Secrétariat

L'objectif principal du secrétariat est de coordonner les réunions mensuelles du conseil d'administration d'ISPAH. L'engagement pour ce rôle s'étend sur toute l'année. Il s'agit principalement de planifier les réunions du conseil d'administration, de préparer l'ordre du jour du conseil en consultation avec le président de l'ISPAH et de rédiger les procès-verbaux des réunions. Le rôle consiste également à assurer la liaison avec les conseils de l'ISPAH et à servir de point de contact entre les conseils et le conseil d'administration.  

Rôles : 

• Maintenir le calendrier des réunions du conseil d'administration de l'ISPAH au moins 6 mois à l'avance. 
• Coordonner les communications relatives aux réunions du conseil d'administration de l'ISPAH, y compris l'envoi d'invitations électroniques et de rappels aux membres du conseil d'administration. 
• Soutenir les réunions du conseil d'administration de l'ISPAH, y compris la préparation de l'ordre du jour du conseil (envoyé au moins une semaine à l'avance), du procès-verbal de la réunion précédente (envoyé idéalement une semaine après la réunion du conseil) et des pièces jointes (le cas échéant) ; ces tâches et documents doivent être préparés en consultation avec le président actuel de l'ISPAH ou d'autres personnes déléguées.  
• Coordonner et, le cas échéant, soutenir les communications internes pour les réunions du conseil d'administration et des comités, y compris en soutenant l'utilisation des logiciels informatiques appropriés (tels que Zoom, MS Teams, etc.). 
• Pendant les réunions du conseil d'administration de l'ISPAH, enregistrer les discussions, rédiger les procès-verbaux et les transmettre au président de l'ISPAH (ou au président de la réunion) pour approbation avant de les distribuer aux membres du conseil d'administration. Finaliser et archiver la copie si nécessaire.   
• Assurer la liaison avec le directeur de la gouvernance de l'ISPAH et l'aider à tenir à jour les dossiers des membres du conseil d'administration et des comités de l'ISPAH, y compris les affiliations et les conditions de service.  
• Coordonner le processus de vote en ligne du président élu. 
• Soutenir les réunions du comité exécutif de l'ISPAH - logistique, ordre du jour et procès-verbaux à la demande du président de l'ISPAH. 
• Aider le président de l'ISPAH à préparer un rapport annuel pour l'assemblée générale annuelle de l'ISPAH. 
• Assurer la liaison avec les Conseils et servir de point de contact entre les Conseils et le Conseil d'administration. 
• Assumer d'autres tâches administratives ad hoc à la demande du président. 

Nous recherchons une personne qui commencera à effectuer un stage à partir du mois de juin et qui prendra officiellement ses fonctions en octobre. 

Exigences : 

• Passionné par la promotion de la vision, de la mission et des objectifs d'ISPAH.  
• S'engager à participer aux réunions mensuelles du conseil d'administration, d'une durée de 90 minutes.  
• Capacité à s'engager à respecter les exigences hebdomadaires du poste.  
• Excellentes capacités d'organisation. 
• Excellentes compétences en matière de communication en ligne (par exemple, via Microsoft Teams) ou volonté d'apprendre.  
• Être disposé à suivre le processus d'intégration de l'ISPAH (d'une durée d'environ 1 heure) et à se conformer aux politiques de l'ISPAH (politique de traitement des plaintes, politique de communication, politique de gestion des données, politique de partenariat et de parrainage, politique d'équité, de diversité et d'inclusion) et aux procédures de protection des données.