سكرتير لجنة الاتصالات

The Communications Committee Secretary will play a crucial role in supporting the ISPAH Communications Committee by facilitating effective communication, organization, documentation, and procedure development. The Communications Committee is the largest team in the ISPAH and support for the Lead is imperative. The commitment for this role spans the two years, involving tasks related to meeting minutes, agenda action items, and the development of content to communicate committee processes. You will work closely with the Lead to achieve your tasks. 

الأدوار:

• الاحتفاظ بالجدول الزمني لاجتماعات لجنة الاتصالات وتنظيمها، على أن يمتد الجدول الزمني لاجتماعات لجنة الاتصالات قبل 6 أشهر على الأقل. 
• تنسيق الاتصالات لاجتماعات اللجنة، بما في ذلك إرسال الدعوات الإلكترونية والتذكيرات لأعضاء اللجنة. 
• Assist in the preparation of committee meeting materials, including meeting agenda, minutes of previous meetings, and any necessary attachments, in consultation with the Communications Committee Lead. 
• تنسيق ودعم الاتصالات الداخلية للجنة، باستخدام برمجيات تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة (مثل Zoom وMS Teams وغيرها). 
• تسجيل المناقشات خلال اجتماعات اللجنة وصياغة المحاضر وتعميمها على رئيس اللجنة للموافقة عليها قبل مشاركتها مع أعضاء اللجنة. أرشفة النسخ حسب الحاجة. 
• Manage reoccurring submissions within the ticketing system, including allocation of tickets to relevant team members, follow up on ticket status and supporting the Comms Lead. 
• التنسيق مع اللجان الأخرى التابعة للجمعية الدولية لحماية الصحة العامة والعمل كنقطة اتصال بين لجنة الاتصالات والكيانات الأخرى التابعة للجمعية الدولية لحماية الصحة العامة. 
• القيام بمهام إدارية مخصصة حسب طلب رئيس لجنة الاتصالات. 

المتطلبات:

• الشغف بالنهوض برؤية ورسالة وأهداف الجمعية الدولية لصحة المرأة والطفل. 
• الالتزام بحضور اجتماعات لجنة الاتصالات الشهرية. 
• القدرة على الالتزام بمتطلبات الوقت الأسبوعي للوظيفة. 
• مهارات تنظيمية ممتازة. 
• مهارات تواصل ممتازة عبر الإنترنت (على سبيل المثال، عبر Microsoft Teams) أو الاستعداد للتعلم. 
• الاستعداد لإكمال العملية التعريفية ل ISPAH (مدتها ساعة واحدة تقريبًا) والامتثال لسياسات ISPAH (سياسة الشكاوى، وسياسة الاتصالات، وسياسة إدارة البيانات، وسياسة الشراكة والرعاية، وسياسة الإنصاف والتنوع والشمول) وإجراءات حماية البيانات. 

سيبدأ المرشح الناجح في العمل على الفور، مما يتطلب نهجًا استباقيًا ومتفانيًا. نحن نرحب بالأفراد المتحمسين المتفانين للمساهمة في نجاح لجنة الاتصالات داخل الجمعية الدولية لحماية البيئة والصحة العامة.