Accueillir notre congrès

Lignes directrices pour l'accueil du congrès biennal de l'ISPAH

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Partie A – Introduction

À propos de l'ISPAH

La Société internationale pour l'activité physique et la santé (ISPAH) est la principale société mondiale consacrée à l'activité physique. Notre vision est celle d'un monde actif et en bonne santé, où les opportunités d'une vie active sont accessibles à tous. L'ISPAH a pour objectif de faire progresser et de promouvoir l'activité physique en tant que priorité de santé mondiale grâce à l'excellence de la recherche, de l'éducation, du renforcement des capacités et de la défense des intérêts.

L'ISPAH organise un congrès biennal les années paires. Il est organisé par une organisation hôte en collaboration avec l'ISPAH. Ce document fournit des conseils sur les principales exigences relatives à l'organisation du congrès de l'ISPAH.

Objet du congrès de l'ISPAH

La Société cherche à utiliser le Congrès pour contribuer à la réalisation de ses objectifs, qui sont les suivants

1. Soutenir la communication et l'excellence de la recherche et de la pratique en matière d'activité physique et de santé publique
2. Développer les capacités de recherche et de pratique sur l'activité physique et la santé publique dans le monde entier
3. Mener des actions de plaidoyer pour faire progresser la recherche et la diffusion des connaissances dans les politiques et les pratiques
4. Partenariat dans le cadre de collaborations mondiales pour faire progresser la recherche et les pratiques en matière d'activité physique et de santé publique
5. Être une société professionnelle mondiale de premier plan pour les chercheurs et les praticiens dans le domaine de l'activité physique et de la santé publique

Le Congrès s'efforcera en particulier de :

• promouvoir la communication et la collaboration multidisciplinaires et interculturelles entre les pays développés et en développement sur tous les aspects de l'étude scientifique de l'activité physique et de la santé, et
• Partager les politiques et les programmes innovants qui encouragent et incitent les gens à être physiquement actifs et à améliorer leur santé.

Partie B – Organisation du Congrès

Un accord est conclu entre l'ISPAH et l'organisation hôte du pays dans lequel le congrès doit se tenir. L'organisation hôte doit démontrer qu'elle possède l'expérience et les capacités suffisantes pour organiser le congrès. L'organisation hôte est tenue de travailler avec un organisateur professionnel de congrès (PCO) désigné par l'ISPAH. Le PCO sera responsable de l'organisation, de l'administration et de tous les aspects financiers du congrès et veillera à ce que les normes de la société et du congrès puissent être sauvegardées et maintenues. Toutes les décisions finales concernant le congrès seront prises par le conseil d'administration d'ISPAH, en collaboration avec le PCO.

Il est essentiel que les buts et objectifs de l'organisation hôte soient compatibles avec ceux de l'ISPAH. Il est souhaitable que l'organisation hôte soit une institution universitaire ou qu'elle soit étroitement liée à une institution universitaire ayant une expertise dans le domaine de l'activité physique et de la santé. Il est également souhaitable que l'organisation hôte ait des antécédents de travail ou de contribution à la mission de la Société.

Il est hautement souhaitable que l'organisation hôte cherche à tirer parti de la possibilité d'accueillir le congrès pour faire progresser les actions nationales en matière d'activité physique et planifier l'héritage du congrès. L'organisation hôte est vivement encouragée à collaborer avec les parties prenantes concernées au sein du gouvernement, du secteur non gouvernemental, du monde universitaire et de la société civile afin de garantir un impact et un bénéfice maximums de l'accueil du congrès.

L'organisation hôte et l'ISPAH mettront en place un comité d'organisation qui supervisera la logistique et la planification du congrès en partenariat avec le BCP, notamment la recherche d'un lieu, la gestion de la logistique, y compris les services audiovisuels, et la gestion de l'événement. La composition du comité doit être soigneusement choisie pour refléter l'ensemble des tâches à entreprendre et à mener à bien dans le cadre des préparatifs du congrès. Au moins un membre du comité d'organisation sera un membre du conseil d'administration de l'ISPAH et au moins un sera un professionnel en début de carrière de l'organisation hôte ou d'une autre agence locale. Le professionnel en début de carrière soutiendra spécifiquement le réseau des professionnels en début de carrière de l'ISPAH dans l'organisation des activités du congrès pour les délégués en début de carrière.

