استضافة مؤتمرنا

المبادئ التوجيهية لاستضافة مؤتمر ISPAH الثنائي

---

الجزء أ – مقدمة

نبذة عن ISPAH

الجمعية الدولية للنشاط البدني والصحة (ISPAH) هي الجمعية العالمية الرائدة في مجال النشاط البدني. رؤيتنا هي بناء عالم صحي ونشط، تتاح فيه فرص الحياة النشطة للجميع. تهدف ISPAH إلى تعزيز النشاط البدني كأولوية صحية عالمية من خلال التميز في البحث والتعليم وبناء القدرات والدعوة.

تُعقد ISPAH مؤتمرها كل عامين في السنوات الزوجية. تُنظّمه منظمة مضيفة بالتعاون مع ISPAH. تُقدّم هذه الوثيقة إرشادات حول المتطلبات الرئيسية لتنظيم مؤتمر ISPAH.

غرض مؤتمر ISPAH

تسعى الجمعية إلى الاستفادة من المؤتمر للمساعدة في تحقيق أهداف الجمعية وهي:

1. دعم التواصل والتميز في البحث والممارسة المتعلقة بالنشاط البدني والصحة العامة
2. تطوير القدرات في مجال البحث والممارسة بشأن النشاط البدني والصحة العامة في جميع أنحاء العالم
3. قيادة أنشطة المناصرة لتعزيز البحث ونشر المعرفة في السياسات والممارسة
4. الشراكة في التعاون العالمي لتعزيز البحث والممارسة في مجال النشاط البدني والصحة العامة
5. أن نكون مجتمعًا مهنيًا عالميًا رائدًا للباحثين والممارسين في مجال النشاط البدني والصحة العامة

وسوف يسعى المؤتمر بشكل خاص إلى:

• تعزيز التواصل والتعاون متعدد التخصصات والثقافات بين البلدان المتقدمة والنامية في جميع جوانب الدراسة العلمية للنشاط البدني والصحة، و
• مشاركة السياسات والبرامج المبتكرة التي تشجع الناس على النشاط البدني وتحسين صحتهم.

الجزء ب – تنظيم المؤتمر

يُبرم اتفاق بين ISPAH والمنظمة المضيفة في البلد الذي سيُعقد فيه المؤتمر. يجب على المنظمة المضيفة إثبات امتلاكها الخبرة والكفاءة الكافيتين لتنظيم المؤتمر. ويتعين على المنظمة المضيفة التعاون مع منظم مؤتمرات محترف (PCO) تُعيّنه ISPAH. وسيكون منظم المؤتمر مسؤولاً عن تنظيم المؤتمر وإدارته وجميع جوانبه المالية، بالإضافة إلى ضمان الحفاظ على معايير الجمعية والمؤتمر والحفاظ عليها. ويتخذ مجلس إدارة ISPAH جميع القرارات النهائية المتعلقة بالمؤتمر، بالتعاون مع منظم المؤتمر.

من الضروري أن تتوافق أهداف وغايات المنظمة المضيفة مع أهداف وغايات ISPAH. ويُفضّل أن تكون المنظمة المضيفة مؤسسة أكاديمية أو مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بمؤسسة أكاديمية ذات خبرة في النشاط البدني والصحة. كما يُفضّل أن يكون لدى المنظمة المضيفة سجل حافل بالعمل مع الجمعية أو المساهمة في تحقيق رسالتها.

من المستحسن للغاية أن تسعى المنظمة المضيفة إلى الاستفادة من فرصة استضافة المؤتمر لتعزيز الجهود الوطنية في مجال النشاط البدني والتخطيط لإرث المؤتمر. ونشجع المنظمة المضيفة بشدة على التعاون مع الجهات المعنية ذات الصلة، من الحكومة والقطاع الخاص والأوساط الأكاديمية والمجتمع المدني، لضمان أقصى قدر من التأثير والاستفادة من استضافة المؤتمر.

ستُشكّل الجهة المُضيفة وISPAH لجنةً تنظيميةً تُشرف على الخدمات اللوجستية والتخطيط للمؤتمر، بالشراكة مع مكتب تنسيق البرامج، بما في ذلك تأمين مكان انعقاده، وإدارة الخدمات اللوجستية، بما في ذلك الخدمات السمعية والبصرية، وإدارة الفعاليات. ينبغي اختيار أعضاء اللجنة بعناية فائقة لتعكس كامل نطاق المهام المطلوب إنجازها في التحضيرات للمؤتمر. يجب أن يكون أحد أعضاء اللجنة التنظيمية على الأقل عضوًا في مجلس إدارة ISPAH، وأن يكون أحدهم على الأقل من المهنيين الشباب من الجهة المُضيفة أو أي وكالة محلية أخرى. سيدعم المهنيون الشباب شبكة ISPAH للمهنيين الشباب تحديدًا في تنظيم أنشطة المؤتمر للمندوبين الشباب.

