الأمانة العامة

الوصف: 

دور الأمانة هو دور لا يتمتع بحق التصويت. ويتمثل الغرض الرئيسي منها في دعم عمل الجمعية بأي طريقة مطلوبة، وبالتالي يمكن أن تكون شاملة لكل شيء. ويعتمد ذلك إلى حد كبير على احتياجات وطرق عمل الرئيس و/أو اللجنة التنفيذية (الرئيس والرئيس المنتخب والرئيس السابق). ويشمل الدور في الغالب تنظيم الاجتماعات الشهرية للمجلس بما في ذلك جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات. 

Rأوليس

• الاحتفاظ بالجدول الزمني لاجتماعات مجلس إدارة ISPAH الذي يمتد لمدة 6 أشهر على الأقل قبل الموعد المحدد
• تنسيق الاتصالات الخاصة باجتماعات مجلس إدارة ISPAH بما في ذلك إرسال الدعوات الإلكترونية والتذكيرات إلى أعضاء مجلس الإدارة
• تقديم الدعم لاجتماعات مجلس إدارة الجمعية الدولية للصحة العامة بما في ذلك إعداد جدول أعمال المجلس (يرسل قبل أسبوع على الأقل)، ومحاضر الاجتماع السابق (يرسل في غضون أسبوع واحد بعد اجتماع المجلس) والمرفقات (حسب الاقتضاء)؛ وينبغي إعداد هذه المهام والمواد بالتشاور مع الرئيس الحالي للجمعية الدولية للصحة العامة أو الأشخاص المفوضين الآخرين
• تنسيق ودعم الاتصالات الداخلية لمؤتمرات مجلس الإدارة واللجان عن بُعد، بما في ذلك دعم استخدام برامج تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة (مثل: Zoom وMS Teams، إلخ).
• أثناء اجتماعات مجلس إدارة ISPAH، تسجيل المناقشات وصياغة المحاضر وتعميمها على رئيس مجلس إدارة ISPAH (أو رئيس الاجتماع) للموافقة عليها قبل تعميمها كـ "مسودة" على أعضاء المجلس. وضع الصيغة النهائية ونسخة الأرشيف حسب الحاجة. 
• الاتصال ودعم رئيس حوكمة ISPAH للحفاظ على سجلات مجلس إدارة ISPAH وعضوية اللجان بما في ذلك:
  • الانتماءات
  • شروط الخدمة
  • استكمال عمليات التأهيل والتدريب (على سبيل المثال، اتفاقيات السياسات الموقعة وبيانات تضارب المصالح)
• تنسيق عملية التصويت للرئيس المنتخب عبر الإنترنت
• دعم اجتماعات اللجنة التنفيذية للجمعية الدولية للصحة العامة والمحيط الهادئ - اللوجستيات وجدول الأعمال والمحاضر حسب طلب رئيس الجمعية الدولية للصحة العامة والمحيط الهادئ
• دعم رئيس الجمعية الدولية لصحة المرأة والطفل في إعداد التقرير السنوي وشرائح الباوربوينت لاجتماع الجمعية العمومية للجمعية الدولية لصحة المرأة والطفل
• القيام بمهام إدارية مخصصة أخرى حسب طلب الرئيس.

متطلبات:

• مهتم (وذو خبرة) في مجال النشاط البدني والبحوث الصحية
• منظّم وفعّال وفطن في نفس الوقت وسهل التواصل معه ومرن.

الالتزام بالوقت المتوقع:  

• ويشمل العمل في المتوسط 6 ساعات/شهرًا، حيث يتم معظم العمل في أسبوع اجتماعات مجلس الإدارة الشهرية.