Veranstalten Sie unseren Kongress

Richtlinien für die Ausrichtung des zweijährlichen ISPAH-Kongresses

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Teil A – Einführung

Über ISPAH

Die International Society for Physical Activity and Health (ISPAH) ist die weltweit führende Gesellschaft, die sich für körperliche Aktivität einsetzt. Unsere Vision ist eine gesunde, aktive Welt, in der die Möglichkeiten für ein aktives Leben für alle verfügbar sind. Die ISPAH hat sich zum Ziel gesetzt, körperliche Aktivität als eine globale Gesundheitspriorität durch Spitzenleistungen in den Bereichen Forschung, Bildung, Kapazitätsaufbau und Interessenvertretung voranzutreiben und zu fördern.

Die ISPAH führt alle zwei Jahre in geraden Jahren einen Kongress durch. Er wird von einer Gastgeberorganisation in Zusammenarbeit mit der ISPAH organisiert. Dieses Dokument enthält eine Anleitung zu den wichtigsten Anforderungen für die Organisation des ISPAH-Kongresses.

Zweck des ISPAH-Kongresses

Die Gesellschaft versucht, den Kongress zu nutzen, um die Ziele der Gesellschaft zu erreichen, nämlich

1. Förderung der Kommunikation und Exzellenz in Forschung und Praxis im Bereich körperliche Aktivität und öffentliche Gesundheit
2. Entwicklung von Kapazitäten in Forschung und Praxis im Bereich körperliche Aktivität und öffentliche Gesundheit auf der ganzen Welt
3. Leiten Sie Advocacy-Aktionen, um die Forschung und die Verbreitung von Wissen in Politik und Praxis voranzutreiben.
4. Partner in globalen Kooperationen zur Förderung von Forschung und Praxis in den Bereichen körperliche Aktivität und öffentliche Gesundheit
5. Eine weltweit führende Fachgesellschaft für Forscher und Praktiker im Bereich körperliche Aktivität und öffentliche Gesundheit zu sein

Der Kongress wird sich insbesondere darum bemühen:

• Förderung der multidisziplinären und kulturübergreifenden Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Industrie- und Entwicklungsländern zu allen Aspekten der wissenschaftlichen Untersuchung von körperlicher Aktivität und Gesundheit und
• Tauschen Sie sich über innovative Strategien und Programme aus, die die Menschen dazu bringen, körperlich aktiv zu sein und ihre Gesundheit zu verbessern.

Teil B – Organisation des Kongresses

Zwischen der ISPAH und der gastgebenden Organisation des Landes, in dem der Kongress stattfinden soll, wird eine Vereinbarung getroffen. Die gastgebende Organisation muss nachweisen, dass sie über ausreichende Erfahrung und Kapazitäten zur Organisation des Kongresses verfügt. Die gastgebende Organisation ist verpflichtet, mit einem von der ISPAH ernannten professionellen Kongressorganisator (PCO) zusammenzuarbeiten. Der PCO ist für die Organisation, die Verwaltung und alle finanziellen Aspekte des Kongresses verantwortlich und stellt sicher, dass die Standards der Gesellschaft und des Kongresses gewahrt und aufrechterhalten werden können. Alle endgültigen Entscheidungen bezüglich des Kongresses werden vom ISPAH-Vorstand in Zusammenarbeit mit dem PCO getroffen.

Es ist wichtig, dass die Ziele der Gastorganisation mit denen der ISPAH übereinstimmen. Es ist wünschenswert, dass die Gastorganisation eine akademische Einrichtung ist oder eng mit einer akademischen Einrichtung verbunden ist, die über Fachwissen im Bereich körperliche Aktivität und Gesundheit verfügt. Es ist auch wünschenswert, dass die Gastorganisation nachweislich mit der Mission der Gesellschaft zusammenarbeitet oder dazu beiträgt.

Es ist sehr wünschenswert, dass die gastgebende Organisation die Gelegenheit nutzt, den Kongress auszurichten, um nationale Maßnahmen zur körperlichen Betätigung zu fördern und ein Vermächtnis für den Kongress zu planen. Die gastgebende Organisation wird nachdrücklich aufgefordert, mit relevanten interessierten Akteuren aus Regierung, Nichtregierungsorganisationen, Wissenschaft und Zivilgesellschaft zusammenzuarbeiten, um die maximale Wirkung und den größtmöglichen Nutzen aus der Ausrichtung des Kongresses zu erzielen.

