Sekretariat

Huvudsyftet med sekretariatet är att samordna ISPAH-styrelsens månatliga möten. Åtagandet för denna roll sträcker sig över hela året. Denna roll innebär främst att schemalägga styrelsemötena, förbereda styrelsens dagordning i samråd med ISPAH:s ordförande och att skriva mötesprotokoll. Rollen innebär också att hålla kontakt med ISPAH:s råd och fungera som kontaktpunkt mellan råden och styrelsen.  

Roller: 

• Underhålla schemat för ISPAH:s styrelsemöten som sträcker sig minst 6 månader framåt i tiden. 
• Samordna kommunikationen kring ISPAH:s styrelsemöten, inklusive att skicka elektroniska inbjudningar och påminnelser till styrelseledamöterna. 
• Stödja ISPAH:s styrelsemöten, inklusive förberedelse av styrelsens dagordning (skickas minst en vecka i förväg), protokoll från föregående möte (skickas helst en vecka efter styrelsemötet) och bilagor (efter behov); dessa uppgifter och material bör förberedas i samråd med ISPAH:s nuvarande ordförande eller andra delegerade personer.  
• Samordna och, vid behov, stödja intern kommunikation för styrelse- och kommittémöten, inklusive stödja användningen av relevant IT-programvara (t.ex. Zoom, MS Teams etc.). 
• Under ISPAH:s styrelsemöten ska du registrera diskussioner, skriva utkast till protokoll och cirkulera till ISPAH:s ordförande (eller mötesordförande) för godkännande innan du cirkulerar till styrelseledamöterna. Slutför och arkivera kopia efter behov.   
• Samarbeta med och stödja ISPAH:s Governance Director för att upprätthålla register över ISPAH:s styrelse- och kommittémedlemskap, inklusive anknytningar och tjänstgöringsvillkor  
• Samordna onlineomröstningen för den tillträdande ordföranden. 
• Stödja ISPAH:s verkställande kommittémöten - logistik, dagordning och protokoll på begäran av ISPAH:s ordförande. 
• Stödja ISPAH:s ordförande med att förbereda en årsrapport för ISPAH:s årsstämma. 
• Hålla kontakt med råden och fungera som kontaktpunkt mellan råden och styrelsen. 
• Utföra andra administrativa ad hoc-uppgifter som krävs av ordföranden. 

Vi letar efter någon som kan börja skugga från juni och officiellt ta över i oktober. 

Krav som ställs: 

• Brinner för att driva ISPAH:s vision, uppdrag och mål framåt.  
• Åtagande att delta i månatliga 90-minuters styrelsemöten.  
• Förmåga att engagera sig i de veckovisa tidskrav som rollen innebär.  
• Utmärkt organisationsförmåga. 
• Utmärkt förmåga att kommunicera online (t.ex. via Microsoft Teams) eller vilja att lära sig.  
• Villighet att slutföra ISPAH:s introduktionsprocess (ca 1 timme lång) och följa ISPAH:s policyer (klagomålspolicy, kommunikationspolicy, datahanteringspolicy, partnerskaps- och sponsringspolicy, policy för rättvisa, mångfald och inkludering) och dataskyddsförfaranden.