Segreteria

Lo scopo principale della Segreteria è quello di coordinare le riunioni mensili del Consiglio dell'ISPAH. L'impegno per questo ruolo si estende a tutto l'anno. Il ruolo prevede principalmente la programmazione delle riunioni del Consiglio, la preparazione dell'agenda del Consiglio in consultazione con il Presidente dell'ISPAH e la stesura dei verbali delle riunioni. Il ruolo prevede anche il collegamento con i Consigli dell'ISPAH e la funzione di punto di contatto tra i Consigli e il Consiglio.  

Ruoli: 

• Mantenere il calendario delle riunioni del Consiglio di amministrazione dell'ISPAH con un anticipo di almeno 6 mesi. 
• Coordinare le comunicazioni relative alle riunioni del Consiglio di amministrazione dell'ISPAH, compreso l'invio di inviti e promemoria elettronici ai membri del Consiglio. 
• Supportare le riunioni del Consiglio di amministrazione dell'ISPAH, compresa la preparazione dell'ordine del giorno (inviato almeno una settimana prima), dei verbali della riunione precedente (inviati idealmente una settimana dopo la riunione del Consiglio di amministrazione) e degli allegati (come richiesto); questi compiti e materiali devono essere preparati in consultazione con l'attuale Presidente dell'ISPAH o altre persone delegate.  
• Coordinare e, se necessario, supportare le comunicazioni interne per le riunioni del consiglio e delle commissioni, anche supportando l'uso di software informatici pertinenti (come Zoom, MS Teams, ecc.). 
• Durante le riunioni del Consiglio dell'ISPAH, registrare le discussioni, redigere i verbali e distribuirli al Presidente dell'ISPAH (o al presidente della riunione) per approvazione prima di distribuirli ai membri del Consiglio. Finalizzare e archiviare la copia come richiesto.   
• Collaborare e supportare il direttore della governance dell'ISPAH per mantenere i registri dei membri del consiglio e dei comitati dell'ISPAH, comprese le affiliazioni e i termini di servizio.  
• Coordinare il processo di votazione online del Presidente eletto. 
• Supportare le riunioni del Comitato Esecutivo ISPAH - logistica, ordine del giorno e verbali come richiesto dal Presidente ISPAH. 
• Supportare il Presidente dell'ISPAH nella preparazione di una relazione annuale per l'Assemblea generale dell'ISPAH. 
• Mantenere i contatti con i Consigli e fungere da punto di contatto tra i Consigli e il Consiglio di amministrazione. 
• Svolgere altri compiti amministrativi ad hoc, come richiesto dal Presidente. 

Cerchiamo una persona che inizi a fare l'affiancamento a partire da giugno, per poi subentrare ufficialmente a ottobre. 

Requisiti: 

• Appassionato di portare avanti la visione, la missione e gli obiettivi di ISPAH.  
• Impegno a partecipare alle riunioni mensili del Consiglio di 90 minuti.  
• Capacità di impegnarsi a rispettare le scadenze settimanali richieste dal ruolo.  
• Ottime capacità organizzative. 
• Ottime capacità di comunicazione online (ad esempio, tramite Microsoft Teams) o disponibilità a imparare.  
• Disponibilità a completare il processo di inserimento in ISPAH (della durata di circa 1 ora) e a rispettare le politiche di ISPAH (Politica dei reclami, Politica delle comunicazioni, Politica di gestione dei dati, Politica di partnership e sponsorizzazione, Politica di equità, diversità e inclusione) e le procedure di protezione dei dati.