Veranstaltungen leiten

Erwartetes Zeitbudget 

Dies ist eine neue Aufgabe, für die wir im Durchschnitt 2-4 Stunden pro Woche erwarten. Zu bestimmten Zeiten wird es mehr zu tun geben, insbesondere bei der Planung und Vorbereitung des ISPAH-Kongresses.  

Beschreibung 

Der Schwerpunkt dieser Funktion liegt in der Koordinierung und Mitwirkung an ISPAH-Veranstaltungen. Die wichtigste Veranstaltung der ISPAH ist der alle zwei Jahre stattfindende Kongress, der in erster Linie von einem lokalen Gastgeberkomitee mit Unterstützung eines privaten Konferenzveranstalters (PCO) organisiert wird. Dieses Portfolio wird jedoch auch andere ISPAH-Veranstaltungen abdecken. Es ist eine Einarbeitungsphase geplant, um dem erfolgreichen Kandidaten die Möglichkeit zu geben, den Vorstand kennenzulernen und sich mit seiner Rolle vertraut zu machen. Unterstützung wird es auch von anderen Vorstandsmitgliedern geben, insbesondere von denen, die Erfahrung mit der Organisation früherer ISPAH-Kongresse haben.  

Rollen 

ISPAH-Kongress: 

• Vorbereitung von Kongressunterlagen (Leitfaden, Online-Formular für Interessenbekundungen) und Koordination der Entgegennahme und Bewertung von Vorschlägen mit dem ISPAH-Vorstand und der Exekutive  
• Kontaktstelle zwischen ISPAH-Vorstand und -Exekutive und PCO (z.B. Venue West) und lokalen Kongressveranstaltern sein, um sicherzustellen, dass die ISPAH gut vertreten ist und gute Arbeitsbeziehungen aufgebaut und gepflegt werden 
• Für die Beziehung zu lokalen Kongressveranstaltern: 

• Überprüfen Sie das Memorandum of Understanding des letzten Kongresses, um festzustellen, ob Aktualisierungen erforderlich sind. 
• Sicherstellen, dass die Absichtserklärung von beiden Parteien unterzeichnet und eingehalten wird 
• Unterstützung bei der Koordinierung des Organisationskomitees für den Kongress 
• Helfen Sie bei der Koordination des wissenschaftlichen Komitees für den Kongress, vorzugsweise mit globaler Vertretung 
• Beratung zu den Anmeldegebühren für Kongresse, um sicherzustellen, dass Anreize für die Anmeldung von ISPAH-Mitgliedern geschaffen werden und dass die Anmeldegebühren für ISPAH-Vorstandsmitglieder erlassen werden 

• Sicherstellen, dass das Sponsoring mit der ISPAH-Politik für Sponsoring und Partnerschaften übereinstimmt 
• Stellen Sie sicher, dass der Kongressbericht pünktlich eingereicht wird 

• Arbeiten Sie mit dem ISPAH IT-Team zusammen (Vorstand und Dienstleister, ggf. PCO), um sicherzustellen, dass die IT-Systeme des Kongresses effizient arbeiten. 
• Arbeiten Sie mit dem ISPAH-Kommunikationsausschuss zusammen, um die Kongresskommunikation zu koordinieren: 

• Federführend bei der Erstellung von Inhalten für das ISPAH-Kommunikationskomitee, einschließlich Beiträgen in sozialen Medien, Newsletter-Inhalten und anderen Formen, falls dies als relevant erachtet wird (z. B. Video, Podcast) 

• Sobald der Inhalt erstellt ist, arbeiten Sie mit dem ISPAH-Kommunikationskomitee zusammen, um das Branding des Inhalts im Einklang mit den Markenrichtlinien und dem Stil der ISPAH zu koordinieren. 
• Sobald der Inhalt gebrandet ist, arbeiten Sie mit dem ISPAH-Kommunikationskomitee zusammen, um den Inhalt über alle Kommunikationskanäle zu planen (eine Zeitleiste für den Inhalt). 

• Zusammenarbeit mit dem ISPAH Member Engagement Lead, um sicherzustellen, dass die ISPAH-Räte auf dem Kongress gut vertreten sind 

Andere Ereignisse: 

• Arbeiten Sie mit den ISPAH-Räten und -Netzwerken zusammen, einschließlich des Early Career Network (ECN), dem ISPAH Member Engagement Lead und dem ISPAH Partnership Lead, um die Planung anderer ISPAH-Veranstaltungen zu koordinieren, wie z.B. ISPAH-Webinare (von der ISPAH veranstaltet oder gemeinsam mit ihr durchgeführt) oder regionale Veranstaltungen, die strategisch auf die ISPAH ausgerichtet sind 

• Arbeiten Sie mit dem ISPAH IT-Team zusammen, um einen Online-Veranstaltungskalender als Teil der ISPAH-Website zu erstellen. 
• Arbeiten Sie mit dem IT-Team der ISPAH zusammen, um ein Online-Anmeldeportal für andere ISPAH-Veranstaltungen einzurichten. 
• Setzen Sie sich mit dem Direktor für Partnerschaften bezüglich strategischer Möglichkeiten für ISPAH-Veranstaltungen in Verbindung. 

Besondere / zusätzliche Anforderungen: 

• Erfahrung mit und Leidenschaft für die Planung von Veranstaltungen 

• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, um das Beziehungsmanagement zu erleichtern