大会主办指南

国际体育活动与健康学会（ISPAH）双年度大会主办指南

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A 部分 – 导言

关于 ISPAH

国际体育锻炼与健康学会（ISPAH）是致力于体育锻炼的全球领先学会。我们的愿景是建立一个健康积极的世界，让所有人都有机会享受积极的生活。ISPAH 旨在通过卓越的研究、教育、能力建设和宣传，推动和促进体育活动成为全球健康的优先事项。

ISPAH 在偶数年举行两年一次的大会。大会由主办组织与 ISPAH 合作举办。本文件就组织 ISPAH 大会的主要要求提供指导。

国际公共卫生协会大会的宗旨

学会力求利用大会帮助实现学会的目标，这些目标是

1. 支持有关体育活动和公共健康的研究与实践的交流和卓越表现
2. 在全球范围内发展体育活动与公共健康的研究和实践能力
3. 领导宣传行动，推动将研究和知识传播到政策和实践中去
4. 成为全球合作的伙伴，推动体育活动和公共卫生研究与实践
5. 成为体育活动和公共健康领域研究人员和从业人员的全球领先专业学会

大会将特别寻求

• 推动发达国家和发展中国家在体育活动与健康科学研究的各个方面开展多学科和跨文化交流与合作，以及
• 分享创新政策和计划，促进和吸引人们积极参加体育锻炼，改善健康状况。

B 部分 – 大会的组织

ISPAH 应与大会举办国的主办组织签订协议。主办组织必须证明其有足够的经验和能力组织大会。主办组织必须与 ISPAH 指定的专业大会组织者 (PCO) 合作。专业大会组织者将负责大会的组织、行政和所有财务事宜，并确保学会和大会的标准得到保障和维持。有关大会的所有最终决定将由 ISPAH 董事会与 PCO 共同做出。

主办机构的宗旨和目标必须与国际体育运动与健康协会的宗旨和目标一致。东道组织最好是一个学术机构，或与一个在体育活动和健康方面具有专长的学术机 构有密切联系。东道主最好还具有与学会合作或为学会使命做出贡献的记录。

东道主组织最好能够利用主办大会的机会，进一步推动全国的体育活动行动，并为大会遗产制定计划。强烈鼓励主办组织与政府、非政府组织、学术界和民间社会的相关利益攸关方合作，以确保主办大会产生最大的影响和效益。

东道主组织和国际公共卫生协会将成立一个组织委员会，负责与 PCO 合作监督大会的后勤和规划工作，例如寻找会场、管理后勤（包括视听服务）和活动管理。组织委员会的成员应精心挑选，以反映大会筹备过程中需要承担和完成的各种任务。 组委会中至少有一名成员是国际公共卫生协会（ISPAH）董事会成员，至少有一名成员应是来自主办组织或其他当地机构的早期职业专业人员。早期职业专业人员将专门支持国际职业卫生与健康协会早期职业网络为早期职业代表组织大会活动。

主办机构还将与国际科学与人文科学学会（ISPAH）合作，任命一个科学委员会，负责大会科学项目的组织工作。委员会成员应由主办方推荐，可包括国际成员。科学委员会中至少有一名成员是 ISPAH 董事会成员。

组织委员会和科学委员会的成员应符合以下条件 ISPAH 的公平、多样性和包容性政策.主办机构将与国际公共卫生协会（ISPAH）和 PCO 密切合作，使组委会和科学委员会的工作顺利、高效地进行。

C 部分 – 大会的结构

大会的正式语言为英语。 
大会应包括以下会议形式的组合：

• 开幕式
• 全体会议（主旨发言
• 自由论文会议（多个主题同时进行）
• 海报展示会（电子版或打印版）
• 专题讨论会（特邀或根据提交的摘要确定）
• 闭幕式

其他可能性（非强制性）包括

• 研讨会/辅导课
• 圆桌讨论
• 清晨早餐教程
• 促进积极参与的其他形式

具体附加要求

伦-阿尔蒙德主题演讲

为了纪念伦-阿尔蒙德（Len Almond）对这一领域做出的贡献，其中一个主题演讲将被称为 "伦-阿尔蒙德"（Len Almond）主题演讲，其重点最好是将研究成果转化为实践。