L'organisation hôte, en collaboration avec l'ISPAH, nommera également un comité scientifique qui sera responsable de l'organisation du programme scientifique du congrès. La composition du comité doit être proposée par l'organisation hôte et peut inclure des membres internationaux. Au moins un membre du comité scientifique sera un membre du conseil d'administration de l'ISPAH.

La composition du comité d'organisation et du comité scientifique doit être conforme aux critères suivants Politique d'équité, de diversité et d'inclusion de l'ISPAH. L'organisation hôte travaillera en étroite collaboration avec l'ISPAH et le PCO pour assurer le bon fonctionnement du comité d'organisation et du comité scientifique.

Partie C – Structure du Congrès

La langue officielle du congrès est l'anglais. 
Le congrès doit contenir des combinaisons des formats de session suivants :

• Cérémonie d'ouverture
• Sessions plénières (keynote)
• Sessions de communications libres (simultanées sur plusieurs thèmes)
• Sessions d'exposition de posters (en version électronique ou papier)
• Symposiums (invités ou identifiés à partir de résumés soumis)
• Cérémonie de clôture

Les autres possibilités (non obligatoires) sont les suivantes :

• Ateliers / Sessions de tutorat
• Tables rondes
• Tutoriels pour le petit-déjeuner matinal
• Autres formats qui stimulent la participation active

Exigences supplémentaires spécifiques

Discours de Len Almond

L'une des conférences principales, idéalement axée sur la mise en pratique de la recherche, sera baptisée "Len Almond", en commémoration de la contribution de Len à ce domaine.

Réunion du conseil d'administration de l'ISPAH

Pendant le congrès, l'ISPAH tiendra une réunion du conseil d'administration, généralement deux jours avant l'ouverture du congrès. La réunion durera au minimum une demi-journée et peut aller jusqu'à une journée entière. L'organisation hôte est priée d'aider à organiser cette réunion et le lieu où elle se tiendra.

Réunion d'affaires biennale de l'ISPAH

Pendant le congrès, l'association tiendra sa réunion d'affaires bisannuelle. Cette réunion aura lieu à un moment où aucune autre session n'est organisée et où la participation est susceptible d'être maximale. L'organisation hôte est invitée à contribuer à l'organisation de cette réunion de 90 minutes et du lieu où elle se tiendra.

Possibilité de réunions ou de symposiums des conseils et des partenaires de l'ISPAH

Pendant le congrès, chacun des conseils et partenaires de l'ISPAH devrait avoir l'occasion, dans le cadre du programme, de rencontrer ses membres et/ou d'organiser un symposium.

Programme social

L'organisation hôte et le comité d'organisation sont chargés de suggérer des lieux et des thèmes potentiels pour les fonctions sociales pendant le congrès, ainsi qu'une série de possibilités d'activités physiques. L'organisation hôte et le comité d'organisation travailleront avec le BCP et l'ISPAH pour gérer la logistique des événements. Les organisateurs sont encouragés à proposer des événements qui permettront aux délégués et aux invités de découvrir la culture de la région d'accueil. Parmi les exemples d'activités précédentes, citons les dîners officiels, la musique et la danse, les promenades guidées et les arts du spectacle.

Ateliers facultatifs

L'ISPAH vise à s'assurer que les délégués maximisent leur expérience pendant le congrès. Cela peut être facilité par l'offre d'ateliers optionnels les jours précédant ou suivant le congrès. Le conseil d'administration favorisera particulièrement les offres qui proposent des ateliers ou d'autres opportunités aux délégués en début de carrière, et ces événements peuvent être soutenus par le réseau ISPAH Early Career Network.

Partie D – Installations

Les détails suivants doivent être considérés comme des lignes directrices et peuvent être modifiés en fonction des besoins locaux.

Localisation

Le site proposé pour le congrès de l'ISPAH doit être situé dans une zone facilement accessible et à proximité d'un aéroport international qui doit être desservi par des transports publics et privés. Lors de la sélection de l'organisation hôte, une attention particulière sera accordée au coût du voyage et du séjour sur le site.