ستقوم الجهة المضيفة، بالتعاون مع ISPAH، بتعيين لجنة علمية تُعنى بتنظيم البرنامج العلمي للمؤتمر. تُقترح عضوية اللجنة من قِبل الجهة المضيفة، ويمكن أن تضم أعضاءً دوليين. يجب أن يكون أحد أعضاء اللجنة العلمية على الأقل عضوًا في مجلس إدارة ISPAH.

يجب أن تكون عضوية كل من اللجنة المنظمة واللجنة العلمية متوافقة مع سياسة المساواة والتنوع والشمول في ISPAHستعمل المنظمة المضيفة بشكل وثيق مع ISPAH و PCO لضمان سير عمل كل من اللجنة المنظمة واللجنة العلمية بنجاح وفعالية.

الجزء ج – هيكل المؤتمر

اللغة الرسمية للمؤتمر هي اللغة الإنجليزية. 
ينبغي أن يتضمن المؤتمر مجموعات من تنسيقات الجلسات التالية:

• حفل الافتتاح
• الجلسات العامة (الرئيسية)
• جلسات ورقية مجانية (متزامنة عبر مواضيع متعددة)
• جلسات عرض الملصقات (إما إلكترونية أو مطبوعة)
• الندوات (المدعوة أو المحددة من الملخصات المقدمة)
• حفل الختام

تشمل الاحتمالات الأخرى (غير الإلزامية) ما يلي:

• ورش العمل / الجلسات التعليمية
• مناقشات المائدة المستديرة
• دروس الإفطار في الصباح الباكر
• صيغ أخرى تحفز المشاركة الفعالة

متطلبات إضافية محددة

لين ألموند، الكلمة الرئيسية

سيتم تسمية إحدى المحاضرات الرئيسية، والتي من الأفضل أن تركز على ترجمة الأبحاث إلى ممارسات عملية، باسم "محاضرة لين ألموند الرئيسية"، إحياءً لذكرى المساهمة التي قدمها لين في هذا المجال.

اجتماع مجلس إدارة ISPAH

خلال المؤتمر، ستعقد ISPAH اجتماعًا مباشرًا لمجلس الإدارة، عادةً قبل يومين من افتتاح المؤتمر. يستمر الاجتماع نصف يوم على الأقل، وقد يصل إلى يوم كامل. يُرجى من المنظمة المضيفة المساعدة في ترتيب هذا الاجتماع وتحديد مكانه.

الاجتماع التجاري السنوي لـ ISPAH

خلال المؤتمر، ستعقد الجمعية اجتماعها السنوي للأعمال. يُعقد هذا الاجتماع في وقت لا تُعقد فيه جلسات أخرى، ومن المرجح أن يكون الحضور في أعلى مستوياته. يُرجى من المنظمة المضيفة المساعدة في ترتيب هذا الاجتماع، الذي يستغرق 90 دقيقة، وتحديد مكان انعقاده.

فرصة لعقد اجتماعات أو ندوات لمجالس وشركاء ISPAH

خلال المؤتمر، ينبغي منح كل من مجالس ISPAH وشركائها الفرصة ضمن البرنامج للقاء أعضائها و/أو عقد ندوة.

البرنامج الاجتماعي

تتولى اللجنة المنظمة والمنظمة المضيفة مسؤولية اقتراح أماكن وموضوعات محتملة للفعاليات الاجتماعية خلال المؤتمر، بالإضافة إلى مجموعة من فرص الأنشطة البدنية. ستعمل اللجنة المنظمة والمنظمة المضيفة مع مكتب رئيس الوزراء ورابطة ISPAH لإدارة لوجستيات الفعاليات. يُشجع المنظمون على اقتراح فعاليات تتيح للمندوبين والضيوف تجربة ثقافة المنطقة المضيفة. تشمل أمثلة الأنشطة السابقة حفلات العشاء الرسمية، والموسيقى والرقص، والمشي مع مرشدين، والفنون الأدائية.

