Secrétariat

Description : 

Le secrétariat est une fonction sans droit de vote. Son objectif principal est de soutenir le fonctionnement de l'association de toutes les manières nécessaires, et peut donc être très large. Cela dépendra largement des besoins et des méthodes de travail du président et/ou du comité exécutif (président, président élu et ancien président). Pour l'essentiel, le rôle consiste à organiser les réunions mensuelles du conseil d'administration, y compris l'ordre du jour et les procès-verbaux des réunions. 

Roles :

• Tenir à jour le calendrier des réunions du conseil d'administration de l'ISPAH au moins 6 mois à l'avance.
• coordonner les communications relatives aux réunions du conseil d'administration de l'ISPAH, y compris l'envoi d'invitations électroniques et de rappels aux membres du conseil d'administration
• Soutenir les réunions du conseil d'administration de l'ISPAH, y compris la préparation de l'ordre du jour du conseil (envoyé au moins une semaine à l'avance), du procès-verbal de la réunion précédente (envoyé idéalement dans la semaine suivant la réunion du conseil) et des pièces jointes (le cas échéant) ; ces tâches et documents doivent être préparés en consultation avec le président actuel de l'ISPAH ou d'autres personnes déléguées.
• Coordonner et, le cas échéant, soutenir les communications internes pour les téléconférences du conseil d'administration et des comités, notamment en soutenant l'utilisation des logiciels informatiques appropriés (tels que Zoom, MS Teams, etc.).
• Pendant les réunions du conseil d'administration de l'ISPAH, enregistrer les discussions, rédiger le procès-verbal et le transmettre au président de l'ISPAH (ou au président de la réunion) pour approbation avant de le transmettre en tant que "projet" aux membres du conseil d'administration. Finaliser et archiver la copie si nécessaire. 
• Assurer la liaison avec le responsable de la gouvernance de l'ISPAH et l'aider à tenir à jour les dossiers des membres du conseil d'administration et des comités de l'ISPAH :
  • Affiliations
  • Conditions d'utilisation
  • Achèvement des processus d'intégration et de la formation (par exemple, signature des accords de politique, des déclarations de conflit d'intérêts).
• Coordonner le processus de vote en ligne du président élu
• Soutenir les réunions du comité exécutif de l'ISPAH - logistique, ordre du jour et procès-verbal à la demande du président de l'ISPAH.
• Aider le président de l'ISPAH à préparer un rapport annuel et des diapositives PowerPoint pour l'assemblée générale annuelle de l'ISPAH.
• Assumer d'autres tâches administratives ad hoc à la demande du président.

Exigences :

• Intéressé (et expérimenté) par le domaine de la recherche sur l'activité physique et la santé
• Organisé, efficace mais attentif, facile à communiquer et flexible.

Durée prévue de l'engagement :  

• En moyenne, le rôle comprend 6 heures par mois, la majeure partie du travail s'effectuant la semaine des réunions mensuelles du conseil d'administration.