Секретариат

Описание: 

Секретариат - это роль, не имеющая права голоса. Его основная задача - поддерживать функционирование общества всеми необходимыми способами, поэтому он может быть всеохватывающим. Это во многом зависит от потребностей и методов работы президента и/или исполнительного комитета (президента, избранного президента и прошлого президента). По большей части эта роль включает в себя организацию ежемесячных заседаний Правления, включая повестку дня и протоколы заседаний. 

Rолес:

• Ведение расписания заседаний Совета ISPAH не менее чем на 6 месяцев вперед
• Координация коммуникаций на заседаниях Совета ISPAH, включая рассылку электронных приглашений и напоминаний членам Совета.
• Поддержка заседаний Совета ISPAH, включая подготовку повестки дня Совета (рассылается минимум за неделю), протоколов предыдущего заседания (рассылается в идеале в течение недели после заседания Совета) и приложений (по мере необходимости); эти задачи и материалы должны быть подготовлены в консультации с действующим президентом ISPAH или другими уполномоченными лицами
• Координация и, при необходимости, поддержка внутренних коммуникаций для телеконференций совета директоров и комитетов, включая поддержку использования соответствующего программного обеспечения (например, Zoom, MS Teams и т.д.).
• Во время заседаний Совета ISPAH записывать обсуждения, составлять протоколы и направлять их президенту ISPAH (или председателю заседания) для утверждения, прежде чем рассылать членам Совета в качестве "проекта". При необходимости дорабатывайте и архивируйте копии. 
• Поддерживать связь и оказывать поддержку руководителю управления ISPAH в ведении записей о членстве в правлении и комитетах ISPAH, включая:
  • Аффилиации
  • Условия предоставления услуг
  • Завершение процесса введения в должность и обучения (например, подписание соглашений о политике, заявлений о конфликте интересов)
• Координировать процесс онлайн-голосования по выборам президента
• Поддержка заседаний Исполнительного комитета ISPAH - логистика, повестка дня и протоколы по просьбе президента ISPAH
• Оказывать поддержку президенту ISPAH в подготовке ежегодного отчета и слайдов PowerPoint для годового собрания ISPAH
• Выполнять другие специальные административные задания по требованию президента.

Требования:

• Интересуется (и имеет опыт) исследованиями в области физической активности и здоровья
• Организованный, эффективный и в то же время внимательный, легкий в общении и гибкий.

Ожидаемые временные затраты:  

• В среднем на эту роль отводится 6 часов в месяц, причем большая часть работы приходится на неделю, когда проводятся ежемесячные заседания Совета директоров.