ورش عمل اختيارية

تهدف ISPAH إلى ضمان استفادة المندوبين إلى أقصى حد من تجربتهم خلال المؤتمر. ويمكن تسهيل ذلك من خلال تقديم ورش عمل اختيارية في الأيام التي تسبق المؤتمر أو التي تليه. وسيُفضل مجلس الإدارة بشكل خاص العروض التي تُقدم ورش عمل أو فرصًا أخرى للمندوبين في بداية مسيرتهم المهنية، ويمكن دعم هذه الفعاليات من خلال شبكة ISPAH للمهنيين في بداية مسيرتهم المهنية.

الجزء د – مرافق

يجب اعتبار التفاصيل التالية بمثابة إرشادات ويمكن تعديلها وفقًا للاحتياجات المحلية.

موقع

ينبغي أن يكون الموقع المقترح لمؤتمر ISPAH في منطقة يسهل الوصول إليها، وعلى بُعد مسافة قصيرة من مطار دولي، وأن تكون خدماته متوفرة بوسائل النقل العام والخاص. عند اختيار الجهة المضيفة، ستُراعى تكاليف السفر إلى الموقع والإقامة فيه بعناية.

إقامة

يجب أن يكون مكان انعقاد المؤتمر قريبًا من أماكن إقامة فندقية مناسبة. على مكتب تنسيق المشروع والهيئة المضيفة تقديم عروض من مختلف الفنادق التي ستُستخدم كغرف فندقية للمؤتمر. يجب توفير مرافق متنوعة بأسعار وخدمات متفاوتة. ستُجري الهيئة المضيفة، بالتعاون مع مكتب تنسيق المشروع، مفاوضات نهائية مع الفنادق، وستكون مسؤولة عن إدارة غرف الفنادق.

مرافق المكان

ومن المستحسن توفير المرافق التالية لاستضافة المؤتمر على النحو المناسب.

أ. حفل الافتتاح والجلسات العامة

تتسع القاعة لحوالي 1200 مندوب في قاعة على شكل مسرح مع إمكانيات عرض بشاشة كبيرة.

ب. غرف الجلسات الموازية

ينبغي توفير مرافق تسمح بعقد من 6 إلى 10 جلسات متزامنة تستوعب العدد الإجمالي للمندوبين. ويُفضّل أن تُعقد هذه الجلسات في قاعات متساوية المساحة نسبيًا (بسعة تتراوح بين 150 و250 شخصًا)، مع مراعاة سعة المقاعد وتوزيعها بعناية بما يتناسب مع أنواع الجلسات المخطط لها.  

ج. مساحة الملصق

ينبغي توفير مساحة كافية لجلسات عرض الملصقات (سواءً كانت إلكترونية أو ورقية) مع توفير اللوحات اللازمة لعرض الملصقات (في حال اختيار النسخة الورقية). يجب أن يسمح البرنامج والمساحة بعرض ما بين 600 و800 ملصق خلال الفعالية (على سبيل المثال، 200 ملصق على الأقل يوميًا لفعالية مدتها 3 أيام).

د. مساحة التسجيل

يجب أن تكون مساحة التسجيل سهلة الوصول إليها في جميع أنحاء المؤتمر ويجب أن تكون ذات حجم وتكوين كافيين للسماح بالتسجيل السلس لجميع المندوبين.

قاعة اجتماعات E. ISPAH

ستحتاج جمعية ISPAH إلى قاعة اجتماعات/مكتب تتسع لـ ١٨ شخصًا، وتكون متاحة حصريًا لمجلس إدارة ISPAH طوال فترة المؤتمر. كما سيحتاج المجلس إلى جهاز كمبيوتر، وآلة تصوير، وأوراق، وطابعة طوال فترة المؤتمر.

و. غرفة جاهزة للمتحدثين

سيتم توفير غرفة صغيرة للمتحدثين لإعداد واختبار عروضهم التقديمية متعددة الوسائط، ولتحميلها على الغرف والجلسات ذات الصلة. كما يجب توفير فريق من الفنيين ذوي الخبرة لمساعدة المتحدثين في هذه المهمة.

ز. غرفة الإعلام/الصحافة

يجب أن توفر هذه المساحة محطات عمل مزودة بإنترنت عالي السرعة ومنافذ طاقة للتقارير والتواصل الفوري. كما يجب أن تشمل مساحة أو أكثر لإجراء المقابلات. يجب أن توفر هذه المساحات بيئة هادئة ومريحة لتفاعل الإعلاميين مع المتحدثين والوفود.

كشك عضوية H. ISPAH 

يجب أن يتوفر لدى ISPAH مساحة 3×3 أمتار للترويج للجمعية وتسجيل الأعضاء الجدد.

