Секретариат

Основной задачей секретариата является координация ежемесячных заседаний Совета ISPAH. Эта роль должна выполняться в течение всего года. Эта роль в первую очередь включает в себя составление расписания заседаний Совета, подготовку повестки дня Совета в консультации с президентом ISPAH и составление протоколов заседаний. Эта роль также включает в себя поддержание связи с советами ISPAH и выполнение функций связующего звена между советами и правлением.  

Роли: 

• Ведение расписания заседаний Совета ISPAH не менее чем на 6 месяцев вперед. 
• Координация коммуникаций на заседаниях Совета ISPAH, включая рассылку электронных приглашений и напоминаний членам Совета. 
• Поддержка заседаний Совета ISPAH, включая подготовку повестки дня Совета (рассылается минимум за неделю до заседания), протоколов предыдущего заседания (рассылается в идеале через неделю после заседания Совета) и приложений (по мере необходимости); эти задачи и материалы должны быть подготовлены в консультации с действующим президентом ISPAH или другими уполномоченными лицами.  
• Координация и, при необходимости, поддержка внутренних коммуникаций для заседаний совета директоров и комитетов, включая поддержку использования соответствующего программного обеспечения (например, Zoom, MS Teams и т.д.). 
• Во время заседаний Совета ISPAH записывать обсуждения, составлять протоколы и направлять их президенту ISPAH (или председателю заседания) для утверждения перед рассылкой членам Совета. При необходимости дорабатывайте и архивируйте копии.   
• Поддерживать связь и оказывать поддержку директору по управлению ISPAH в ведении записей о членстве в советах и комитетах ISPAH, включая членство и сроки работы.  
• Координируйте процесс онлайн-голосования по выборам президента. 
• Поддержка заседаний Исполнительного комитета ISPAH - логистика, повестка дня и протоколы по требованию президента ISPAH. 
• Оказывать поддержку президенту ISPAH в подготовке ежегодного отчета для годового собрания ISPAH. 
• Поддерживать связь с Советами и выступать в качестве контактного лица между Советами и Правлением. 
• Выполнение других специальных административных задач по требованию президента. 

Мы ищем человека, который начнет работать с июня и официально приступит к своим обязанностям в октябре. 

Требования: 

• Увлеченность продвижением видения, миссии и целей ISPAH.  
• Обязанность посещать ежемесячные 90-минутные заседания Совета директоров.  
• Способность еженедельно уделять время выполнению своих обязанностей.  
• Отличные организаторские способности. 
• Отличные навыки общения в сети (например, через Microsoft Teams) или готовность учиться.  
• Готовность пройти вводный курс ISPAH (продолжительностью около 1 часа) и соблюдать правила ISPAH (политика подачи жалоб, политика коммуникаций, политика управления данными, политика партнерства и спонсорства, политика равенства, разнообразия и инклюзивности) и процедуры защиты данных.