Die gastgebende Organisation und die ISPAH werden ein Organisationskomitee einrichten, das die Logistik und die Planung des Kongresses in Zusammenarbeit mit dem PCO beaufsichtigen wird, wie z.B. die Suche nach einem Veranstaltungsort, die Verwaltung der Logistik, einschließlich der audiovisuellen Dienste, und das Veranstaltungsmanagement. Die Mitglieder des Komitees sollten sorgfältig ausgewählt werden, um das gesamte Spektrum der Aufgaben widerzuspiegeln, die bei der Vorbereitung des Kongresses zu erledigen sind. Mindestens ein Mitglied des Organisationskomitees ist ein Vorstandsmitglied der ISPAH und mindestens ein Berufseinsteiger aus der gastgebenden Organisation oder einer anderen lokalen Einrichtung sollte dabei sein. Der Early Career Professional wird speziell das ISPAH Early Career Network bei der Organisation von Kongressaktivitäten für Delegierte aus dem Nachwuchsbereich unterstützen.

Die gastgebende Organisation wird in Zusammenarbeit mit der ISPAH auch einen wissenschaftlichen Ausschuss ernennen, der für die Organisation des wissenschaftlichen Programms des Kongresses verantwortlich sein wird. Die Mitgliedschaft in diesem Komitee sollte von der Gastgeberorganisation vorgeschlagen werden und kann internationale Mitglieder umfassen. Mindestens ein Mitglied des wissenschaftlichen Komitees muss ein ISPAH-Vorstandsmitglied sein.

Die Zusammensetzung des Organisationskomitees und des Wissenschaftlichen Komitees sollte den folgenden Kriterien entsprechen ISPAH's Politik für Gleichberechtigung, Vielfalt und Inklusion. Die gastgebende Organisation wird eng mit der ISPAH und dem PCO zusammenarbeiten, um eine erfolgreiche und effiziente Arbeit sowohl des Organisationskomitees als auch des wissenschaftlichen Komitees zu gewährleisten.

Teil C – Struktur des Kongresses

Die offizielle Sprache des Kongresses wird Englisch sein. 
Der Kongress sollte Kombinationen aus den folgenden Sitzungsformaten enthalten:

• Eröffnungszeremonie
• Plenarsitzungen (Hauptvortrag)
• Free Paper Sessions (gleichzeitig über mehrere Themen)
• Poster Display Sessions (entweder elektronisch oder in Papierform)
• Symposien (eingeladen oder aus eingereichten Abstracts ermittelt)
• Abschlusszeremonie

Weitere (nicht obligatorische) Möglichkeiten sind:

• Workshops / Tutorial-Sitzungen
• Diskussionen am runden Tisch
• Tutorials für das Frühstück am frühen Morgen
• Andere Formate, die zur aktiven Teilnahme anregen

Spezifische zusätzliche Anforderungen

Len Almond Grundsatzrede

Eine Keynote, die sich idealerweise mit der Umsetzung von Forschung in die Praxis befasst, wird in Erinnerung an den Beitrag, den Len Almond zu diesem Thema geleistet hat, als "Len Almond"-Keynote bezeichnet.

ISPAH Vorstandssitzung

Während des Kongresses wird die ISPAH eine persönliche Vorstandssitzung abhalten, in der Regel zwei Tage vor der Kongresseröffnung. Die Sitzung wird mindestens einen halben Tag dauern und kann bis zu einem ganzen Tag dauern. Die gastgebende Organisation wird gebeten, bei der Organisation dieses Treffens und des Veranstaltungsortes zu helfen.

ISPAH Zweijährliches Geschäftstreffen

Während des Kongresses wird die Gesellschaft ihre alle zwei Jahre stattfindende Geschäftssitzung abhalten. Diese Sitzung findet zu einem Zeitpunkt statt, an dem keine anderen Sitzungen abgehalten werden und an dem die Teilnehmerzahl wahrscheinlich am höchsten ist. Die gastgebende Organisation wird gebeten, bei der Organisation dieser 90-minütigen Sitzung und des Veranstaltungsortes zu helfen.

Gelegenheit für Treffen oder Symposien der ISPAH-Räte und -Partner

Während des Kongresses sollte jeder der ISPAH-Räte und -Partner im Rahmen des Programms die Gelegenheit erhalten, sich mit seinen Mitgliedern zu treffen und/oder ein Symposium abzuhalten.

Sozialprogramm

Die gastgebende Organisation und das Organisationskomitee sind dafür verantwortlich, mögliche Veranstaltungsorte und Themen für die gesellschaftlichen Veranstaltungen während des Kongresses sowie eine Reihe von Möglichkeiten zur körperlichen Betätigung vorzuschlagen. Die gastgebende Organisation und das Organisationskomitee werden mit dem PCO und der ISPAH zusammenarbeiten, um die Logistik der Veranstaltungen zu verwalten. Die Organisatoren sind aufgefordert, Veranstaltungen vorzuschlagen, die es den Delegierten und Gästen ermöglichen, die Kultur der Gastgeberregion kennenzulernen. Beispiele für frühere Aktivitäten sind formelle Abendessen, Musik und Tanz, geführte Wanderungen und darstellende Künste.

