétences en matière de communication en ligne (par exemple, via Microsoft Teams) ou volonté d'apprendre. 
• Être disposé à suivre le processus d'intégration de l'ISPAH (d'une durée d'environ 1 heure) et à se conformer aux politiques de l'ISPAH (politique de traitement des plaintes, politique de communication, politique de gestion des données, politique de partenariat et de parrainage, politique d'équité, de diversité et d'inclusion) et aux procédures de protection des données. 

Le candidat retenu commencera à travailler immédiatement et devra faire preuve d'une approche proactive et dévouée. Nous accueillons des personnes enthousiastes désireuses de contribuer au succès du comité de communication au sein de l'ISPAH.