أولا: الترويج للمؤتمر المستقبلي

ينبغي توفير مساحة عرض للمؤتمر القادم لتعزيز الحضور وتوفير المعلومات حول المؤتمر القادم الذي يعقد كل عامين.

ج. منطقة المعرض

تُضفي المعارض التي تُقدم أحدث المنتجات والبرامج المتعلقة بالنشاط البدني والصحة قيمةً تعليميةً على المؤتمر. يجب على الجهة المُضيفة ومكان انعقاده توفير منطقة عرض قريبة من الجلسات التعليمية. يجب تقديم المرطبات في منطقة العرض أو بالقرب منها خلال فترات الاستراحة المُجدولة. اللجنة المُنظمة مسؤولة عن تحديد ساعات العمل والمشاهدة.

ك. مرافق الغداء والاستراحة

ينبغي توفير أماكن كافية لتناول طعام الغداء خلال المؤتمر، بما يسمح لجميع المندوبين بتناول الطعام خلال فترة زمنية معقولة وفي جو مريح. كما ينبغي توفير المشروبات خلال استراحتي الصباح وبعد الظهر.

ل. المعلومات والاتصالات

ينبغي توفير خدمة الإنترنت اللاسلكي (Wi-Fi) داخل مكان انعقاد المؤتمر، وإذا كان ذلك ممكناً، فيجب توفيرها مجاناً أو بتكاليف مخفضة للمندوبين داخل مركز المؤتمر.

الجزء هـ – الخدمات اللوجستية

موقع إلكتروني

ستقوم ISPAH بتطوير وإدارة موقع ويب آمن للمؤتمر، متاح باللغة الإنجليزية وباللغة (اللغات) الخاصة بالبلد المضيف، بما في ذلك نظام تقديم الملخصات وبوابة التسجيل، والتي يمكن الوصول إليها من خلال موقع ISPAH الرئيسي على www.ispah.orgسيُقدّم المُضيف محتوىً وصورًا ذات صلة لإدراجها على موقع المؤتمر الإلكتروني عند الطلب وفي الوقت المناسب. سيُفعّل الموقع الإلكتروني قبل انعقاد المؤتمر بخمسة عشر شهرًا على الأكثر. 

التسجيل عبر الإنترنت للمندوبين

سيشرف مسؤول تنسيق المشروع (PCO) على إدارة تسجيل الوفود، والذي يتم جمعه عبر الموقع الإلكتروني المخصص للمؤتمر التابع لـ ISPAH. سيعمل المضيف ومسؤول تنسيق المشروع مع رئيس لجنة الاتصالات في ISPAH ومدير أنظمة تكنولوجيا المعلومات في ISPAH لاستكمال نموذج تسجيل الوفود.

ينبغي الانتهاء من وضع برنامج المؤتمر (لمحة سريعة عن البرنامج) قبل بدء التسجيل لضمان تسجيل المندوبين في جميع الجلسات والأنشطة المتاحة التي تتطلب التسجيل المسبق (مثل: ورش عمل الشبكة الأوروبية للبحوث، واجتماعات المجلس، والأنشطة الاجتماعية). وينبغي إتاحة خيار للمندوبين لتحديد مجال اهتمامهم الرئيسي، وفقًا للمواضيع/الجلسات التي تقررها اللجنة العلمية، وذلك لتوفير مساحات مناسبة للقاعات.

العلامة التجارية

ستكون لجنة الاتصالات في ISPAH مسؤولة عن إعداد جميع المواد التسويقية للمؤتمر بما يتماشى مع إرشادات ISPAH للعلامة التجارية. وسيقوم المضيف ومسؤول التخطيط الرئيسي بتزويد لجنة الاتصالات في ISPAH بجميع المحتوى المطلوب (مثل معلومات عن المضيف، ومكان انعقاد المؤتمر، وصور خاصة بكل بلد بتنسيقات مناسبة، وسير ذاتية للمتحدثين الرئيسيين) عند الطلب وفي الوقت المناسب. يجب ألا تنتهك أي صور مُقدمة قانون حقوق النشر، وأن تكون بجودة كافية لعرضها في التسويق الرقمي والمطبوع.

استراتيجية الاتصال

سيُعِدّ مُنسّق البرنامج الرئيسي استراتيجيةً للاتصالات الخاصة بالمؤتمر في موعدٍ أقصاه ١٢ شهرًا قبل انعقاده. ستشمل الخطة التسويق عبر البريد الإلكتروني، والنشرات الإخبارية، ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي. ستكون لجنة الاتصالات في ISPAH مسؤولةً عن تنسيق ونشر جميع اتصالات المؤتمر الموضحة في الخطة. وسيكون المُضيف ومُنسّق البرنامج الرئيسي مسؤولَين عن توفير المحتوى المطلوب للجنة الاتصالات في ISPAH.