ISPAH 董事会会议

大会期间，ISPAH 将举行一次面对面的董事会会议，通常在大会开幕前两天举行。会议时间至少半天，最多一天。请主办组织协助安排会议和会议地点。

ISPAH 两年一次的商务会议

大会期间，学会将举行两年一次的业务会议。这次会议将在没有其他会议时举行，届时出席人数可能最多。请主办单位协助安排这 90 分钟的会议和会议地点。

为 ISPAH 理事会和合作伙伴举行会议或专题讨论会提供机会

在大会期间，ISPAH 的每个理事会和合作伙伴都应有机会与其成员会面和（或）举行座谈会。

社会计划

主办机构和组织委员会负责为大会期间的社交活动以及一系列体育活动提供场地和主题建议。主办机构和组委会将与 PCO 和 ISPAH 合作管理活动的后勤工作。我们鼓励组织者提议举办一些活动，让代表和来宾体验主办地区的文化。以往的活动包括正式晚宴、音乐和舞蹈、带队徒步旅行和表演艺术。

可选讲习班

ISPAH 的目标是确保代表们在大会期间获得最佳体验。可以在大会前后几天提供可选的研讨会，为代表们提供便利。理事会将特别青睐为职业生涯初期的代表提供研讨会或其他机会的投标，这些活动可得到 ISPAH 早期职业网络的支持。

D 部分 – 设施

以下细节应视为指导原则，可根据当地需要进行修改。

地点

为 ISPAH 大会建议的会址应位于交通便利的地区，距离国际机场较近，并有公共和私 人交通工具。在选择主办机构时，将认真考虑前往会址和在会址逗留的费用。

住宿

大会地点附近应有足够的酒店住宿。PCO 和主办组织应提供作为大会酒店客房区的各家酒店的建议书。应提供价格和服务不同的各种设施。主办组织将与 PCO 合作，与酒店进行最后谈判，并负责管理酒店客房。

场馆设施

为充分承办大会，建议使用以下设施。

A.开幕式和全体会议

可容纳约 1 200 名代表的剧院式大厅，具有大屏幕投影功能。

B.平行会议厅

会议设施应允许同时举行 6-10 场会议，以满足代表总数的需要。理想的情况是，这些会议在大小相对相等的会议室举行（可容纳 150-250 人），并认真考虑计划举行的会议类型的座位容量和座位配置。  

C.海报空间

应为海报展示会（电子版或硬拷贝版）安排足够的空间，并提供安装海报所需的木板（如 果选择硬拷贝版）。活动安排和空间应允许在整个活动期间张贴 600-800 张海报（例如，在为期 3 天的活动中，每天至少张贴 200 张海报）。

D.注册空间

登记处应在整个大会期间方便使用，并有足够的面积和布局，以便所有代表顺利登记。

E.国际公共卫生协会会议室

ISPAH 将需要一间最多可容纳 18 人的会议室/办公室，在整个大会期间专供 ISPAH 董事会使用。理事会还需要在整个大会期间使用个人电脑、复印机、纸张和打印机。

F.发言人准备室

为发言者提供一个小房间，以准备和测试他们的多媒体演示，并将演 示上传到相关的房间和会议。应配备一组知识丰富的技术人员协助发言者完成这项任务。

G. 媒体/新闻室

该空间应提供可高速上网的工作站和电源插座，以便进行实时报告和通信。此外，还应包括一个或几个可以进行采访的空间。这些采访空间应为媒体人员提供一个安静舒适的环境，以便与发言者和代表进行交流。

H.协会会员展台 

ISPAH 需要一个 3 X 3 米的空间来宣传协会和注册新会员。

I.未来的大会宣传

应为下届大会提供一个展览空间，以提高出席率并提供有关下届双年度大会的信息。

J.展览区

展示有关体育锻炼和健康的最新产品和计划的展览增加了大会的教育价值。主办组织和会场必须在教育会议附近设置展览区。在预定的茶歇时间，应在展览区内或附近提供茶点。组委会负责确定开放和观看时间。

