Sekretariat

Die Hauptaufgabe des Sekretariats besteht darin, die monatlichen Sitzungen des ISPAH-Vorstands zu koordinieren. Das Engagement für diese Rolle erstreckt sich über das ganze Jahr. Diese Aufgabe umfasst vor allem die Planung der Vorstandssitzungen, die Vorbereitung der Tagesordnung in Absprache mit dem ISPAH-Präsidenten und das Verfassen der Sitzungsprotokolle. Die Rolle beinhaltet auch die Verbindung zu den ISPAH-Räten und die Funktion als Kontaktperson zwischen den Räten und dem Vorstand.  

Rollen: 

• Behalten Sie den Zeitplan für die ISPAH-Vorstandssitzungen bei, der sich mindestens 6 Monate im Voraus erstreckt. 
• Koordinieren Sie die Kommunikation der ISPAH-Vorstandssitzungen, einschließlich des Versands von elektronischen Einladungen und Erinnerungen an die Vorstandsmitglieder. 
• Unterstützung der ISPAH-Vorstandssitzungen, einschließlich der Vorbereitung der Tagesordnung (die mindestens eine Woche im Voraus versandt wird), des Protokolls der vorangegangenen Sitzung (das idealerweise eine Woche nach der Vorstandssitzung versandt wird) und der Anhänge (je nach Bedarf); diese Aufgaben und Materialien sollten in Absprache mit dem derzeitigen ISPAH-Präsidenten oder anderen beauftragten Personen vorbereitet werden.  
• Koordinieren und unterstützen Sie bei Bedarf die interne Kommunikation für Vorstands- und Ausschusssitzungen, einschließlich der Unterstützung bei der Verwendung relevanter IT-Software (z.B. Zoom, MS Teams, etc.). 
• Während der ISPAH-Vorstandssitzungen protokollieren Sie die Diskussionen, entwerfen ein Protokoll und leiten es an den ISPAH-Präsidenten (oder den Sitzungsleiter) zur Genehmigung weiter, bevor es an die Vorstandsmitglieder verteilt wird. Schließen Sie das Protokoll ab und archivieren Sie es nach Bedarf.   
• Unterstützen Sie den ISPAH Governance Director bei der Führung von Aufzeichnungen über die Mitgliedschaft im ISPAH-Vorstand und -Komitee, einschließlich der Zugehörigkeit und der Dauer der Tätigkeit  
• Koordinieren Sie das Online-Wahlverfahren für den Präsidenten. 
• Unterstützung der ISPAH-Exekutivkomitee-Sitzungen - Logistik, Tagesordnung und Protokolle wie vom ISPAH-Präsidenten gewünscht. 
• Unterstützung des ISPAH-Präsidenten bei der Erstellung eines Jahresberichts für die ISPAH-Hauptversammlung. 
• Halten Sie Kontakt zu den Räten und fungieren Sie als Ansprechpartner zwischen den Räten und dem Vorstand. 
• Erledigung anderer administrativer Ad-hoc-Aufgaben nach Bedarf des Präsidenten. 

Wir suchen jemanden, der ab Juni als Hospitant beginnt und im Oktober offiziell übernimmt. 

Anforderungen: 

• Sie treiben die Vision, die Mission und die Ziele der ISPAH leidenschaftlich voran.  
• Verpflichtung zur Teilnahme an monatlichen 90-minütigen Vorstandssitzungen.  
• Sie sind in der Lage, den wöchentlichen Zeitaufwand für diese Aufgabe aufzubringen.  
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten. 
• Ausgezeichnete Online-Kommunikationsfähigkeiten (z.B. über Microsoft Teams) oder die Bereitschaft, diese zu erlernen.  
• Bereitschaft, den ISPAH-Einführungsprozess (Dauer ca. 1 Stunde) zu absolvieren und die ISPAH-Richtlinien (Beschwerdepolitik, Kommunikationspolitik, Datenmanagementpolitik, Partnerschafts- und Sponsoringpolitik, Politik für Gleichberechtigung, Vielfalt und Integration) sowie die Datenschutzverfahren einzuhalten.