سيتم نشر جميع منشورات وسائل التواصل الاجتماعي عبر حسابات ISPAH على وسائل التواصل الاجتماعي بالتعاون مع لجنة الاتصالات في ISPAH.

يجب أن تكون جميع أنشطة التسويق والاتصالات متوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

الجزء و – المصطلحات المالية

ستتكفل منظمة ISPAH بمبلغ 75% من تكاليف المؤتمر، ومن المتوقع أن تتكفل الدولة المضيفة بمبلغ 25% المتبقي. سيتم النظر بعين الرضا إلى العروض التي حصلت على دعم مالي، سواءً داخليًا أو من جهات خارجية. يجب على جميع المساهمين الماليين في المؤتمر الالتزام بسياسة ISPAH للشراكات والرعاية.

ستقدم الجهة المضيفة عرض سعر للمكان المقترح للمؤتمر، بما في ذلك تكاليف وجبات الطعام المتنوعة. ستعمل الجهة المرشحة بشكل وثيق مع مكتب تنسيق المؤتمرات لوضع ميزانية أولية للمؤتمر، تشمل رسوم تسجيل الوفود (وهي عادةً أسعار متفاوتة للدول منخفضة ومتوسطة ومرتفعة الدخل)، وخدمات الطعام، والإعفاء من رسوم المتحدث الرئيسي ونفقاته، والرعاية المتوقعة، ورسوم العارضين، والإعلانات، والمواد الاستهلاكية مثل طباعة البرنامج وشارات الوفود، وتكاليف الأنشطة الاجتماعية. ينبغي أن تتضمن الميزانية إعفاءً من رسوم التسجيل لجميع أعضاء مجلس إدارة ISPAH بما في ذلك الأمانة العامة (14-18 مكانًا للمندوبين). كما نشجع المضيفين على التنازل عن رسوم المشاركة لأعضاء اللجان العلمية والتنظيمية.

ينبغي أن تكون معدلات التسجيل لأعضاء ISPAH أقل بكثير من معدلات التسجيل لغير الأعضاء، بهدف تحفيز المندوبين على أن يصبحوا أعضاء في ISPAH.

يجب أن يتم احتساب رسوم إدارية قدرها $30 (دولار أمريكي) في رسوم المندوب ودفعها إلى ISPAH مقابل الخدمات الإدارية المقدمة، بما في ذلك تطوير الموقع الإلكتروني، والدعم بالعلامة التجارية، والإعلان.

ستحتفظ ISPAH بمبلغ 75% من أي ربح؛ وستحصل المنظمة المضيفة على المبلغ المتبقي وهو 25%.

الجزء ج – الاستدامة والحياد الكربوني

تلتزم منظمة ISPAH بالاستدامة البيئية، وتهدف إلى تقليل البصمة الكربونية لمؤتمرها الذي يُعقد كل عامين. وتماشيًا مع الجهود العالمية لمكافحة تغير المناخ، تشجع ISPAH جميع المنظمات المضيفة على العمل لتنظيم مؤتمرات خالية من الكربون.

وتماشيا مع هذا الالتزام، ينبغي للمبادئ التالية أن توجه التخطيط والتنفيذ للمؤتمر:

الحد من النفايات وإعادة التدوير:

• وسيتم بذل الجهود لتقليل إنتاج النفايات من خلال تنفيذ ممارسات مثل تقليل استخدام البلاستيك مرة واحدة وتشجيع إعادة التدوير.

كفاءة الطاقة:

• وسيسعى المؤتمر إلى استخدام المرافق والمعدات الموفرة للطاقة لتقليل استهلاك الطاقة.
• وإذا أمكن، سيتم استكشاف مصادر الطاقة المتجددة لتشغيل الحدث.

تقليل البصمة الكربونية:

• سيتم بذل الجهود لتقليل البصمة الكربونية المرتبطة بالسفر والإقامة.
• وسيتم تشجيع المندوبين على النظر في خيارات النقل ذات التأثير المنخفض عند السفر من وإلى المؤتمر.

اختيارات الغذاء المستدامة:

• سيقدم المؤتمر خيارات غذائية مستدامة، بما في ذلك الخيارات النباتية والنباتية الصرفة، لتقليل التأثير البيئي الناجم عن استهلاك الغذاء.
• سيتم بذل الجهود لتقليل هدر الغذاء من خلال التخطيط المدروس.