K.午餐和休息设施

大会期间应提供充足的午餐用餐设施，使所有代表都能在合理的时间内和舒适的环境 中用餐。上午和下午的休息时间应提供饮料。

L.信息与传播

应在大会会场内提供无线上网服务，如有可能，应在大会中心内免费或以优惠价 格向代表提供这种服务。

E 部分 – 物流

网站

ISPAH 将开发和管理一个安全的大会网站，提供英语和东道国语言版本，包括摘要提交系 统和注册门户网站，可通过 ISPAH 的主网站访问，网址是 www.ispah.org.主办方将应要求及时提供相关内容和图片，以便纳入大会网站。网站将在大会召开前 15 个月内上线。 

代表在线注册

PCO 将监督代表注册的管理工作，代表注册通过 ISPAH 大会专用网站进行。主办方和PCO将与ISPAH通讯委员会主席和ISPAH信息技术系统总监合作，最终确定代表注册表。

大会日程大纲（日程一览表）应在注册开始前确定，以确保代表们可以报名参加所有可用的会议和需要预先注册的活动（例如，ECN 研讨会、理事会会议和社交活动）。应提供一个选项，让代表们根据科学委员会决定的主题/会议指明其主要感兴趣的领域，以便安排适当的会议厅大小。

打造品牌

ISPAH 宣传委员会将负责根据《ISPAH 品牌准则》编制所有大会营销材料。主办方和PCO将按要求及时向ISPAH传播委员会提供所有必要的内容（如关于主办方、会场和地点的信息，以适当格式提供的具体国家图像，以及主旨发言人的简历）。所提供的任何图像均不得违反版权法，其质量应足以在数字和印刷营销中显示。

传播战略

PCO 最迟将在大会召开前 12 个月制定大会传播战略。该计划将包括电子邮件营销、通讯和社交媒体帖子。ISPAH 传播委员会将负责计划中列出的所有大会传播内容的格式化和传播。主办方和 PCO 将负责向 ISPAH 传播委员会提供所需的内容。

所有社交媒体帖子都将与 ISPAH 传播委员会合作，通过 ISPAH 社交媒体账户发布。

所有营销和沟通都应符合 GDPR 的要求。

F 部分 – 财务条款

ISPAH 将承担大会费用中的 75%，预计东道主将承担其余的 25%。已获得内部或外部机构资金支持的投标将被优先考虑。大会的所有财政捐助方必须遵守 ISPAH 的伙伴关系和赞助政策。

主办组织将向 PCO 提供拟议地点的报价，包括各种餐饮活动的费用。入围的目的地将与 PCO 密切合作，制定大会的初步预算，包括代表的注册费（通常是低、中、高收入国家的差别费率）、餐饮、主旨发言人的费用减免和支出、预期赞助、参展商费用、广告、日程印刷和代表证等消耗品以及社交活动的费用。 预算应包括减免包括秘书处在内的所有 ISPAH 董事会成员的注册费（14-18 个代表名额）。 我们还鼓励主办方免除科学委员会和组织委员会成员的代表费。

