الأمانة العامة

الغرض الرئيسي من الأمانة العامة هو تنسيق الاجتماعات الشهرية لمجلس إدارة الجمعية الدولية للصحة العامة. ويمتد الالتزام بهذا الدور على مدار العام بأكمله. ويشمل هذا الدور في المقام الأول جدولة اجتماعات مجلس الإدارة، وإعداد جدول أعمال المجلس بالتشاور مع رئيس الجمعية الدولية للهيئات الصحية الدولية، وكتابة محاضر الاجتماعات. كما يتضمن الدور أيضًا التنسيق مع مجالس الجمعية الدولية للصحة العامة والمجلس الدولي للصحة العامة والعمل كنقطة اتصال بين المجالس والمجلس.  

الأدوار: 

• الحفاظ على الجدول الزمني لاجتماعات مجلس إدارة ISPAH الذي يمتد لمدة 6 أشهر على الأقل قبل الموعد المحدد. 
• تنسيق الاتصالات الخاصة باجتماعات مجلس إدارة ISPAH بما في ذلك إرسال الدعوات الإلكترونية والتذكيرات إلى أعضاء مجلس الإدارة. 
• تقديم الدعم لاجتماعات مجلس إدارة الجمعية الدولية للصحة العامة بما في ذلك إعداد جدول أعمال المجلس (يرسل قبل أسبوع على الأقل)، ومحاضر الاجتماع السابق (يرسل بشكل مثالي بعد أسبوع من اجتماع المجلس) والمرفقات (حسب الاقتضاء)؛ وينبغي إعداد هذه المهام والمواد بالتشاور مع الرئيس الحالي للجمعية الدولية للصحة العامة أو الأشخاص المفوضين الآخرين.  
• تنسيق الاتصالات الداخلية لاجتماعات مجلس الإدارة واللجان ودعمها عند الحاجة، بما في ذلك دعم استخدام برامج تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة (مثل Zoom وMS Teams وغيرها). 
• أثناء اجتماعات مجلس إدارة ISPAH، تسجيل المناقشات وصياغة المحاضر وتعميمها على رئيس مجلس إدارة ISPAH (أو رئيس الاجتماع) للموافقة عليها قبل تعميمها على أعضاء المجلس. وضع الصيغة النهائية ونسخة الأرشيف حسب الحاجة.   
• التنسيق مع مدير الحوكمة في الجمعية الدولية لحفظ الصحة العامة وحماية البيئة ودعمه في الاحتفاظ بسجلات مجلس إدارة الجمعية الدولية لحفظ الصحة العامة وحماية البيئة وعضوية اللجان بما في ذلك الانتماءات وشروط الخدمة  
• تنسيق عملية تصويت الرئيس المنتخب عبر الإنترنت. 
• دعم اجتماعات اللجنة التنفيذية للجمعية الدولية للصحة العامة - اللوجستيات وجدول الأعمال والمحاضر حسب طلب رئيس الجمعية الدولية للصحة العامة. 
• دعم رئيس الجمعية الدولية لإعداد التقرير السنوي للجمعية العمومية للجمعية الدولية لإعداد التقارير السنوية للجمعية. 
• التواصل مع المجالس والعمل كنقطة اتصال بين المجالس والمجلس. 
• القيام بمهام إدارية مخصصة أخرى حسب طلب الرئيس. 

نحن نبحث عن شخص ما لبدء التظليل اعتبارًا من شهر يونيو، على أن يتولى المسؤولية رسميًا في أكتوبر. 

متطلبات: 

• متحمس لدفع رؤية ورسالة وأهداف ISPAH إلى الأمام.  
• الالتزام بحضور اجتماعات مجلس الإدارة الشهرية التي تستغرق 90 دقيقة.  
• القدرة على الالتزام بمتطلبات الوقت الأسبوعي للوظيفة.  
• مهارات تنظيمية ممتازة. 
• مهارات تواصل ممتازة عبر الإنترنت (على سبيل المثال، عبر Microsoft Teams) أو الاستعداد للتعلم.  
• الاستعداد لإكمال العملية التعريفية ل ISPAH (مدتها ساعة واحدة تقريبًا) والامتثال لسياسات ISPAH (سياسة الشكاوى، وسياسة الاتصالات، وسياسة إدارة البيانات، وسياسة الشراكة والرعاية، وسياسة الإنصاف والتنوع والشمول) وإجراءات حماية البيانات.