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Der/die Sekretär/in des Kommunikationskomitees wird eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung des ISPAH-Kommunikationskomitees spielen, indem er/sie eine effektive Kommunikation, Organisation, Dokumentation und Verfahrensentwicklung ermöglicht. Das Engagement für diese Rolle erstreckt sich über zwei Jahre und umfasst Aufgaben im Zusammenhang mit Sitzungsprotokollen, Tagesordnungspunkten und der Entwicklung von Inhalten zur Kommunikation von Ausschussprozessen. Sie werden eng mit dem Vorsitzenden zusammenarbeiten, um Ihre Aufgaben zu erfüllen.
Rollen:
- Pflegen und organisieren Sie den Zeitplan für die Sitzungen des Kommunikationsausschusses, die mindestens 6 Monate im Voraus stattfinden.
- Koordinieren Sie die Kommunikation für Ausschusssitzungen, einschließlich des Versands von elektronischen Einladungen und Erinnerungen an die Ausschussmitglieder.
- In Absprache mit dem Vorsitzenden des Kommunikationsausschusses helfen Sie bei der Vorbereitung der Unterlagen für die Ausschusssitzungen, einschließlich der Tagesordnung, der Protokolle der vorangegangenen Sitzungen und aller erforderlichen Anhänge.
- Koordinieren und unterstützen Sie die interne Kommunikation für den Ausschuss, indem Sie einschlägige IT-Software (wie Zoom, MS Teams usw.) verwenden.
- Zeichnen Sie die Diskussionen während der Ausschusssitzungen auf, erstellen Sie Protokolle und leiten Sie diese an den Ausschussvorsitzenden zur Genehmigung weiter, bevor Sie sie an die Ausschussmitglieder weitergeben. Archivieren Sie Kopien nach Bedarf.
- Verwalten Sie wiederkehrende und Ad-hoc-Einsendungen im Ticketingsystem.
- Verbindung zu anderen ISPAH-Ausschüssen und als Kontaktstelle zwischen dem Kommunikationsausschuss und anderen ISPAH-Einrichtungen.
- Erledigung von Ad-hoc-Verwaltungsaufgaben nach Bedarf des Vorsitzenden des Kommunikationsausschusses.
Anforderungen:
- Die Vision, die Mission und die Ziele der ISPAH leidenschaftlich vorantreiben.
- Verpflichtung zur Teilnahme an den monatlichen Sitzungen des Kommunikationsausschusses.
- Sie sind in der Lage, den wöchentlichen Zeitaufwand für diese Aufgabe aufzubringen.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten.
- Ausgezeichnete Online-Kommunikationsfähigkeiten (z.B. über Microsoft Teams) oder die Bereitschaft, diese zu erlernen.
- Bereitschaft, den ISPAH-Einführungsprozess (Dauer ca. 1 Stunde) zu absolvieren und die ISPAH-Richtlinien (Beschwerdepolitik, Kommunikationspolitik, Datenmanagementpolitik, Partnerschafts- und Sponsoringpolitik, Politik für Gleichberechtigung, Vielfalt und Integration) sowie die Datenschutzverfahren einzuhalten.
Der/die erfolgreiche Kandidat/in wird seine/ihre Arbeit sofort aufnehmen und muss proaktiv und engagiert sein. Wir freuen uns über enthusiastische Personen, die zum Erfolg des Kommunikationsausschusses der ISPAH beitragen möchten.
