Secretariaat

Het hoofddoel van het secretariaat is het coördineren van de maandelijkse vergaderingen van het ISPAH-bestuur. De inzet voor deze rol strekt zich uit over het hele jaar. Deze rol bestaat voornamelijk uit het plannen van de vergaderingen van de raad, het voorbereiden van de agenda van de raad in overleg met de ISPAH-voorzitter en het schrijven van de notulen van de vergaderingen. De rol omvat ook het onderhouden van contacten met de ISPAH-raden en het optreden als contactpersoon tussen de raden en het bestuur.  

Rollen: 

• Het schema voor ISPAH-bestuursvergaderingen ten minste 6 maanden van tevoren bijhouden. 
• Coördineren van communicatie over ISPAH bestuursvergaderingen, inclusief het versturen van elektronische uitnodigingen en herinneringen aan bestuursleden. 
• Ondersteunen van de ISPAH bestuursvergaderingen inclusief voorbereiding van de bestuursagenda (minimaal één week van tevoren verzonden), notulen van de vorige vergadering (idealiter één week na de bestuursvergadering verzonden) en bijlagen (indien nodig); deze taken en materialen moeten worden voorbereid in overleg met de huidige ISPAH-voorzitter of andere gedelegeerde personen.  
• Coördineren en waar nodig ondersteunen van interne communicatie voor bestuurs- en commissievergaderingen, inclusief ondersteuning bij het gebruik van relevante IT-software (zoals Zoom, MS Teams, etc.). 
• Tijdens vergaderingen van het ISPAH-bestuur notuleren van discussies, notulen opstellen en ter goedkeuring aan de voorzitter van het ISPAH (of de voorzitter van de vergadering) doen toekomen alvorens deze aan de bestuursleden te doen toekomen. Voltooien en archiveren van kopieën indien nodig.   
• Contact onderhouden met en ondersteunen van de ISPAH-bestuursdirecteur bij het bijhouden van gegevens over het lidmaatschap van de raad en commissies van het ISPAH, inclusief lidmaatschappen en zittingstermijnen  
• Het online stemproces voor de verkozen voorzitter coördineren. 
• Ondersteunen van vergaderingen van het ISPAH-uitvoerend comité - logistiek, agenda en notulen op verzoek van de voorzitter van het ISPAH. 
• Ondersteunen van de ISPAH-voorzitter bij het opstellen van een jaarverslag voor de jaarvergadering van het ISPAH. 
• Contact onderhouden met de Raden en optreden als contactpersoon tussen de Raden en het bestuur. 
• Andere ad hoc administratieve taken uitvoeren op verzoek van de voorzitter. 

We zijn op zoek naar iemand die vanaf juni kan meelopen en het in oktober officieel kan overnemen. 

Vereisten: 

• Gepassioneerd over het bevorderen van ISPAH's visie, missie en doelen.  
• Toezegging om maandelijkse bestuursvergaderingen van 90 minuten bij te wonen.  
• In staat zijn om de wekelijkse tijdsvereisten van de functie te vervullen.  
• Uitstekende organisatorische vaardigheden. 
• Uitstekende online communicatievaardigheden (bijv. via Microsoft Teams) of de bereidheid om dit te leren.  
• Bereid zijn om het ISPAH inductieproces (van ongeveer 1 uur) te doorlopen en te voldoen aan het ISPAH-beleid (Klachtenbeleid, Communicatiebeleid, Beleid Gegevensbeheer, Beleid Partnerschap en Sponsoring, Beleid Gelijkheid, Diversiteit en Inclusie) en de procedures voor gegevensbescherming.