Secretaría

El principal objetivo de la Secretaría es coordinar las reuniones mensuales de la Junta de la ISPAH. El compromiso de esta función abarca todo el año. Esta función consiste principalmente en programar las reuniones de la Junta, preparar el orden del día de la Junta en consulta con el Presidente de la ISPAH y redactar las actas de las reuniones. La función también implica el enlace con los consejos de la ISPAH y actuar como punto de contacto entre los consejos y la Junta.  

Funciones: 

• Mantener el calendario de las reuniones de la Junta de la ISPAH con una antelación mínima de 6 meses. 
• Coordinar las comunicaciones de las reuniones de la Junta de la ISPAH, incluido el envío de invitaciones electrónicas y recordatorios a los miembros de la Junta. 
• Apoyar las reuniones de la Junta de la ISPAH, incluida la preparación del orden del día de la Junta (enviado con un mínimo de una semana de antelación), el acta de la reunión anterior (enviada idealmente una semana después de la reunión de la Junta) y los anexos (según sea necesario); estas tareas y materiales deberán prepararse en consulta con el Presidente actual de la ISPAH u otras personas delegadas.  
• Coordinar y, cuando sea necesario, apoyar las comunicaciones internas para las reuniones de la junta directiva y los comités, incluido el apoyo al uso del software informático pertinente (como Zoom, MS Teams, etc.). 
• Durante las reuniones de la Junta de la ISPAH, registrar los debates, redactar las actas y distribuirlas al Presidente de la ISPAH (o al presidente de la reunión) para su aprobación antes de distribuirlas a los miembros de la Junta. Finalizar y archivar la copia según sea necesario.   
• Servir de enlace con el Director de Gobernanza de la ISPAH y prestarle apoyo en el mantenimiento de los registros de los miembros de la Junta y los comités de la ISPAH, incluidas las afiliaciones y las condiciones de servicio.  
• Coordinar el proceso de votación en línea del Presidente electo. 
• Apoyo a las reuniones del Comité Ejecutivo de la ISPAH: logística, orden del día y actas, según lo solicite el Presidente de la ISPAH. 
• Ayudar al Presidente de la ISPAH a preparar un Informe Anual para la Asamblea General de la ISPAH. 
• Estar en contacto con los Consejos y actuar como punto de contacto entre éstos y la Junta Directiva. 
• Realizar otras tareas administrativas ad hoc a petición del Presidente. 

Buscamos a alguien que empiece a trabajar en prácticas a partir de junio, para hacerse cargo oficialmente en octubre. 

Requisitos: 

• Apasionado por impulsar la visión, la misión y los objetivos de ISPAH.  
• Compromiso de asistir a las reuniones mensuales de 90 minutos del Consejo.  
• Capacidad para comprometerse con los requisitos de tiempo semanal de la función.  
• Excelentes dotes de organización. 
• Excelentes habilidades de comunicación en línea (por ejemplo, a través de Microsoft Teams) o voluntad de aprender.  
• Estar dispuesto a completar el proceso de iniciación de ISPAH (aproximadamente 1 hora de duración) y cumplir las políticas de ISPAH (política de quejas, política de comunicación, política de gestión de datos, política de asociación y patrocinio, política de igualdad, diversidad e inclusión) y los procedimientos de protección de datos.