Hébergement

Le lieu du congrès doit se trouver à proximité de chambres d'hôtel adéquates. Le PCO et l'organisation hôte doivent fournir des propositions de plusieurs établissements hôteliers qui serviront de bloc de chambres d'hôtel pour le congrès. Différents établissements doivent être disponibles en termes de prix et de services. L'organisation hôte, en collaboration avec le PCO, mènera les négociations finales avec les établissements hôteliers et sera responsable de la gestion des blocs de chambres d'hôtel.

Installations du lieu

Les installations suivantes sont recommandées pour accueillir le congrès de manière adéquate.

A. Cérémonie d'ouverture et sessions plénières

Capacité d'accueil d'environ 1 200 délégués dans une salle de style théâtre avec possibilité de projection sur grand écran.

B. Salles de sessions parallèles

Les installations doivent permettre la tenue de 6 à 10 sessions simultanées pouvant accueillir le nombre total de délégués. Idéalement, ces sessions se dérouleront dans des salles de taille relativement égale (d'une capacité de 150 à 250 personnes), en tenant compte de la capacité et de la configuration des sièges pour les types de sessions prévues.  

C. Espace réservé aux affiches

Il convient de prévoir un espace suffisant pour les sessions d'affichage (électronique ou papier) ainsi que les panneaux nécessaires au montage des affiches (si l'on opte pour le format papier). Le programme et l'espace doivent permettre la présentation de 600 à 800 affiches pendant toute la durée de l'événement (par exemple, au moins 200 affiches par jour pour un événement de trois jours).

D. Espace d'inscription

L'espace d'inscription doit être facilement accessible pendant toute la durée du congrès et avoir une taille et une configuration suffisantes pour permettre l'inscription sans heurts de tous les délégués.

E. Salle de réunion de l'ISPAH

ISPAH aura besoin d'une salle de réunion/bureau pouvant accueillir jusqu'à 18 personnes, qui devra être à la disposition exclusive du conseil d'administration d'ISPAH pendant toute la durée du congrès. Le conseil d'administration aura également besoin d'un PC, d'une photocopieuse, de papier et d'une imprimante pendant toute la durée du congrès.

F. Salle de réunion

Une petite salle doit être mise à la disposition des orateurs pour qu'ils puissent préparer et tester leurs présentations multimédias et les télécharger dans les salles et sessions concernées. Une équipe de techniciens compétents devrait être disponible pour aider les orateurs dans cette tâche.

G. Salle de presse

Cet espace devrait offrir des postes de travail avec accès à l'internet à haut débit et des prises de courant pour les rapports et la communication en temps réel. En outre, il doit comprendre un ou plusieurs espaces où des interviews peuvent être réalisées. Ces espaces d'interview doivent offrir un environnement calme et confortable pour que le personnel des médias puisse interagir avec les orateurs et les délégués.

H. Stand des membres de l'ISPAH 

Un espace de 3 mètres sur 3 est nécessaire pour que l'ISPAH puisse promouvoir l'association et enregistrer de nouveaux membres.

I. Promotion des futurs congrès

Un espace d'exposition pour le prochain congrès devrait être disponible afin de promouvoir la participation et de fournir des informations sur le prochain congrès biennal.

J. Espace d'exposition

Les expositions présentant les derniers produits et programmes en matière d'activité physique et de santé ajoutent à la valeur éducative du congrès. L'organisation hôte et le lieu du congrès doivent prévoir une zone d'exposition à proximité des sessions éducatives. Des rafraîchissements doivent être servis dans la zone d'exposition ou à proximité de celle-ci pendant les pauses prévues à cet effet. Le comité d'organisation est chargé de déterminer les heures d'ouverture et de visite.

K. Installations pour les déjeuners et les pauses

Des installations adéquates doivent être prévues pour le déjeuner pendant le congrès, afin de permettre à tous les délégués de manger dans un délai raisonnable et dans un cadre confortable. Des boissons doivent être fournies pour les pauses du matin et de l'après-midi.

L. Information et communications

Un service Internet wi-fi doit être fourni dans le lieu du congrès et, dans la mesure du possible, il doit être fourni gratuitement ou à prix réduit aux délégués se trouvant dans le centre de congrès.

Partie E – Logistique

Site web

L'ISPAH développera et gérera un site web sécurisé pour le congrès, disponible en anglais et dans la/les langue(s) du pays hôte, comprenant un système de soumission des résumés et un portail d'inscription, accessible via le site web principal de l'ISPAH à l'adresse suivante www.ispah.org. L'hôte fournira un contenu et des images pertinents à inclure dans le site web du congrès, sur demande et en temps voulu. Le site web sera mis en ligne au plus tard 15 mois avant le congrès. 

