Secretaría

Descripción: 

La Secretaría es una función sin derecho a voto. Su objetivo principal es apoyar el funcionamiento de la sociedad en todo lo que sea necesario, por lo que puede abarcarlo todo. Esto dependerá en gran medida de las necesidades y la forma de trabajar del Presidente y/o del Comité Ejecutivo (Presidente, Presidente electo y antiguo Presidente). En su mayor parte, la función incluye la organización de las reuniones mensuales de la Junta, incluido el orden del día y las actas de las reuniones. 

Roles:

• Mantener el calendario de reuniones de la Junta de la ISPAH con una antelación mínima de 6 meses.
• Coordinar las comunicaciones de las reuniones de la Junta del ISPAH, incluido el envío de invitaciones electrónicas y recordatorios a los miembros de la Junta.
• Apoyar las reuniones de la Junta de la ISPAH, incluida la preparación del orden del día de la Junta (enviado con un mínimo de una semana de antelación), el acta de la reunión anterior (enviada idealmente en el plazo de una semana tras la reunión de la Junta) y los anexos (según sea necesario); estas tareas y materiales deberán prepararse en consulta con el Presidente actual de la ISPAH u otras personas delegadas.
• Coordinar y, cuando sea necesario, apoyar las comunicaciones internas para las teleconferencias de la junta directiva y los comités, incluido el apoyo al uso del software informático pertinente (como: Zoom, MS Teams, etc.).
• Durante las reuniones de la Junta de la ISPAH, registrar los debates, redactar las actas y distribuirlas al Presidente de la ISPAH (o al presidente de la reunión) para su aprobación antes de distribuirlas como "borrador" a los miembros de la Junta. Finalizar y archivar la copia según sea necesario. 
• Estar en contacto con el responsable de gobernanza de ISPAH y ayudarle a mantener registros de los miembros de la Junta y los comités de ISPAH, incluidos:
  • Afiliaciones
  • Condiciones de servicio
  • Finalización de los procesos de incorporación y formación (por ejemplo, firma de acuerdos políticos, declaraciones de conflicto de intereses).
• Coordinar el proceso de votación en línea del Presidente electo.
• Apoyo a las reuniones del Comité Ejecutivo de la ISPAH: logística, orden del día y actas, a petición del Presidente de la ISPAH.
• Ayudar al Presidente de la ISPAH a preparar un informe anual y diapositivas PowerPoint para la Asamblea General de la ISPAH.
• Realizar otras tareas administrativas ad hoc que requiera el Presidente.

Requisitos:

• Interés (y experiencia) en el campo de la investigación sobre la actividad física y la salud
• Organizada, eficiente pero atenta, fácil de comunicar y flexible.

Compromiso de tiempo previsto:  

• Por término medio, la función incluye 6 horas al mes, y la mayor parte del trabajo tiene lugar la semana de las reuniones mensuales del Consejo.