Responsable des événements

Durée prévue de l'engagement 

Il s'agit d'un nouveau rôle, qui devrait nécessiter 2 à 4 heures par semaine, en moyenne. Certaines périodes seront plus chargées, notamment en ce qui concerne la planification et la préparation du congrès de l'ISPAH.  

Description 

L'objectif de ce rôle est de coordonner les événements de l'ISPAH et d'y contribuer. Le principal événement de l'ISPAH est le congrès biennal, qui est principalement organisé par un comité d'accueil local avec l'aide d'un organisateur de conférence privé (PCO). Toutefois, ce portefeuille couvrira également d'autres événements de l'ISPAH. Une phase d'intégration est prévue pour permettre au candidat retenu de faire connaissance avec le conseil d'administration et de se familiariser avec son rôle. Un soutien sera également apporté par d'autres membres du conseil d'administration, en particulier ceux qui ont une expérience de l'organisation des précédents congrès de l'ISPAH.  

Rôles 

Congrès de l'ISPAH : 

• Préparer les documents du congrès (orientations, formulaire en ligne pour les manifestations d'intérêt) et coordonner la réception et l'évaluation des propositions avec le conseil d'administration et le comité exécutif de l'ISPAH.  
• Être le point de contact entre le conseil d'administration et l'exécutif de l'ISPAH, le PCO (par exemple, Venue West) et les organisateurs de congrès locaux pour s'assurer que l'ISPAH est bien représentée et que de bonnes relations de travail sont formées et maintenues. 
• Pour les relations avec les organisateurs locaux de congrès : 

• Examiner le protocole d'accord du congrès précédent afin de déterminer si des mises à jour sont nécessaires. 
• Veiller à ce que le protocole d'accord soit signé et respecté par les deux parties. 
• Aider à la coordination du comité d'organisation du congrès 
• Aider à coordonner le comité scientifique du congrès, de préférence avec une représentation mondiale. 
• Conseiller sur les frais d'inscription au congrès afin de s'assurer que l'inscription est encouragée pour les membres de l'ISPAH et que les membres du conseil d'administration de l'ISPAH sont dispensés des frais d'inscription. 

• Veiller à ce que le parrainage soit conforme à la politique de parrainage et de partenariat de l'ISPAH. 
• Veiller à ce que le rapport du congrès soit présenté dans les délais 

• Travailler avec l'équipe informatique de l'ISPAH (responsable du conseil d'administration et fournisseur de services, et PCO si nécessaire) pour s'assurer que les systèmes informatiques du congrès fonctionnent efficacement. 
• Travailler avec le comité de communication de l'ISPAH pour coordonner les communications du congrès : 

• Diriger la rédaction du contenu pour le comité de communication de l'ISPAH, y compris les messages sur les médias sociaux, le contenu du bulletin d'information et d'autres modes s'ils sont jugés pertinents (par exemple, vidéo, podcast). 

• Une fois le contenu rédigé, travailler avec le comité de communication de l'ISPAH pour coordonner le marquage du contenu, conformément aux lignes directrices de l'ISPAH en matière de marque et de style. 
• Une fois le contenu marqué, travailler avec le comité de communication de l'ISPAH pour programmer le contenu sur les canaux de communication (calendrier du contenu). 

• Travailler avec le responsable de l'engagement des membres de l'ISPAH pour s'assurer que les conseils de l'ISPAH sont bien représentés au congrès. 

Autres événements : 

• Travailler avec les conseils et les réseaux de l'ISPAH, y compris le Early Career Network (ECN), le responsable de l'engagement des membres de l'ISPAH et le responsable du partenariat de l'ISPAH pour coordonner la planification d'autres événements de l'ISPAH, tels que les webinaires de l'ISPAH (hébergés ou co-badgés par l'ISPAH), ou les événements régionaux qui sont stratégiquement alignés sur l'ISPAH. 

• Travailler avec l'équipe informatique d'ISPAH pour créer un calendrier d'événements en ligne sur le site web d'ISPAH. 
• Travailler avec l'équipe informatique de l'ISPAH pour créer un portail d'inscription en ligne pour d'autres événements de l'ISPAH. 
• Assurer la liaison avec le directeur des partenariats en ce qui concerne les opportunités stratégiques pour les événements de l'ISPAH. 

Exigences spécifiques / supplémentaires : 

• Expérience et passion pour l'organisation d'événements 

• Excellentes compétences interpersonnelles pour faciliter la gestion des relations