Optionale Workshops

Die ISPAH möchte sicherstellen, dass die Delegierten ihre Erfahrungen während des Kongresses maximieren. Dies kann durch das Angebot optionaler Workshops an den Tagen vor oder nach dem Kongress erleichtert werden. Der Vorstand wird vor allem Angebote bevorzugen, die Workshops oder andere Gelegenheiten für Delegierte im Anfangsstadium ihrer Laufbahn anbieten. Diese Veranstaltungen können vom ISPAH-Netzwerk für Nachwuchsforscher unterstützt werden.

Teil D – Einrichtungen

Die folgenden Angaben sind als Richtlinien zu betrachten und können je nach den lokalen Bedürfnissen geändert werden.

Standort

Der für den ISPAH-Kongress vorgeschlagene Ort sollte sich in einer leicht zugänglichen Gegend befinden und in der Nähe eines internationalen Flughafens liegen, der sowohl von öffentlichen als auch privaten Verkehrsmitteln angeflogen werden sollte. Bei der Auswahl der Gastgeberorganisation werden die Kosten für die Anreise und den Aufenthalt vor Ort sorgfältig geprüft.

Unterkunft

Der Veranstaltungsort des Kongresses sollte sich in der Nähe einer angemessenen Hotelunterkunft befinden. Der PCO und die gastgebende Organisation sollten Angebote von verschiedenen Hotels vorlegen, die als Hotelzimmerblock für den Kongress dienen werden. Es sollten verschiedene Einrichtungen zur Verfügung stehen, die sich in Preis und Service unterscheiden. Die Gastgeberorganisation wird in Zusammenarbeit mit dem PCO die endgültigen Verhandlungen mit den Hotels führen und für die Verwaltung der Hotelzimmerblöcke verantwortlich sein.

Veranstaltungsort Einrichtungen

Die folgenden Einrichtungen werden empfohlen, um den Kongress adäquat zu beherbergen.

A. Eröffnungszeremonie und Plenarsitzungen

Sitzplatzkapazität für ca. 1.200 Delegierte in einem theaterähnlichen Saal mit Großbildprojektion.

B. Räume für Parallelsitzungen

Es sollten Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, die die Abhaltung von 6-10 gleichzeitigen Sitzungen ermöglichen, die die Gesamtzahl der Delegierten aufnehmen können. Idealerweise finden diese Sitzungen in relativ gleich großen Räumen statt (mit einer Kapazität von 150-250 Personen), wobei die Sitzplatzkapazität und die Sitzplatzkonfiguration für die Art der geplanten Sitzungen sorgfältig zu berücksichtigen sind.  

C. Platz für Poster

Es sollte ausreichend Platz für Postersitzungen (entweder elektronisch oder in Papierform) sowie die erforderlichen Tafeln zum Aufhängen von Postern (wenn Sie sich für das Papierformat entscheiden) vorgesehen werden. Das Programm und der Platz sollten für 600-800 Poster während der gesamten Veranstaltung ausreichen (z.B. mindestens 200 Poster pro Tag bei einer 3-tägigen Veranstaltung).

D. Registrierung Raum

Der Registrierungsbereich sollte während des gesamten Kongresses leicht zugänglich sein und über eine ausreichende Größe und Ausstattung verfügen, um eine reibungslose Registrierung aller Delegierten zu ermöglichen.

E. ISPAH Tagungsraum

Die ISPAH benötigt einen Sitzungsraum/Büro für bis zu 18 Personen, der während des gesamten Kongresses ausschließlich dem ISPAH-Vorstand zur Verfügung stehen sollte. Der Vorstand benötigt außerdem Zugang zu einem PC, einem Fotokopierer, Papier und einem Drucker während des gesamten Kongresses.

F. Raum für Redner

Ein kleiner Raum soll den Rednern zur Verfügung stehen, um ihre Multimedia-Präsentationen vorzubereiten und zu testen und um die Präsentationen in die entsprechenden Räume und Sitzungen hochzuladen. Ein Team von sachkundigen Technikern sollte zur Verfügung stehen, um die Redner bei dieser Aufgabe zu unterstützen.

G. Medien-/Presseraum

Dieser Raum sollte Arbeitsplätze mit Hochgeschwindigkeits-Internetzugang und Steckdosen für die Berichterstattung und Kommunikation in Echtzeit bieten. Außerdem sollte er einen oder mehrere Räume umfassen, in denen Interviews geführt werden können. Diese Interview-Räume sollten eine ruhige und komfortable Umgebung für Medienmitarbeiter bieten, um mit Rednern und Delegierten zu interagieren.

