Värd för vår kongress

Riktlinjer för värdskap för ISPAH:s biennala kongress

---

Del A – Inledning

Om ISPAH

International Society for Physical Activity and Health (ISPAH) är det ledande globala sällskapet för fysisk aktivitet. Vår vision är en hälsosam och aktiv värld där möjligheterna till ett aktivt liv är tillgängliga för alla. ISPAH strävar efter att främja fysisk aktivitet som en global hälsoprioritering genom spetskompetens inom forskning, utbildning, kapacitetsuppbyggnad och opinionsbildning.

ISPAH genomför en kongress vartannat år under jämna årtal. Den organiseras av en värdorganisation i samarbete med ISPAH. Detta dokument ger vägledning om de viktigaste kraven för att organisera ISPAH:s kongress.

Syftet med ISPAH:s kongress

Samfundet strävar efter att använda kongressen för att bidra till att uppnå samfundets mål, vilka är att

1. Stödja kommunikation och spetskompetens inom forskning och praktik om fysisk aktivitet och folkhälsa
2. Utveckla kapacitet inom forskning och praktik om fysisk aktivitet och folkhälsa i hela världen
3. Leda påverkansåtgärder för att främja forskning och kunskapsspridning till politik och praktik
4. Delta i globala samarbeten för att främja forskning och praxis inom fysisk aktivitet och folkhälsa
5. Vara en världsledande global yrkesförening för forskare och praktiker inom fysisk aktivitet och folkhälsa

Kongressen kommer särskilt att sträva efter att:

• främja tvärvetenskaplig och tvärkulturell kommunikation och samarbete mellan utvecklade länder och utvecklingsländer om alla aspekter av den vetenskapliga studien av fysisk aktivitet och hälsa, och
• Dela med dig av innovativa policyer och program som främjar och engagerar människor att vara fysiskt aktiva och förbättra sin hälsa.

Del B – Organisation av kongressen

Ett avtal ska ingås mellan ISPAH och värdorganisationen i det land där kongressen ska hållas. Värdorganisationen måste visa att den har tillräcklig erfarenhet och kapacitet för att organisera kongressen. Värdorganisationen är skyldig att samarbeta med en professionell kongressorganisatör (PCO) som utses av ISPAH. PCO kommer att ansvara för organisation, administration och alla ekonomiska aspekter av kongressen och för att säkerställa att föreningens och kongressens standarder kan skyddas och upprätthållas. Alla slutliga beslut om kongressen fattas av ISPAH:s styrelse i samarbete med PCO.

Det är viktigt att värdorganisationens syften och mål överensstämmer med ISPAH:s syften och mål. Det är önskvärt att värdorganisationen är en akademisk institution eller nära kopplad till en akademisk institution med expertis inom fysisk aktivitet och hälsa. Det är också önskvärt att värden har en meritlista när det gäller att arbeta med eller bidra till föreningens uppdrag.

Det är mycket önskvärt att värdorganisationen försöker utnyttja möjligheten att vara värd för kongressen för att främja nationella åtgärder för fysisk aktivitet och planera för ett kongressarv. Värdorganisationen uppmuntras starkt att samarbeta med relevanta intressenter inom regering, icke-statliga organisationer, den akademiska världen och det civila samhället för att säkerställa maximal effekt och nytta av att vara värd för kongressen.

Värdorganisationen och ISPAH kommer att inrätta en organisationskommitté som kommer att övervaka logistik och planering av kongressen i samarbete med PCO, till exempel att hitta en plats, hantera logistik inklusive audiovisuella tjänster och evenemangshantering. Medlemmarna i kommittén bör väljas ut med omsorg så att de återspeglar alla de uppgifter som ska utföras och slutföras i samband med förberedelserna av kongressen. Minst en medlem i organisationskommittén ska vara styrelseledamot i ISPAH och minst en ska vara en yrkesverksam person i början av karriären från värdorganisationen eller annan lokal myndighet. Early Career Professional ska särskilt stödja ISPAH:s Early Career Network i att organisera kongressaktiviteter för delegater som är i början av sin karriär.

Värdorganisationen, i samarbete med ISPAH, kommer också att utse en vetenskaplig kommitté som kommer att ansvara för organisationen av det vetenskapliga programmet för kongressen. Medlemmar i kommittén ska föreslås av värdorganisationen och kan inkludera internationella medlemmar. Minst en ledamot av den vetenskapliga kommittén ska vara styrelseledamot i ISPAH.

Medlemskap i både organisationskommittén och den vetenskapliga kommittén bör vara i linje med ISPAH:s policy för rättvisa, mångfald och inkludering. Värdorganisationen kommer att ha ett nära samarbete med ISPAH och PCO för ett framgångsrikt och effektivt genomförande av både organisationskommittén och den vetenskapliga kommittén.

