Sekretärin des Kommunikationsausschusses

The Communications Committee Secretary will play a crucial role in supporting the ISPAH Communications Committee by facilitating effective communication, organization, documentation, and procedure development. The Communications Committee is the largest team in the ISPAH and support for the Lead is imperative. The commitment for this role spans the two years, involving tasks related to meeting minutes, agenda action items, and the development of content to communicate committee processes. You will work closely with the Lead to achieve your tasks. 

Rollen:

• Pflegen und organisieren Sie den Zeitplan für die Sitzungen des Kommunikationsausschusses, die mindestens 6 Monate im Voraus stattfinden. 
• Koordinieren Sie die Kommunikation für Ausschusssitzungen, einschließlich des Versands von elektronischen Einladungen und Erinnerungen an die Ausschussmitglieder. 
• Assist in the preparation of committee meeting materials, including meeting agenda, minutes of previous meetings, and any necessary attachments, in consultation with the Communications Committee Lead. 
• Koordinieren und unterstützen Sie die interne Kommunikation für den Ausschuss, indem Sie einschlägige IT-Software (wie Zoom, MS Teams usw.) verwenden. 
• Zeichnen Sie die Diskussionen während der Ausschusssitzungen auf, erstellen Sie Protokolle und leiten Sie diese an den Ausschussvorsitzenden zur Genehmigung weiter, bevor Sie sie an die Ausschussmitglieder weitergeben. Archivieren Sie Kopien nach Bedarf. 
• Manage reoccurring submissions within the ticketing system, including allocation of tickets to relevant team members, follow up on ticket status and supporting the Comms Lead. 
• Verbindung zu anderen ISPAH-Ausschüssen und als Kontaktstelle zwischen dem Kommunikationsausschuss und anderen ISPAH-Einrichtungen. 
• Erledigung von Ad-hoc-Verwaltungsaufgaben nach Bedarf des Vorsitzenden des Kommunikationsausschusses. 

Anforderungen:

• Die Vision, die Mission und die Ziele der ISPAH leidenschaftlich vorantreiben. 
• Verpflichtung zur Teilnahme an den monatlichen Sitzungen des Kommunikationsausschusses. 
• Sie sind in der Lage, den wöchentlichen Zeitaufwand für diese Aufgabe aufzubringen. 
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten. 
• Ausgezeichnete Online-Kommunikationsfähigkeiten (z.B. über Microsoft Teams) oder die Bereitschaft, diese zu erlernen. 
• Bereitschaft, den ISPAH-Einführungsprozess (Dauer ca. 1 Stunde) zu absolvieren und die ISPAH-Richtlinien (Beschwerdepolitik, Kommunikationspolitik, Datenmanagementpolitik, Partnerschafts- und Sponsoringpolitik, Politik für Gleichberechtigung, Vielfalt und Integration) sowie die Datenschutzverfahren einzuhalten. 

Der/die erfolgreiche Kandidat/in wird seine/ihre Arbeit sofort aufnehmen und muss proaktiv und engagiert sein. Wir freuen uns über enthusiastische Personen, die zum Erfolg des Kommunikationsausschusses der ISPAH beitragen möchten.