ISPAH 会员的注册费应大大低于非会员的注册费，以鼓励代表成为 ISPAH 会员。

$30 （美元）的管理费应计入代表费用，并支付给 ISPAH，用于提供行政服务，包括网站开发、品牌支持和广告宣传。

ISPAH 将保留 75% 的利润，东道组织将获得其余的 25% 利润。

G 部分 – 可持续性与碳中和

ISPAH 致力于环境的可持续发展，旨在将其两年一度的大会的碳足迹降至最低。为配合全球应对气候变化的努力，ISPAH 鼓励所有主办机构努力组织碳中和大会。

根据这一承诺，大会的规划和执行应遵循以下原则：

减少和回收废物：

• 将通过减少一次性塑料制品和鼓励回收利用等做法，努力最大限度地减少废物的产生。

能源效率：

• 大会将努力使用节能设施和设备，以减少能源消耗。
• 如果可能，将探索使用可再生能源为活动提供动力。

减少碳足迹：

• 将努力尽量减少与旅行和住宿有关的碳足迹。
• 将鼓励代表们在往返大会时考虑选择低影响的交通方式。

可持续食品选择：

• 大会将提供可持续食品选择，包括素食和纯素选择，以尽量减少食品消费对环境的影响。
• 将通过周到的规划，努力减少食物浪费。

碳抵消计划：

必要时，可利用碳补偿计划来补偿剩余的排放量。

代表参与：

将鼓励代表们通过以下方式积极参与这些可持续发展努力

• 通过可持续的旅行选择减少个人碳足迹。
• 通过回收和减少一次性用品，最大限度地减少废物的产生。
• 在大会上支持可持续食品选择。
• 参与科学计划中与环境和可持续性主题相关的讨论。

ISPAH 的承诺：

ISPAH 将为东道主提供指导、支持和资源，帮助实施和跟踪这些可持续发展举措。我们的目标是共同打造一届不仅能增进体育锻炼和健康知识，而且能展示我们对可持续发展和对环境负责的未来的承诺的大会。通过共同努力，ISPAH 和东道主可以树立一个更加健康的地球的榜样，并为全球应对气候变化的努力做出贡献。

H 部分 – 遴选程序

意向书

ISPAH 将向感兴趣的主办机构征集意向书 (EOI)。这项工作将在大会举办年的至少 2 年前进行，最好是 3-4 年前。有兴趣的主办组织在准备投标时，应参考本指导文件的最后部分（第 J 部分 - 第 17 页）。

选择主办机构

所有申请承办大会的意向书都将由 ISPAH 理事会审查。主办组织的最终选择将由 ISPAH 董事会的多数票决定。投票时的出席人数不得少于法定人数。董事会成员将在投票前申报任何利益冲突。如有必要，当选主席将投决定性一票。

所有申请者将尽快收到决定通知。

首选主办组织必须提供一份书面同意书，并着手与 ISPAH 签订一份书面谅解备忘录，以确保大会的主办权。如果未能在合理的时间内最终确定谅解备忘录，ISPAH有权撤回主办大会的提议。    

第一部分 – 国会作用和职责概述

建议的组织结构

1. 领导委员会（监督和战略决策--ISPAH、PCO 和当地东道方的代表参加）。
2. 科学委员会--负责制定计划内容（由当地团队领导，ISPAH 的代表担任联合主席）
3. PCO - 负责后勤工作

协会将

• 承担 75% 的财务风险
• 拥有最终决策权
• 任命一名代表担任领导委员会联合主席
• 召集科学委员会制定大会计划。委员会成员应符合国际社会科学和人文科学协会的 "公平、多样性和包容性政策"。  
• 任命一名代表担任科学委员会联合主席
• 开发并托管大会网站、摘要提交系统、注册门户网站和所需的电子邮件账户，以支持大会的技术管理。  
• 根据《ISPAH 品牌准则》，领导所有大会营销和传播活动的创建工作，包括电子邮件、社交媒体帖子和通讯条目。
• 根据大会传播战略，通过 ISPAH 的传播渠道传播营销和宣传材料。
• 为东道主提供指导、支持和资源，帮助实施和跟踪可持续发展举措。

主持人将

• 承保 25% 的财务风险
• 任命一名代表担任领导委员会联合主席
• 任命一名代表担任科学委员会联合主席
• 就大会的所有内容提供意见
• 向 ISPAH 提供相关内容和图片，以便纳入大会网站。
• 与 ISPAH 交流委员会合作，编制符合 ISPAH 品牌准则的相关营销材料。
• 招募志愿者在整个大会期间提供现场支持
• 与 PCO 合作，编写提交给 ISPAH 的会后报告。
• 承诺在大会的各个方面努力实现环境的可持续发展。

PCO 将

• 为东道方和国际公共卫生协会提供行政和财务管理支持。
• 监督和管理所有大会后勤工作，包括管理发言人、与会者、会场、住宿、餐饮、供应商、赞助商和参展商。
• 根据当地主持人和国际公共卫生协会的意见管理社交活动
• 在大会期间提供现场支持。
• 与东道主合作，编写一份会后报告，提交给国际公共卫生协会。
• 与东道主合作，在整个大会期间实施可持续发展措施，并监督其执行情况。

