Secrétaire de la commission des communications

Le secrétaire du comité de communication jouera un rôle crucial en soutenant le comité de communication de l'ISPAH en facilitant une communication efficace, l'organisation, la documentation et le développement de procédures. L'engagement pour ce rôle s'étend sur deux ans, impliquant des tâches liées aux procès-verbaux des réunions, aux points d'action de l'ordre du jour et au développement de contenu pour communiquer les processus du comité. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le président pour mener à bien vos tâches. 

Rôles : 

• Maintenir et organiser le calendrier des réunions du comité de communication, en le prévoyant au moins six mois à l'avance. 
• Coordonner les communications pour les réunions du comité, y compris l'envoi d'invitations électroniques et de rappels aux membres du comité. 
• Aider à la préparation des documents de réunion du comité, y compris l'ordre du jour de la réunion, les procès-verbaux des réunions précédentes et toutes les pièces jointes nécessaires, en consultation avec le président du comité des communications. 
• Coordonner et soutenir les communications internes du comité, en utilisant les logiciels informatiques appropriés (tels que Zoom, MS Teams, etc.). 
• Enregistrer les discussions lors des réunions du comité, rédiger les procès-verbaux et les transmettre au président du comité pour approbation avant de les communiquer aux membres du comité. Archiver les copies si nécessaire. 
• Gérer les soumissions récurrentes et les soumissions ad hoc dans le système de billetterie. 
• Assurer la liaison avec les autres comités de l'ISPAH et servir de point de contact entre le comité des communications et les autres entités de l'ISPAH. 
• Assumer des tâches administratives ad hoc à la demande du président du comité des communications. 

Exigences : 

• Passionné par la promotion de la vision, de la mission et des objectifs d'ISPAH. 
• S'engager à participer aux réunions mensuelles du comité de communication. 
• Capacité à s'engager à respecter les exigences hebdomadaires du poste. 
• Excellentes capacités d'organisation. 
• Excellentes compétences en matière de communication en ligne (par exemple, via Microsoft Teams) ou volonté d'apprendre. 
• Être disposé à suivre le processus d'intégration de l'ISPAH (d'une durée d'environ 1 heure) et à se conformer aux politiques de l'ISPAH (politique de traitement des plaintes, politique de communication, politique de gestion des données, politique de partenariat et de parrainage, politique d'équité, de diversité et d'inclusion) et aux procédures de protection des données. 

Le candidat retenu commencera à travailler immédiatement et devra faire preuve d'une approche proactive et dévouée. Nous accueillons des personnes enthousiastes désireuses de contribuer au succès du comité de communication au sein de l'ISPAH.