H. ISPAH-Mitgliedschaftsstand 

Für die ISPAH wird eine Fläche von 3 x 3 Metern benötigt, um für die Gesellschaft zu werben und neue Mitglieder zu registrieren.

I. Zukünftige Kongressförderung

Für den nächsten Kongress sollte eine Ausstellungsfläche zur Verfügung stehen, um die Teilnahme zu fördern und Informationen über den nächsten zweijährlichen Kongress bereitzustellen.

J. Ausstellungsbereich

Ausstellungen mit den neuesten Produkten und Programmen zu körperlicher Aktivität und Gesundheit tragen zum Bildungswert des Kongresses bei. Die gastgebende Organisation und der Veranstaltungsort müssen einen Ausstellungsbereich in unmittelbarer Nähe zu den Bildungsveranstaltungen vorsehen. Erfrischungen sollten während der geplanten Erfrischungspausen im oder in der Nähe des Ausstellungsbereichs serviert werden. Das Organisationskomitee ist für die Festlegung der Betriebs- und Besichtigungszeiten verantwortlich.

K. Einrichtungen für Mittagessen und Pausen

Für das Mittagessen während des Kongresses sollten angemessene Essensmöglichkeiten zur Verfügung stehen, die es allen Delegierten ermöglichen, innerhalb eines angemessenen Zeitraums und in einer angenehmen Umgebung zu essen. Für die Pausen am Morgen und am Nachmittag sollten Getränke bereitgestellt werden.

L. Information und Kommunikation

Innerhalb des Kongresszentrums sollte ein Wi-Fi-Internetdienst zur Verfügung stehen, und wenn möglich, sollte dieser den Delegierten im Kongresszentrum kostenlos oder zu reduzierten Kosten zur Verfügung gestellt werden.

Teil E – Logistik

Website

Die ISPAH entwickelt und verwaltet eine sichere Kongress-Website, die auf Englisch und in der/den Sprache(n) des Gastgeberlandes verfügbar ist, einschließlich eines Systems zur Einreichung von Abstracts und eines Anmeldeportals, das über die Haupt-Website der ISPAH unter www.ispah.org. Der Gastgeber stellt auf Anfrage rechtzeitig relevante Inhalte und Bilder für die Kongress-Website zur Verfügung. Die Website wird nicht später als 15 Monate vor dem Kongress online gehen. 

Online-Registrierung von Delegierten

Der PCO wird die Verwaltung der Delegiertenanmeldung beaufsichtigen, die über die spezielle Kongress-Website der ISPAH gesammelt wird. Der Gastgeber und der PCO werden mit dem Vorsitzenden des ISPAH-Kommunikationsausschusses und dem ISPAH-Direktor für IT-Systeme zusammenarbeiten, um das Anmeldeformular für die Delegierten fertigzustellen.

Das Rahmenprogramm des Kongresses (Programm auf einen Blick) sollte fertiggestellt sein, bevor die Registrierung beginnt, um sicherzustellen, dass sich die Delegierten für alle verfügbaren Sitzungen und Aktivitäten anmelden können, für die eine Vorregistrierung erforderlich ist (z.B. ECN-Workshop, Ratssitzungen und soziale Aktivitäten). Die Delegierten sollten die Möglichkeit haben, ihr Hauptinteresse an den vom wissenschaftlichen Komitee beschlossenen Themen/Sitzungen anzugeben, um eine angemessene Raumgröße zu organisieren.

Branding

Das ISPAH-Kommunikationskomitee ist für die Entwicklung aller Marketingmaterialien für den Kongress in Übereinstimmung mit den ISPAH-Markenrichtlinien verantwortlich. Der Gastgeber und der PCO werden dem ISPAH-Kommunikationskomitee alle erforderlichen Inhalte (wie Informationen über den Gastgeber, den Veranstaltungsort und den Veranstaltungsort, länderspezifisches Bildmaterial in geeigneten Formaten und Biografien der Hauptredner) auf Anfrage und rechtzeitig zur Verfügung stellen. Die zur Verfügung gestellten Bilder dürfen nicht gegen das Urheberrecht verstoßen und sollten von ausreichender Qualität sein, um sie im digitalen und gedruckten Marketing einzusetzen.

Kommunikationsstrategie

Der PCO wird spätestens 12 Monate vor dem Kongress eine Kommunikationsstrategie für den Kongress ausarbeiten. Der Plan wird E-Mail-Marketing, Newsletter und Beiträge in den sozialen Medien umfassen. Das ISPAH-Kommunikationskomitee ist für die Formatierung und Verbreitung aller im Plan aufgeführten Kongressmitteilungen verantwortlich. Der Gastgeber und der PCO sind dafür verantwortlich, dem ISPAH-Kommunikationskomitee die erforderlichen Inhalte zur Verfügung zu stellen.