برامج تعويض الكربون:

عندما يكون ذلك ضروريا، يمكن استخدام برامج تعويض الكربون للتعويض عن أي انبعاثات متبقية.

مشاركة المندوب:

وسيتم تشجيع المندوبين على المشاركة بنشاط في جهود الاستدامة هذه من خلال:

• تقليل البصمة الكربونية الشخصية من خلال خيارات السفر المستدامة.
• تقليل إنتاج النفايات عن طريق إعادة التدوير وتقليل العناصر ذات الاستخدام الواحد.
• دعم خيارات الغذاء المستدامة في المؤتمر.
• المشاركة في المناقشات المتعلقة بالمواضيع البيئية والاستدامة ضمن البرنامج العلمي.

التزام ISPAH:

ستقدم ISPAH التوجيه والدعم والموارد للجهة المضيفة لمساعدتها في تنفيذ ومتابعة مبادرات الاستدامة هذه. معًا، نهدف إلى تنظيم مؤتمر لا يقتصر على تعزيز المعرفة في مجال النشاط البدني والصحة فحسب، بل يُظهر أيضًا التزامنا بمستقبل مستدام ومسؤول بيئيًا. من خلال العمل معًا، يمكن لـ ISPAH والجهة المضيفة أن تكونا قدوة لكوكب أكثر صحة، وأن تُسهما في الجهود العالمية لمكافحة تغير المناخ.

الجزء ح – عملية الاختيار

تعبيرات الاهتمام

ستدعو ISPAH المنظمات المستضيفة المهتمة لتقديم طلبات إبداء الاهتمام. وسيتم ذلك قبل عامين على الأقل، ويفضل قبل 3-4 أعوام من عام انعقاد المؤتمر قيد الدراسة. يُرجى من المنظمات المستضيفة المهتمة الرجوع إلى الجزء الأخير من هذه الوثيقة التوجيهية (الجزء ي - الصفحة 17) عند إعداد عروضها.

اختيار المنظمة المضيفة

سيراجع مجلس إدارة ISPAH جميع طلبات إبداء الاهتمام باستضافة المؤتمر. ويُتخذ القرار النهائي باختيار الجهة المضيفة بأغلبية أصوات مجلس إدارة ISPAH. ويشترط اكتمال النصاب القانوني وقت التصويت. ويُعلن أعضاء المجلس عن أي تضارب في المصالح قبل التصويت. وإذا لزم الأمر، يُدلي الرئيس المنتخب بالصوت الحاسم.

سيتم إخطار جميع المتقدمين بالقرار في أقرب وقت ممكن.

يجب على الجهة المُضيفة المُفضّلة تقديم موافقة كتابية، والشروع في إعداد مذكرة تفاهم مكتوبة وموقّعة مع ISPAH لتأمين استضافة المؤتمر. في حال عدم إتمام مذكرة التفاهم خلال فترة زمنية معقولة، تحتفظ ISPAH بالحق في سحب عرض استضافة المؤتمر.    

الجزء الأول – ملخص أدوار ومسؤوليات الكونجرس

الهيكل التنظيمي المقترح

1. لجنة القيادة (الإشراف واتخاذ القرارات الاستراتيجية - مع تمثيل من ISPAH و PCO والمضيف المحلي)
2. اللجنة العلمية - المسؤولة عن تطوير محتوى البرنامج (بقيادة الفريق المحلي، مع تمثيل من ISPAH كرئيس مشارك)
3. PCO – المسؤول عن الخدمات اللوجستية

سوف تقوم ISPAH بما يلي:

• الاكتتاب في 75% من المخاطر المالية
• لديك سلطة اتخاذ القرار النهائي
• تعيين ممثل لرئاسة اللجنة القيادية
• تشكيل لجنة علمية لوضع برنامج المؤتمر. ينبغي أن تتوافق عضوية اللجنة مع سياسة ISPAH للمساواة والتنوع والشمول.  
• تعيين ممثل لرئاسة اللجنة العلمية
• تطوير واستضافة موقع الويب الخاص بالمؤتمر، ونظام تقديم الملخصات، وبوابة التسجيل وأي حسابات بريد إلكتروني مطلوبة، لدعم الإدارة الفنية للمؤتمر.  
• قيادة إنشاء جميع عمليات التسويق والاتصالات الخاصة بالمؤتمر بما يتماشى مع إرشادات العلامة التجارية لـ ISPAH، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي وإدخالات النشرة الإخبارية.
• نشر المواد التسويقية والترويجية عبر قنوات الاتصال الخاصة بـ ISPAH بما يتماشى مع استراتيجية الاتصالات الخاصة بالمؤتمر.
• توفير التوجيه والدعم والموارد للمضيف للمساعدة في تنفيذ مبادرات الاستدامة ومتابعتها.