Del C – Kongressens struktur

Kongressens officiella språk kommer att vara engelska. 
Kongressen bör innehålla kombinationer av följande sessionsformat:

• Öppningsceremoni
• Plenarsessioner (keynote)
• Free Paper-sessioner (parallella inom flera teman)
• Postervisning (antingen elektronisk eller i pappersform)
• Symposier (inbjudna eller identifierade utifrån inlämnade sammanfattningar)
• Avslutningsceremoni

Andra möjligheter (ej obligatoriska) inkluderar:

• Workshops / handledningssessioner
• Diskussioner vid runda bordet
• Frukost tidigt på morgonen
• Andra format som stimulerar till aktivt deltagande

Specifika ytterligare krav

Len Almonds huvudanförande

Ett huvudanförande, helst med fokus på att omsätta forskning i praktiken, kommer att kallas "Len Almond"-anförandet, till minne av Len Almonds bidrag till området.

ISPAH:s styrelsemöte

Under kongressen kommer ISPAH att hålla ett fysiskt styrelsemöte, vanligtvis två dagar före kongressens öppnande. Mötet kommer att vara minst en halv dag och kan vara upp till en hel dag långt. Värdorganisationen ombeds hjälpa till att arrangera detta möte och platsen för det.

ISPAH:s tvååriga affärsmöte

Under kongressen kommer föreningen att hålla sitt vartannat år återkommande affärsmöte. Detta möte kommer att äga rum vid en tidpunkt då inga andra sessioner hålls och då deltagandet sannolikt kommer att vara maximalt. Värdorganisationen ombeds hjälpa till att arrangera detta 90-minutersmöte och platsen för det.

Möjlighet till möten eller symposier för ISPAH:s råd och partners

Under kongressen bör alla ISPAH:s råd och partners ges möjlighet att inom ramen för programmet träffa sina medlemmar och/eller hålla ett symposium.

Socialt program

Värdorganisationen och organisationskommittén ansvarar för att föreslå potentiella platser och teman för de sociala funktionerna under kongressen, samt en rad möjligheter till fysisk aktivitet. Värdorganisationen och organisationskommittén kommer att samarbeta med PCO och ISPAH för att hantera logistiken för evenemangen. Arrangörerna uppmuntras att föreslå evenemang som gör det möjligt för delegater och gäster att uppleva kulturen i värdregionen. Exempel på tidigare aktiviteter är formella middagar, musik och dans, ledda promenader och scenkonst.

Valfria workshops

ISPAH strävar efter att se till att delegaterna maximerar sin upplevelse under kongressen. Detta kan underlättas genom att erbjuda valfria workshops dagarna före eller efter kongressen. Styrelsen kommer särskilt att gynna anbud som erbjuder workshops eller andra möjligheter för delegater som är i början av sin karriär, och dessa evenemang kan stödjas av ISPAH Early Career Network.

Del D – Faciliteter

Följande uppgifter ska ses som riktlinjer och kan modifieras efter lokala behov.

Plats

Den plats som föreslås för ISPAH-kongressen bör vara belägen i ett lättillgängligt område och inom bekvämt avstånd från en internationell flygplats som bör betjänas av både offentliga och privata transportmedel. Vid valet av värdorganisation kommer kostnaderna för resor till och vistelse på platsen att noga övervägas.

Boende

Kongressplatsen bör ligga i närheten av lämpligt hotellboende. PCO och värdorganisationen bör tillhandahålla förslag från olika hotellfastigheter som kommer att fungera som kongressens hotellrumsblock. Olika anläggningar med olika priser och tjänster bör finnas tillgängliga. Värdorganisationen, i samarbete med PCO, kommer att genomföra slutförhandlingar med hotellfastigheterna och ansvara för förvaltningen av hotellrumsblocken.

Lokalens faciliteter

Följande anläggningar rekommenderas för att på ett lämpligt sätt kunna vara värd för kongressen.

A. Öppningsceremoni och plenarsessioner

Plats för cirka 1.200 delegater i en teaterliknande sal med möjlighet till projicering på storbildsskärm.

B. Rum för parallella sessioner

Anläggningar bör finnas tillgängliga som gör det möjligt att hålla 6-10 samtidiga sessioner som kan rymma det totala antalet delegater. Helst ska dessa sessioner äga rum i relativt lika stora rum (med en kapacitet på 150-250 personer), med noggrant övervägande av sittplatskapacitet och sittplatskonfiguration för de typer av sessioner som planeras.  