Inscription en ligne des délégués

Le PCO supervisera la gestion de l'inscription des délégués, qui est recueillie par le biais du site web dédié au Congrès de l'ISPAH. L'hôte et le PCO travailleront avec le président du comité de communication de l'ISPAH et le directeur des systèmes informatiques de l'ISPAH pour finaliser le formulaire d'inscription des délégués.

Les grandes lignes du programme du congrès (le programme en un coup d'œil) devraient être finalisées avant le début des inscriptions afin que les délégués puissent s'inscrire à toutes les sessions disponibles et aux activités qui nécessitent une préinscription (par exemple, l'atelier du REC, les réunions du Conseil et les activités sociales). Les délégués devraient avoir la possibilité d'indiquer leur principal domaine d'intérêt en fonction des thèmes/sessions décidés par le comité scientifique, afin d'organiser des salles de taille appropriée.

L'image de marque

Le comité de communication de l'ISPAH sera responsable de l'élaboration de tout le matériel de marketing du congrès, conformément aux lignes directrices de l'ISPAH en matière d'image de marque. L'hôte et le PCO fourniront tout le contenu nécessaire au comité de communication d'ISPAH (comme des informations sur l'hôte, le lieu et l'emplacement, des images spécifiques au pays dans des formats appropriés et les biographies des conférenciers principaux) à la demande et en temps voulu. Toute image fournie ne doit pas enfreindre la loi sur les droits d'auteur et doit être d'une qualité suffisante pour être affichée sur le marketing numérique et imprimé.

Stratégie de communication

Le BCP préparera une stratégie de communication pour le Congrès au plus tard 12 mois avant le Congrès. Le plan comprendra le marketing par courriel, les bulletins d'information et les messages sur les médias sociaux. Le comité de communication de l'ISPAH sera responsable de la mise en forme et de la diffusion de toutes les communications du congrès décrites dans le plan. L'hôte et le PCO seront chargés de fournir le contenu nécessaire au comité de communication de l'ISPAH.

Tous les messages sur les médias sociaux seront communiqués via les comptes de médias sociaux de l'ISPAH en collaboration avec le comité de communication de l'ISPAH.

Toutes les activités de marketing et de communication doivent être conformes au GDPR.

Partie F – Conditions financières

L'ISPAH prendra en charge 75% des coûts du Congrès, l'hôte devant prendre en charge les 25% restants. Les offres qui ont obtenu un soutien financier, soit en interne, soit de la part d'agences externes, seront considérées favorablement. Tous les contributeurs financiers au congrès doivent se conformer à la politique de partenariat et de parrainage de l'ISPAH.

L'organisation hôte fournira au BCP un devis pour le lieu proposé, y compris les coûts des différents repas. La destination présélectionnée travaillera en étroite collaboration avec le BCP pour élaborer un budget préliminaire pour le congrès, y compris les frais d'inscription des délégués (généralement des tarifs différenciés pour les pays à faible revenu, à revenu moyen et à revenu élevé), la restauration, l'exonération des frais de l'orateur principal et les dépenses, le parrainage prévu, les frais des exposants, la publicité, les biens non durables tels que l'impression du programme et les badges des délégués, ainsi que les coûts des activités sociales. Le budget devrait inclure l'exonération des frais d'inscription pour tous les membres du conseil d'administration de l'ISPAH, y compris le secrétariat (14-18 places de délégués). Nous encourageons également les hôtes à dispenser les membres du comité scientifique et du comité d'organisation du droit de délégation.

Les tarifs d'inscription pour les membres de l'ISPAH devraient être nettement inférieurs à ceux des non-membres, afin d'inciter les délégués à devenir membres de l'ISPAH.

Des frais administratifs de $30 (USD) devraient être inclus dans les frais de participation des délégués et payés à ISPAH pour les services administratifs fournis, y compris le développement du site web, le soutien à l'image de marque et la publicité.

ISPAH conservera 75% de tout bénéfice ; l'organisation hôte recevra les 25% restants.