سوف يقوم المضيف بما يلي:

• الاكتتاب في 25% من المخاطر المالية
• تعيين ممثل لرئاسة اللجنة القيادية
• تعيين ممثل لرئاسة اللجنة العلمية
• تقديم المدخلات حول جميع عناصر المؤتمر
• تزويد ISPAH بالمحتوى والصور ذات الصلة لتضمينها على موقع المؤتمر.
• العمل مع لجنة الاتصالات في ISPAH لتطوير المواد التسويقية ذات الصلة التي تتوافق مع إرشادات العلامة التجارية لـ ISPAH.
• تجنيد المتطوعين لتقديم الدعم الميداني طوال فترة المؤتمر
• العمل مع مكتب رئيس الوزراء لتجميع تقرير ما بعد المؤتمر لتقديمه إلى ISPAH.
• الالتزام بالعمل نحو تحقيق الاستدامة البيئية في جميع جوانب المؤتمر.

سوف يقوم PCO بما يلي:

• توفير الدعم الإداري والمالي للدولة المضيفة وISPAH.
• الإشراف على وإدارة جميع الخدمات اللوجستية للمؤتمر بما في ذلك إدارة المتحدثين والمشاركين والمكان والإقامة والأطعمة والمشروبات والموردين والرعاة والعارضين.
• إدارة الأحداث الاجتماعية مع مدخلات من المضيفين المحليين وISPAH
• توفير الدعم في الموقع أثناء المؤتمر.
• العمل مع المضيف لتجميع تقرير ما بعد المؤتمر إلى ISPAH.
• التعاون مع الدولة المضيفة لتنفيذ تدابير الاستدامة طوال فترة المؤتمر والإشراف على تنفيذها.

 

الجزء ج – إرشادات للتعبير عن الاهتمام باستضافة مؤتمر ISPAH

المنظمة المضيفة/التنسيق

1. من ستكون الجهة المضيفة المسؤولة؟ يُرجى ذكر الجهة الرئيسية وأي شركاء تعاونيين آخرين مُخطط لهم أو مُؤكدين. 
2. يرجى تحديد أشهر السنة المقترحة، وحتى التواريخ المحتملة لعقد المؤتمر. يرجى تقديم أي أسباب لتفضيلكم أو اقتراحكم لهذه التواريخ. ملاحظة: ISPAH تفضل سبتمبر – نوفمبر
3. يرجى تحديد الأعضاء الذين تخطط لضمهم إلى اللجنة المنظمة مع وصف موجز لخبراتهم. ملاحظة: يجب أن تتوافق عضوية اللجنة مع سياسة المساواة والتنوع والشمول في ISPAH
4. يرجى وصف كيفية توافق أهداف وغايات الشركاء مع أهداف ISPAH وأي روابط مباشرة مع الجمعية حتى الآن. 
5. يرجى تلخيص أي خبرة سابقة لديك في تنظيم واستضافة المؤتمرات الوطنية أو الدولية حول النشاط البدني أو المجالات العلمية ذات الصلة.

المكان والخدمات اللوجستية

1. يرجى تقديم تفاصيل حول مكان انعقاد المؤتمر المقترح، بما في ذلك العنوان الكامل.
2. يرجى وصف المرافق التي يوفرها المكان المقترح، بما في ذلك توفر المساحة وحدود الطاقة الاستيعابية، على سبيل المثال، حفل الافتتاح (لحوالي 1200 مندوب)؛ غرف الجلسات الموازية؛ مناطق عرض الملصقات؛ مساحة المعرض؛ مساحة التسجيل؛ غرف الاجتماعات؛ غرفة جاهزة للمتحدثين.
3. يرجى وصف أي خطط لتوفير التسهيلات اللازمة لتغطية وسائل الإعلام الوطنية والدولية.
4. يرجى توضيح خططكم المُخططة لخدمات الطعام. على سبيل المثال، هل يشمل سعر تسجيل المؤتمر ما يلي:
   • المرطبات عند الوصول في الصباح - الشاي/القهوة، والفواكه الطازجة
   • منتصف الصباح – الشاي/القهوة، والفواكه الطازجة 
   • بعد الظهر – شاي/قهوة وفواكه طازجة 
5. يرجى توضيح ما هي الترتيبات المتاحة لتنظيم ورش العمل أو الفعاليات قبل أو بعد المؤتمر، والتي يتم استضافتها إما في مكان انعقاد المؤتمر أو في أماكن أخرى محليًا.  