Alle Beiträge in den sozialen Medien werden in Zusammenarbeit mit dem ISPAH-Kommunikationskomitee über die ISPAH-Konten für soziale Medien kommuniziert.

Alle Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen sollten GDPR-konform sein.

Teil F – Finanzielle Bedingungen

Die ISPAH wird 75% der Kongresskosten übernehmen, der Gastgeber wird voraussichtlich die restlichen 25% übernehmen. Angebote, die entweder intern oder von externen Agenturen finanziell unterstützt werden, werden bevorzugt behandelt. Alle finanziellen Unterstützer des Kongresses müssen sich an die ISPAH-Richtlinien für Partnerschaften und Sponsoring halten.

Die gastgebende Organisation wird dem PCO ein Angebot des vorgeschlagenen Veranstaltungsortes vorlegen, einschließlich der Kosten für verschiedene Mahlzeiten. Der in die engere Wahl gekommene Veranstaltungsort wird eng mit dem PCO zusammenarbeiten, um ein vorläufiges Budget für den Kongress zu erstellen, das die Anmeldegebühren für die Delegierten (in der Regel unterschiedliche Tarife für Länder mit niedrigem, mittlerem und hohem Einkommen), das Catering, den Verzicht auf die Gebühren für die Hauptredner und deren Ausgaben, die erwarteten Sponsorengelder, die Gebühren für die Aussteller, die Werbung, Verbrauchsmaterialien wie den Druck des Programms und die Teilnehmerausweise sowie die Kosten für die sozialen Aktivitäten umfasst. Das Budget sollte den Erlass der Anmeldegebühren für alle ISPAH-Vorstandsmitglieder einschließlich des Sekretariats beinhalten (14-18 Delegiertenplätze). Wir ermutigen auch die Gastgeber, den Mitgliedern der wissenschaftlichen und organisatorischen Komitees die Delegiertengebühr zu erlassen.

Die Anmeldepreise für ISPAH-Mitglieder sollten deutlich niedriger sein als die Preise für Nicht-Mitglieder, um den Delegierten einen Anreiz zu geben, ISPAH-Mitglied zu werden.

Eine Verwaltungsgebühr in Höhe von $30 (USD) sollte in der Delegiertengebühr enthalten sein und an die ISPAH für die erbrachten Verwaltungsdienste, einschließlich der Entwicklung einer Website, Unterstützung bei der Markenbildung und Werbung, gezahlt werden.

Die ISPAH behält 75% eines eventuellen Gewinns ein; die Aufnahmeorganisation erhält die restlichen 25%.

Teil G – Nachhaltigkeit und Kohlenstoffneutralität

Die ISPAH setzt sich für ökologische Nachhaltigkeit ein und ist bestrebt, den CO2-Fußabdruck ihres alle zwei Jahre stattfindenden Kongresses zu minimieren. Im Einklang mit den weltweiten Bemühungen zur Bekämpfung des Klimawandels ermutigt die ISPAH alle gastgebenden Organisationen, darauf hinzuarbeiten, kohlenstoffneutrale Kongresse zu veranstalten.

Im Einklang mit dieser Verpflichtung sollten die folgenden Grundsätze die Planung und Durchführung des Kongresses leiten:

Abfallreduzierung und Recycling:

• Es werden Anstrengungen unternommen, um das Abfallaufkommen zu minimieren, indem Praktiken wie die Reduzierung von Einwegplastik und die Förderung von Recycling umgesetzt werden.

Energie-Effizienz:

• Der Kongress wird sich bemühen, energieeffiziente Einrichtungen und Geräte zu nutzen, um den Energieverbrauch zu senken.
• Wenn möglich, werden erneuerbare Energiequellen für die Stromversorgung der Veranstaltung erforscht.

Reduzierung des CO2-Fußabdrucks:

• Es werden Anstrengungen unternommen, um den CO2-Fußabdruck im Zusammenhang mit Reisen und Unterkünften zu minimieren.
• Die Delegierten werden ermutigt, bei der An- und Abreise zum und vom Kongress auf umweltfreundliche Transportmöglichkeiten zu achten.

Nachhaltige Lebensmittelauswahl:

• Der Kongress bietet nachhaltige Verpflegungsmöglichkeiten, einschließlich vegetarischer und veganer Optionen, um die Umweltauswirkungen des Lebensmittelkonsums zu minimieren.
• Es werden Anstrengungen unternommen, um die Lebensmittelverschwendung durch durchdachte Planung zu reduzieren.

Programme zum Ausgleich von Kohlenstoffemissionen:

Falls erforderlich, können Kompensationsprogramme genutzt werden, um die verbleibenden Emissionen auszugleichen.