 

J 部分 – 国际公共卫生大会主办意向书指南

主办方组织/协调

1. 谁将是负责的主办机构？请列出牵头机构和任何其他计划中或已确认的合作伙伴。 
2. 请说明一年中建议举行大会的月份，甚至可能的日期。请说明您倾向于/建议这些日期的理由。 注：ISPAH 倾向于在 9 月至 11 月期间开展活动
3. 请说明您计划加入组委会的成员，并简要介绍他们的专长。 注：委员会成员资格应符合 ISPAH 的 "公平、多样性和包容性政策
4. 请说明合作伙伴的宗旨和目标如何与协会的宗旨和目标相一致，以及迄今为止与协会的 任何直接联系。 
5. 请概述您在组织和主办有关体育活动或相关科学领域的国家或国际会议方面的经验。

地点和后勤

1. 请提供拟议大会地点的详细信息，包括详细地址。
2. 请说明拟议地点提供的设施，包括可用空间和容量限制，例如开幕式（可容纳约 1200 名代表）；平行会议厅；海报展示区；展览空间；登记空间；会议室；发言准备室。
3. 请说明为国内和国际媒体报道提供便利的任何计划。
4. 请简要说明餐饮计划。例如，大会注册价格是否包括：
   1. 早上抵达时的茶点--茶/咖啡和新鲜水果
   1. 中午 - 茶/咖啡和新鲜水果 
   1. 午餐 - 以健康食品为主
   1. 下午茶/咖啡和新鲜水果 
5. 请简要说明在大会会场或当地其他地点举办会前或会后讲习班或活动的情况。  

旅行和住宿

1. 请说明在会场或会场附近可提供哪些住宿。
2. 请说明有哪些出行方式，包括积极出行和公共交通，可供那些可能无法在步行范围内到达会场的代表选择。
3. 请说明国际机场和从世界各地到主办城市的地面交通的可用性和便利性。请说明该机场是否有来自不同地区的主要航空公司，是否需要任何国内航班（如果需要，请说明这些航班的班次、价格和便利性）。

计划和活动

1. 在广泛的体育活动与健康领域内，请确定 2-3 个可能的大会主题。请注意，最终主题将与 ISPAH 董事会讨论商定。
2. 请解释您在以下方面的计划
   1. 开幕招待会
   1. 大会晚宴/派对
   1. 其他社会和/或文化活动
   1. 体育活动机会

注： 如果您无意列入这些活动，请注明。

• 重要的是，大会主办方应利用主办大会的机会获得国家承诺和/或持久的遗产或影响，以促进和支持体育活动。请说明主办大会对贵国政策、实践和研究的潜在影响。 

资金筹措

1. 请列出同意为大会提供财政支持的任何组织。如果有来自私营部门的机构，请概述其负责的主要行业/产品。
2. 请列出支持大会的其他潜在资金来源。如果您计划与私营部门的任何机构接洽，请概述其负责的主要行业/产品。 
3. 请提交大会预算草案，说明主要费用和预计收入。在编制预算预测时，请参阅《主办 ISPAH 大会的指导方针》（见上文）。

东道国

1. 东道主和与会代表是否需要考虑任何文化或宗教因素和习俗？
2. 对所有希望参加 ISPAH 大会的与会者来说，是否都能进入拟议的东道国并获得签证？另外，请说明目前前往贵国的签证费用。 

环境责任与承诺

请说明贵国促进以下任何原则的计划：

1. 碳足迹评估
2. 减少排放（即减少排放的措施，如使用节能设施、推广公共交通、尽量减少废物产生等）
3. 可再生能源
4. 碳抵消计划
5. 可持续做法（即在大会期间鼓励可持续做法，如尽量减少一次性塑料制品、回收利用、提供素食和纯素餐食选择，以减少食品消费对环境的影响）
6. 参与和认识（即提高代表和合作伙伴对环保倡议的认识，鼓励他们参与减少大会的碳足迹）

感谢您对主办伊斯帕大会的兴趣

请提交您的意向书：

www.ispah.org/host-congress/