السفر والإقامة

1. يرجى وصف أماكن الإقامة المتاحة في مكان الحدث أو بالقرب منه.
2. يرجى توضيح خيارات السفر، بما في ذلك السفر النشط والنقل العام، المتاحة للمندوبين الذين قد لا يتمكنون من البقاء على مسافة قريبة سيرًا على الأقدام من مكان المؤتمر.
3. يرجى وصف مدى توفر وسهولة الوصول إلى المطار الدولي ووسائل النقل البري إلى المدينة المضيفة من جميع أنحاء العالم. وضّح مدى جودة خدمة المطار من قِبل شركات الطيران الرئيسية من مختلف المناطق، وما إذا كانت هناك حاجة إلى رحلات داخلية (وإذا كان الأمر كذلك، يُرجى توضيح عدد مرات السفر وسعرها وسهولتها).

البرنامج والفعاليات

1. في إطار المجال الواسع للنشاط البدني والصحة، يُرجى تحديد موضوعين أو ثلاثة مواضيع محتملة للمؤتمر. يُرجى العلم بأنه سيتم الاتفاق على المواضيع النهائية بالتشاور مع مجلس إدارة ISPAH.
2. يرجى توضيح خططك لـ:
   • حفل افتتاح
   • حفل عشاء/حفل المؤتمر
   • الأحداث الاجتماعية و/أو الثقافية الأخرى
   • فرص النشاط البدني

ملحوظة: إذا لم تكن لديك نية تضمين هذه الأحداث، فيرجى الإشارة إلى ذلك.

• من المهم أن يستغلّ مُضيفو المؤتمر استضافته لكسب التزام وطني و/أو إرثٍ أو أثرٍ دائمٍ للحدث في تعزيز النشاط البدني ودعمه. يُرجى وصف الأثر المُحتمل لاستضافة المؤتمر على السياسات والممارسات والبحوث في بلدكم. 

التمويل

1. يرجى ذكر أي جهة وافقت على دعم المؤتمر ماليًا. إذا كانت أي جهة من القطاع الخاص، يرجى تحديد القطاعات/المنتجات الرئيسية التي تتحمل مسؤوليتها.
2. يرجى ذكر مصادر تمويل أخرى محتملة لدعم المؤتمر. إذا كنتم تخططون للتواصل مع أي جهات من القطاع الخاص، فيرجى تحديد القطاعات/المنتجات الرئيسية التي تتحمل مسؤوليتها. 
3. يرجى إدراج مسودة ميزانية للحدث، مع توضيح عناصر التكلفة الرئيسية والإيرادات المتوقعة. يُرجى الرجوع إلى إرشادات استضافة مؤتمر ISPAH (أعلاه) عند إعداد توقعات الميزانية.

البلد المضيف

1. هل هناك أي اعتبارات أو عادات ثقافية أو دينية من المهم للمضيف والمندوبين الحاضرين أخذها في الاعتبار؟
2. هل الوصول إلى البلد المضيف المقترح وتوافر التأشيرات كافٍ لجميع المشاركين الراغبين في حضور مؤتمر ISPAH؟ يُرجى أيضًا توضيح رسوم التأشيرة الحالية للسفر إلى بلدكم. 

المسؤولية والالتزامات البيئية

يرجى وصف خططك لتسهيل أي من المبادئ التالية:

1. تقييم البصمة الكربونية
2. خفض الانبعاثات (أي التدابير الرامية إلى خفض الانبعاثات، مثل استخدام المرافق الموفرة للطاقة، وتعزيز وسائل النقل العام، والحد من توليد النفايات)
3. الطاقة المتجددة
4. برامج تعويض الكربون
5. الممارسات المستدامة (أي تشجيع الممارسات المستدامة خلال المؤتمر، مثل تقليل استخدام البلاستيك مرة واحدة، وإعادة التدوير، وتوفير خيارات الوجبات النباتية والنباتية الصرفة للحد من التأثير البيئي لاستهلاك الغذاء)
6. المشاركة والتوعية (أي تعزيز الوعي بين المندوبين والشركاء بشأن المبادرات البيئية وتشجيع مشاركتهم في الحد من البصمة الكربونية للمؤتمر)

نشكرك على اهتمامك باستضافة مؤتمر ISPAH