Engagement der Delegierten:

Die Delegierten werden dazu ermutigt, sich aktiv an diesen Bemühungen um Nachhaltigkeit zu beteiligen:

• Reduzierung des persönlichen CO2-Fußabdrucks durch nachhaltige Reiseentscheidungen.
• Minimierung der Abfallerzeugung durch Recycling und Reduzierung von Einwegartikeln.
• Unterstützung nachhaltiger Lebensmitteloptionen auf dem Kongress.
• Beteiligung an Diskussionen zu Umwelt- und Nachhaltigkeitsthemen im Rahmen des wissenschaftlichen Programms.

Das Engagement der ISPAH:

Die ISPAH wird den Gastgebern bei der Umsetzung und Verfolgung dieser Nachhaltigkeitsinitiativen mit Rat, Tat und Ressourcen zur Seite stehen. Gemeinsam wollen wir einen Kongress veranstalten, der nicht nur das Wissen über körperliche Aktivität und Gesundheit erweitert, sondern auch unser Engagement für eine nachhaltige und umweltbewusste Zukunft demonstriert. Durch ihre Zusammenarbeit können die ISPAH und der Gastgeber ein Beispiel für einen gesünderen Planeten setzen und zu den globalen Bemühungen zur Bekämpfung des Klimawandels beitragen.

Teil H – Auswahlverfahren

Interessenbekundungen

Die ISPAH wird interessierte Gastgeberorganisationen zur Interessenbekundung (EOI) auffordern. Dies erfolgt mindestens 2 und vorzugsweise 3-4 Jahre vor dem Jahr, in dem der Kongress stattfinden soll. Interessierte Gastgeberorganisationen sollten sich bei der Ausarbeitung ihres Angebots auf den letzten Teil dieses Leitfadens (TEIL J - Seite 17) beziehen.

Auswahl der Aufnahmeorganisation

Alle Bewerbungen um die Ausrichtung des Kongresses werden vom ISPAH-Vorstand geprüft. Die endgültige Auswahl der Gastgeberorganisation wird durch eine Mehrheitsentscheidung des ISPAH-Vorstands getroffen. Zum Zeitpunkt der Abstimmung muss ein Mindestquorum anwesend sein. Die Mitglieder des Vorstands erklären vor der Abstimmung, dass sie sich in einem Interessenkonflikt befinden. Falls erforderlich, gibt der President-Elect die entscheidende Stimme ab.

Alle Bewerber werden so schnell wie möglich über ihre Entscheidung informiert.

Die bevorzugte Gastgeberorganisation muss das Angebot schriftlich annehmen und eine schriftliche und unterzeichnete Absichtserklärung mit der ISPAH ausarbeiten, um die Ausrichtung des Kongresses zu sichern. Wenn eine Absichtserklärung nicht innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens abgeschlossen wird, behält sich die ISPAH das Recht vor, das Angebot zur Ausrichtung des Kongresses zurückzuziehen.    

Teil I – Zusammenfassung der Rollen und Zuständigkeiten des Kongresses

Vorgeschlagene Organisationsstruktur

1. Führungsausschuss (Aufsicht und strategische Entscheidungsfindung - mit Vertretern von ISPAH, PCO und dem lokalen Gastgeber)
2. Wissenschaftlicher Ausschuss - verantwortlich für die Entwicklung des Programminhalts (unter der Leitung des lokalen Teams, mit einer Vertretung der ISPAH als Co-Vorsitzende)
3. PCO - verantwortlich für die Logistik

ISPAH wird:

• Übernehmen Sie 75% des finanziellen Risikos
• Sie haben die endgültige Entscheidungsgewalt
• Ernennen Sie einen Vertreter zum Co-Vorsitzenden des Führungsausschusses
• Berufen Sie einen wissenschaftlichen Ausschuss ein, der das Kongressprogramm entwickelt. Die Mitgliedschaft im Komitee sollte mit der Politik der ISPAH für Gleichberechtigung, Vielfalt und Integration übereinstimmen.  
• Ernennung eines Vertreters zum Ko-Vorsitzenden des wissenschaftlichen Ausschusses
• Entwickeln und hosten Sie eine Kongress-Website, ein System zur Einreichung von Abstracts, ein Registrierungsportal und alle erforderlichen E-Mail-Konten, um das technische Management des Kongresses zu unterstützen.  
• Sie leiten die Erstellung des gesamten Kongressmarketings und der Kommunikation in Übereinstimmung mit den ISPAH-Markenrichtlinien, einschließlich E-Mails, Posts in den sozialen Medien und Newsletter-Einträge.
• Verbreitung von Marketing- und Werbematerialien über die Kommunikationskanäle der ISPAH in Übereinstimmung mit einer Kommunikationsstrategie für den Kongress.
• Bieten Sie dem Gastgeber Anleitung, Unterstützung und Ressourcen für die Umsetzung und Verfolgung von Nachhaltigkeitsinitiativen.