Partie G – Durabilité et neutralité carbone

L'ISPAH s'engage en faveur de la durabilité environnementale et vise à minimiser l'empreinte carbone de son congrès biennal. En accord avec les efforts mondiaux de lutte contre le changement climatique, l'ISPAH encourage toutes les organisations hôtes à s'efforcer d'organiser des congrès neutres en carbone.

Conformément à cet engagement, les principes suivants devraient guider la planification et l'exécution du Congrès :

Réduction des déchets et recyclage :

• Des efforts seront faits pour minimiser la production de déchets en mettant en œuvre des pratiques telles que la réduction des plastiques à usage unique et l'encouragement au recyclage.

Efficacité énergétique :

• Le Congrès s'efforcera d'utiliser des installations et des équipements à haut rendement énergétique afin de réduire la consommation d'énergie.
• Dans la mesure du possible, des sources d'énergie renouvelables seront explorées pour alimenter l'événement.

Réduction de l'empreinte carbone :

• Des efforts seront faits pour minimiser l'empreinte carbone associée aux déplacements et à l'hébergement.
• Les délégués seront encouragés à envisager des solutions de transport à faible impact sur l'environnement lorsqu'ils se rendront au congrès et en reviendront.

Choix d'une alimentation durable :

• Le Congrès proposera des options alimentaires durables, y compris des choix végétariens et végétaliens, afin de minimiser l'impact environnemental de la consommation alimentaire.
• Des efforts seront faits pour réduire les déchets alimentaires grâce à une planification réfléchie.

Programmes de compensation des émissions de carbone :

Le cas échéant, des programmes de compensation des émissions de carbone peuvent être utilisés pour compenser les émissions restantes.

Engagement des délégués :

Les délégués seront encouragés à participer activement à ces efforts de développement durable :

• Réduire leur empreinte carbone personnelle en choisissant des modes de déplacement durables.
• Minimiser la production de déchets en recyclant et en réduisant les articles à usage unique.
• Soutenir les options d'alimentation durable au Congrès.
• Participer à des discussions sur des sujets liés à l'environnement et au développement durable dans le cadre du programme scientifique.

L'engagement de l'ISPAH :

L'ISPAH fournira des conseils, un soutien et des ressources à l'hôte pour l'aider à mettre en œuvre et à suivre ces initiatives de durabilité. Ensemble, nous visons à créer un congrès qui non seulement fait progresser les connaissances en matière d'activité physique et de santé, mais qui démontre également notre engagement en faveur d'un avenir durable et respectueux de l'environnement. En travaillant ensemble, l'ISPAH et l'hôte peuvent donner l'exemple d'une planète plus saine et contribuer à l'effort mondial de lutte contre le changement climatique.

Partie H – Processus de sélection

Manifestations d'intérêt

L'ISPAH lancera un appel à manifestation d'intérêt (EOI) auprès des organisations hôtes intéressées. Cet appel sera lancé au moins deux ans et de préférence trois ou quatre ans avant l'année du congrès envisagé. Les organisations d'accueil intéressées doivent se référer à la dernière partie de ce document d'orientation (PARTIE J - Page 17) lors de la préparation de leur candidature.

Sélection de l'organisation d'accueil

Toutes les manifestations d'intérêt pour l'accueil du congrès seront examinées par le conseil d'administration de l'ISPAH. La sélection finale de l'organisation hôte sera décidée par un vote majoritaire du conseil d'administration de l'ISPAH. Un quorum minimum sera atteint au moment du vote. Les membres du conseil d'administration déclareront tout conflit d'intérêt avant le vote. Le cas échéant, le président élu émettra un vote décisif.

Tous les candidats seront informés de la décision dans les plus brefs délais.

L'organisation hôte préférée doit fournir une acceptation écrite et procéder à l'établissement d'un protocole d'accord écrit et signé avec l'ISPAH afin de garantir l'accueil du congrès. Si un protocole d'accord n'est pas finalisé dans un délai raisonnable, ISPAH se réserve le droit de retirer son offre d'accueil du congrès.    

