Секретарь комитета по коммуникациям

The Communications Committee Secretary will play a crucial role in supporting the ISPAH Communications Committee by facilitating effective communication, organization, documentation, and procedure development. The Communications Committee is the largest team in the ISPAH and support for the Lead is imperative. The commitment for this role spans the two years, involving tasks related to meeting minutes, agenda action items, and the development of content to communicate committee processes. You will work closely with the Lead to achieve your tasks. 

Роли:

• Вести и организовывать расписание заседаний Комитета по коммуникациям, составляя его не менее чем за 6 месяцев до начала. 
• Координация коммуникаций для заседаний комитета, включая рассылку электронных приглашений и напоминаний членам комитета. 
• Assist in the preparation of committee meeting materials, including meeting agenda, minutes of previous meetings, and any necessary attachments, in consultation with the Communications Committee Lead. 
• Координировать и поддерживать внутренние коммуникации комитета, используя соответствующее программное обеспечение (например, Zoom, MS Teams и т.д.). 
• Записывайте обсуждения во время заседаний комитета, составляйте протоколы и направляйте их председателю комитета для утверждения, прежде чем предоставлять членам комитета. При необходимости архивируйте копии. 
• Manage reoccurring submissions within the ticketing system, including allocation of tickets to relevant team members, follow up on ticket status and supporting the Comms Lead. 
• Поддерживать связь с другими комитетами ISPAH и выступать в качестве контактного лица между Комитетом по коммуникациям и другими подразделениями ISPAH. 
• Выполнение специальных административных задач по требованию председателя Комитета по коммуникациям. 

Требования:

• Увлечен продвижением видения, миссии и целей ISPAH. 
• Обязанность посещать ежемесячные заседания Комитета по коммуникациям. 
• Способность еженедельно уделять время выполнению своих обязанностей. 
• Отличные организаторские способности. 
• Отличные навыки общения в сети (например, через Microsoft Teams) или готовность учиться. 
• Готовность пройти вводный курс ISPAH (продолжительностью около 1 часа) и соблюдать правила ISPAH (политика подачи жалоб, политика коммуникаций, политика управления данными, политика партнерства и спонсорства, политика равенства, разнообразия и инклюзивности) и процедуры защиты данных. 

Успешный кандидат приступит к работе незамедлительно, от него требуется проактивный и целеустремленный подход. Мы приветствуем энтузиастов, готовых внести свой вклад в успешную работу Комитета по коммуникациям в рамках ISPAH.