Der Gastgeber wird:

• Übernehmen Sie 25% des finanziellen Risikos
• Ernennen Sie einen Vertreter zum Co-Vorsitzenden des Führungsausschusses
• Ernennung eines Vertreters zum Ko-Vorsitzenden des wissenschaftlichen Ausschusses
• Liefern Sie Beiträge zu allen Elementen des Kongresses
• Versorgen Sie die ISPAH mit relevanten Inhalten und Bildern für die Kongress-Website.
• Arbeiten Sie mit dem ISPAH-Kommunikationsausschuss zusammen, um relevante Marketingmaterialien zu entwickeln, die den ISPAH-Markenrichtlinien entsprechen.
• Rekrutieren Sie Freiwillige, die Sie während des Kongresses vor Ort unterstützen
• Arbeiten Sie mit dem PCO zusammen, um einen Bericht nach dem Kongress für die ISPAH zusammenzustellen.
• Verpflichten Sie sich, bei allen Aspekten des Kongresses auf ökologische Nachhaltigkeit hinzuarbeiten.

Der PCO wird:

• Unterstützung des Gastgebers und der ISPAH bei der Verwaltung und dem Finanzmanagement.
• Beaufsichtigen und verwalten Sie die gesamte Kongresslogistik, einschließlich der Verwaltung der Redner, Teilnehmer, des Veranstaltungsorts, der Unterkunft, der Speisen und Getränke, der Lieferanten sowie der Sponsoren und Aussteller.
• Verwalten Sie die gesellschaftlichen Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit den lokalen Gastgebern und ISPAH
• Bieten Sie während des Kongresses Unterstützung vor Ort an.
• Arbeiten Sie mit dem Gastgeber zusammen, um einen Bericht nach dem Kongress für die ISPAH zusammenzustellen.
• Arbeiten Sie mit dem Gastgeber zusammen, um Nachhaltigkeitsmaßnahmen während des gesamten Kongresses zu implementieren und deren Durchführung zu überwachen.

 

Teil J – Leitfaden für Interessenbekundungen zur Ausrichtung des ISPAH-Kongresses

Gastgeberorganisation/Koordination

1. Wer wird die verantwortliche Gastgeberorganisation sein? Bitte nennen Sie die federführende Organisation und alle anderen geplanten oder bestätigten Kooperationspartner. 
2. Bitte geben Sie die vorgeschlagenen Monate des Jahres und sogar mögliche Termine an, in denen der Kongress stattfinden soll. Bitte begründen Sie, warum Sie diese Termine bevorzugen/vorschlagen. HINWEIS: ISPAH bevorzugt Sept - Nov
3. Bitte geben Sie die Mitglieder an, die Sie für das Organisationskomitee vorsehen, und beschreiben Sie kurz deren Fachkenntnisse. HINWEIS: Die Mitgliedschaft in einem Ausschuss sollte mit der ISPAH-Politik für Gleichberechtigung, Vielfalt und Integration übereinstimmen.
4. Bitte beschreiben Sie, wie die Ziele der Partner mit denen der ISPAH übereinstimmen und welche direkten Verbindungen es bisher zur Gesellschaft gab. 
5. Bitte fassen Sie Ihre bisherigen Erfahrungen mit der Organisation und Ausrichtung von nationalen oder internationalen Konferenzen zu körperlicher Aktivität oder verwandten wissenschaftlichen Bereichen zusammen.

Veranstaltungsort und Logistik

1. Bitte geben Sie Einzelheiten zum vorgeschlagenen Tagungsort an, einschließlich der vollständigen Adresse.
2. Bitte beschreiben Sie die Einrichtungen, die der vorgeschlagene Veranstaltungsort bietet, einschließlich der Verfügbarkeit von Platz und der Kapazitätsgrenzen für z.B. die Eröffnungszeremonie (für ca. 1200 Delegierte), Räume für parallele Sitzungen, Flächen für die Posterausstellung, Ausstellungsfläche, Registrierungsfläche, Sitzungsräume, Raum für die Vorbereitung von Rednern.
3. Bitte beschreiben Sie alle Pläne für die Bereitstellung von Einrichtungen für die nationale und internationale Medienberichterstattung.
4. Bitte skizzieren Sie, was Sie für die Verpflegung planen. Ist im Preis für die Kongressregistrierung zum Beispiel Folgendes enthalten:
   • Erfrischungen bei der Ankunft am Morgen - Tee/Kaffee und frisches Obst
   • Am Vormittag - Tee/Kaffee und frisches Obst 
   • Nachmittags - Tee/Kaffee und frisches Obst 
5. Bitte skizzieren Sie, welche Möglichkeiten es für Workshops oder Veranstaltungen vor oder nach dem Kongress gibt, die entweder am Tagungsort oder an anderen Orten vor Ort stattfinden.  