Première partie – Résumé des rôles et responsabilités du Congrès

Structure organisationnelle proposée

1. Comité de direction (supervision et prise de décisions stratégiques - avec des représentants de l'ISPAH, du PCO et de l'hôte local)
2. Comité scientifique - responsable du développement du contenu du programme (dirigé par l'équipe locale, avec une représentation de l'ISPAH en tant que co-président)
3. PCO - responsable de la logistique

ISPAH le fera :

• Souscrire 75% du risque financier
• Avoir le pouvoir de décision final
• Désigner un représentant pour coprésider le comité de direction
• Convoquer un comité scientifique pour élaborer le programme du congrès. La composition du comité doit être conforme à la politique d'équité, de diversité et d'inclusion de l'ISPAH.  
• Désigner un représentant pour coprésider le comité scientifique
• Développer et héberger un site web du congrès, un système de soumission des résumés, un portail d'inscription et tous les comptes de courrier électronique nécessaires, afin de soutenir la gestion technique du congrès.  
• Diriger la création de l'ensemble du marketing et des communications du Congrès conformément aux lignes directrices de l'ISPAH en matière d'image de marque, y compris les courriels, les messages sur les médias sociaux et les entrées dans les bulletins d'information.
• Diffuser le matériel de marketing et de promotion via les canaux de communication de l'ISPAH, conformément à la stratégie de communication du congrès.
• Fournir des conseils, un soutien et des ressources au Programme d'accueil pour l'aider à mettre en œuvre et à suivre les initiatives en matière de développement durable.

L'hôte devra :

• Souscrire 25% du risque financier
• Désigner un représentant pour coprésider le comité de direction
• Désigner un représentant pour coprésider le comité scientifique
• Apporter une contribution à tous les éléments du Congrès
• Fournir à l'ISPAH du contenu et des images pertinents à inclure sur le site web du congrès.
• Travailler avec le comité de communication de l'ISPAH pour développer du matériel de marketing pertinent conforme aux lignes directrices de l'ISPAH en matière de marque.
• Recruter des bénévoles pour apporter un soutien sur le terrain tout au long du Congrès
• Travailler avec le BCP pour compiler un rapport post-congrès à l'intention de l'ISPAH.
• S'engager à œuvrer en faveur de la durabilité environnementale dans tous les aspects du Congrès.

Le BCP devra :

• Fournir un soutien en matière de gestion administrative et financière à l'hôte et à l'ISPAH.
• Superviser et gérer toute la logistique du congrès, y compris la gestion des orateurs, des participants, du lieu, de l'hébergement, de la nourriture et des boissons, des fournisseurs, des sponsors et des exposants.
• Gérer les événements sociaux avec l'aide des hôtes locaux et de l'ISPAH.
• Fournir une assistance sur place pendant le congrès.
• Travailler avec l'hôte pour compiler un rapport post-congrès à l'intention de l'ISPAH.
• Collaborer avec l'hôte pour mettre en œuvre des mesures de durabilité tout au long du Congrès et superviser leur exécution.

 

Partie J – Guide pour les manifestations d'intérêt en vue d'accueillir le congrès de l'ISPAH

Organisation/coordination de l'accueil

1. Qui sera l'organisation hôte responsable ? Veuillez indiquer le chef de file et tout autre partenaire de collaboration prévu ou confirmé. 
2. Veuillez indiquer les mois de l'année proposés et même les dates possibles pendant lesquelles le congrès se tiendra. Veuillez indiquer les raisons pour lesquelles vous préférez ou suggérez ces dates. NOTE : L'ISPAH privilégie les mois de septembre et novembre.
3. Veuillez indiquer les membres du comité d'organisation que vous envisagez de nommer, en décrivant brièvement leurs compétences. REMARQUE : la composition du comité doit être conforme à la politique d'équité, de diversité et d'inclusion de l'ISPAH.
4. Veuillez décrire comment les buts et objectifs des partenaires s'alignent sur ceux de l'ISPAH et tout lien direct avec l'association à ce jour. 
5. Veuillez résumer toute expérience antérieure dans l'organisation et l'accueil de conférences nationales ou internationales sur l'activité physique ou des domaines scientifiques connexes.