Anreise und Unterkunft

1. Bitte beschreiben Sie, welche Unterkünfte am oder in der Nähe des Veranstaltungsortes zur Verfügung stehen würden.
2. Erläutern Sie bitte, welche Reisemöglichkeiten, einschließlich aktiver Reisen und öffentlicher Verkehrsmittel, den Delegierten zur Verfügung stehen, die nicht in fußläufiger Entfernung zum Kongressort wohnen können.
3. Bitte beschreiben Sie die Verfügbarkeit und die Bequemlichkeit des internationalen Flughafens und des Bodentransports zur Gastgeberstadt aus aller Welt. Geben Sie an, ob der Flughafen von großen Fluggesellschaften aus verschiedenen Regionen gut angeflogen wird und ob Inlandsflüge erforderlich sind (und wenn ja, wie häufig, zu welchem Preis und wie bequem diese sind).

Programm und Veranstaltungen

1. Nennen Sie bitte 2-3 potenzielle Themen für den Kongress innerhalb des breiten Feldes von körperlicher Aktivität und Gesundheit. Bitte beachten Sie, dass die endgültigen Themen in der Diskussion mit dem ISPAH-Vorstand festgelegt werden.
2. Bitte erläutern Sie Ihre Pläne für:
   • Ein Eröffnungsempfang
   • Ein Kongressdinner/eine Party
   • Andere gesellschaftliche und/oder kulturelle Veranstaltungen
   • Möglichkeiten zur körperlichen Betätigung

HINWEIS: Wenn Sie nicht die Absicht haben, diese Ereignisse aufzunehmen, geben Sie dies bitte an.

• Es ist wichtig, dass die Gastgeber des Kongresses die Ausrichtung des Kongresses nutzen, um ein nationales Engagement und/oder ein dauerhaftes Vermächtnis oder eine Wirkung der Veranstaltung zur Förderung und Unterstützung körperlicher Aktivität zu erreichen. Bitte beschreiben Sie die möglichen Auswirkungen der Ausrichtung des Kongresses auf Politik, Praxis und Forschung in Ihrem Land. 

Finanzierung

1. Bitte nennen Sie alle Organisationen, die sich bereit erklärt haben, den Kongress finanziell zu unterstützen. Falls es sich um Agenturen aus dem privaten Sektor handelt, geben Sie bitte an, für welche Branche/Produkte sie hauptsächlich zuständig sind.
2. Bitte nennen Sie weitere mögliche Finanzierungsquellen zur Unterstützung des Kongresses. Wenn Sie planen, sich an Agenturen aus dem privaten Sektor zu wenden, geben Sie bitte an, für welche Branche/Produkte diese hauptsächlich zuständig sind. 
3. Bitte fügen Sie einen Budgetentwurf für die Veranstaltung ein, in dem Sie die wichtigsten Kostenelemente und die voraussichtlichen Einnahmen angeben. Bitte beachten Sie bei der Erstellung der Budgetprognose die Richtlinien für die Ausrichtung des ISPAH-Kongresses (siehe oben).

Gastgeberland

1. Gibt es kulturelle oder religiöse Erwägungen und Bräuche, die der Gastgeber und die teilnehmenden Delegierten berücksichtigen sollten?
2. Ist der Zugang zum vorgeschlagenen Gastgeberland und die Verfügbarkeit von Visa für alle Teilnehmer, die am ISPAH-Kongress teilnehmen möchten, ausreichend? Bitte geben Sie auch die aktuellen Visagebühren für die Einreise in Ihr Land an. 

Verantwortung für die Umwelt und Engagements

Bitte beschreiben Sie, wie Sie eines der folgenden Prinzipien umsetzen wollen:

1. Carbon Footprint Bewertung
2. Emissionsreduzierung (d.h. Maßnahmen zur Emissionsreduzierung, wie z.B. die Nutzung energieeffizienter Einrichtungen, die Förderung öffentlicher Verkehrsmittel und die Minimierung der Abfallerzeugung)
3. Erneuerbare Energie
4. Kohlenstoff-Ausgleichsprogramme
5. Nachhaltige Praktiken (d.h. Förderung nachhaltiger Praktiken während des Kongresses, wie z.B. die Minimierung von Einwegplastik, Recycling und das Angebot vegetarischer und veganer Mahlzeiten, um die Umweltauswirkungen des Lebensmittelkonsums zu reduzieren)
6. Engagement und Bewusstsein (d.h. Förderung des Bewusstseins der Delegierten und Partner für die Umweltinitiativen und Ermutigung ihrer Beteiligung an der Reduzierung des CO2-Fußabdrucks des Kongresses)

VIELEN DANK FÜR IHR INTERESSE AN DER AUSRICHTUNG DES ISPAH-KONGRESSES