Lieu et logistique

1. Veuillez fournir des détails sur le lieu du congrès proposé, y compris l'adresse complète.
2. Veuillez décrire les installations fournies par le lieu proposé, y compris la disponibilité de l'espace et les limites de capacité pour, par exemple, la cérémonie d'ouverture (pour environ 1 200 délégués), les salles de sessions parallèles, les zones de présentation des affiches, l'espace d'exposition, l'espace d'inscription, les salles de réunion, la salle de préparation des orateurs.
3. Veuillez décrire tout projet visant à fournir des installations pour la couverture médiatique nationale et internationale.
4. Veuillez décrire vos projets en matière de restauration. Par exemple, le prix de l'inscription au congrès inclurait-il.. :
   • Rafraîchissements à l'arrivée le matin - thé/café et fruits frais
   • En milieu de matinée - thé/café et fruits frais 
   • Après-midi - thé/café et fruits frais 
5. Veuillez indiquer les dispositions prévues pour les ateliers ou les événements précédant ou suivant le congrès, organisés soit sur le lieu du congrès, soit dans d'autres lieux locaux.  

Voyage et hébergement

1. Veuillez décrire les possibilités d'hébergement sur place ou à proximité du lieu de la manifestation.
2. Veuillez expliquer quelles options de déplacement, y compris les déplacements actifs et les transports publics, sont disponibles pour les délégués qui ne peuvent pas se rendre à pied au lieu du congrès.
3. Veuillez décrire la disponibilité et la commodité de l'aéroport international et des transports terrestres vers la ville d'accueil depuis le monde entier. Indiquez si l'aéroport est bien desservi par les principales compagnies aériennes de différentes régions et si des vols internes sont nécessaires (et, le cas échéant, leur fréquence, leur prix et leur commodité).

Programme et événements

1. Dans le vaste domaine de l'activité physique et de la santé, veuillez indiquer deux ou trois thèmes potentiels pour le congrès. Veuillez noter que les thèmes définitifs seront décidés après discussion avec le conseil d'administration de l'ISPAH.
2. Veuillez expliquer vos projets pour :
   • Réception d'ouverture
   • Un dîner/une fête du congrès
   • Autres événements sociaux et/ou culturels
   • Possibilités d'activité physique

NOTE : Si vous n'avez pas l'intention d'inclure ces événements, veuillez l'indiquer.

• Il est important que les organisateurs du congrès tirent parti de la tenue du congrès pour obtenir un engagement national et/ou un héritage ou un impact durable de l'événement pour promouvoir et soutenir l'activité physique. Veuillez décrire l'impact potentiel de l'accueil du Congrès sur la politique, la pratique et la recherche dans votre pays. 

Financement

1. Veuillez énumérer toutes les organisations qui ont accepté de soutenir financièrement le congrès. Si des agences appartiennent au secteur privé, veuillez indiquer l'industrie principale ou les produits dont elles sont responsables.
2. Veuillez énumérer d'autres sources potentielles de financement pour soutenir le congrès. Si vous envisagez d'approcher des agences du secteur privé, veuillez indiquer les principaux secteurs/produits dont elles sont responsables. 
3. Veuillez insérer un projet de budget pour l'événement, en indiquant les principaux éléments de coût et les recettes prévues. Veuillez vous référer aux lignes directrices pour l'accueil du congrès de l'ISPAH (ci-dessus) lors de la préparation du budget prévisionnel.

Pays d'accueil

1. Y a-t-il des considérations culturelles ou religieuses et des coutumes qu'il serait important que l'hôte et les délégués présents prennent en considération ?
2. L'accès au pays d'accueil proposé et la disponibilité des visas sont-ils suffisants pour tous les participants souhaitant assister au congrès de l'ISPAH ? Veuillez également indiquer les frais de visa actuellement pratiqués pour se rendre dans votre pays. 

Responsabilité et engagements en matière d'environnement

Veuillez décrire vos plans pour faciliter l'application de l'un des principes suivants :

1. Évaluation de l'empreinte carbone
2. Réduction des émissions (mesures visant à réduire les émissions, telles que l'utilisation d'installations à haut rendement énergétique, la promotion des transports publics et la réduction de la production de déchets)
3. Énergies renouvelables
4. Programmes de compensation des émissions de carbone
5. Pratiques durables (encourager les pratiques durables pendant le congrès, comme la réduction des plastiques à usage unique, le recyclage et l'offre de repas végétariens et végétaliens pour réduire l'impact environnemental de la consommation alimentaire).
6. Engagement et sensibilisation (c'est-à-dire sensibiliser les délégués et les partenaires aux initiatives environnementales et les encourager à participer à la réduction de l'empreinte carbone du congrès)

MERCI DE L'INTÉRÊT QUE VOUS PORTEZ À L'ORGANISATION DU CONGRÈS DE L'ISPAH