C. Utrymme för affischer

Tillräckligt utrymme för postersessioner (antingen elektroniska eller i pappersformat) bör ordnas tillsammans med nödvändiga tavlor för montering av posters (om pappersformat väljs). Programmet och utrymmet bör medge 600-800 posters under hela evenemanget (t.ex. minst 200 posters per dag för ett tredagarsevenemang).

D. Utrymme för registrering

Registreringsutrymmet ska vara lättillgängligt under hela kongressen och vara tillräckligt stort och utformat för att möjliggöra en smidig registrering av alla delegater.

E. ISPAH:s mötesrum

ISPAH kommer att behöva ett mötesrum/kontor som rymmer upp till 18 personer och som uteslutande ska vara tillgängligt för ISPAH:s styrelse under hela kongressen. Styrelsen kommer också att behöva tillgång till en dator, kopiator, papper och skrivare under hela kongressen.

F. Rum för talare

Ett litet rum ska vara tillgängligt för talare för att förbereda och testa sina multimediapresentationer och för att ladda upp presentationer till relevanta rum och sessioner. Ett team av kunniga tekniker bör finnas tillgängliga för att hjälpa talarna med denna uppgift.

G. Media/Pressrum

Detta utrymme bör erbjuda arbetsstationer med höghastighetsinternet och eluttag för rapportering och kommunikation i realtid. Dessutom bör det finnas ett eller flera utrymmen där intervjuer kan genomföras. Dessa intervjuutrymmen bör erbjuda en lugn och bekväm miljö där mediepersonal kan interagera med talare och delegater.

H. ISPAH:s monter för medlemskap 

Ett utrymme på 3 x 3 meter krävs för att ISPAH ska kunna marknadsföra föreningen och registrera nya medlemmar.

I. Marknadsföring av framtida kongresser

En utställningsyta för nästa kongress bör finnas tillgänglig för att främja deltagande och ge information om nästa kongress som hålls vartannat år.

J. Utställningsområde

Utställningar med de senaste produkterna och programmen om fysisk aktivitet och hälsa bidrar till kongressens utbildningsvärde. Värdorganisationen och platsen måste tillhandahålla ett utställningsområde i nära anslutning till utbildningssessionerna. Förfriskningar bör serveras i eller i närheten av utställningsområdet under schemalagda förfriskningspauser. Organisationskommittén är ansvarig för att fastställa öppettider och visningstider.

K. Faciliteter för lunch och rast

Det bör finnas lämpliga matställen för lunch under kongressen som gör det möjligt för alla delegater att äta inom en rimlig tidsperiod och i en bekväm miljö. Drycker bör tillhandahållas för förmiddags- och eftermiddagspauser.

L. Information och kommunikation

En wi-fi-internettjänst bör tillhandahållas på kongressanläggningen och om möjligt bör den tillhandahållas gratis eller till reducerad kostnad för delegater på kongresscentret.

Del E – Logistik

Webbplats

ISPAH kommer att utveckla och förvalta en säker kongresswebbplats, tillgänglig på engelska och på värdlandets språk, inklusive ett system för inlämning av abstrakt och en registreringsportal, som är tillgänglig via ISPAH:s huvudwebbplats på www.ispah.org. Värden kommer att tillhandahålla relevant innehåll och bilder för kongressens webbplats när så begärs och i god tid. Webbplatsen kommer att tas i bruk senast 15 månader före kongressen. 

Online-registrering av delegater

PCO kommer att övervaka hanteringen av delegatregistrering, som samlas in via ISPAH:s särskilda kongresswebbplats. Värden och PCO kommer att arbeta med ordföranden för ISPAH:s kommunikationskommitté och ISPAH:s direktör för IT-system för att slutföra registreringsformuläret för delegaterna.

Kongressens översiktliga program (programmet i korthet) bör vara klart innan registreringen inleds för att säkerställa att deltagarna kan anmäla sig till alla tillgängliga sessioner och aktiviteter som kräver föranmälan (t.ex. ECN-workshop, rådsmöten och sociala aktiviteter). Det bör finnas en möjlighet för delegaterna att ange sitt huvudsakliga intresseområde specifikt för de teman/sessioner som beslutats av den vetenskapliga kommittén, så att lämpliga rumsstorlekar kan organiseras.

Varumärkesprofilering

ISPAH:s kommunikationskommitté kommer att ansvara för att utveckla allt marknadsföringsmaterial för kongressen i enlighet med ISPAH:s riktlinjer för varumärkesprofilering. Värden och PCO kommer att tillhandahålla allt nödvändigt innehåll till ISPAH:s kommunikationskommitté (t.ex. information om värden, platsen och platsen, landsspecifika bilder i lämpliga format och huvudtalarnas biografier) när så begärs och i rätt tid. Alla bilder som tillhandahålls får inte bryta mot upphovsrättslagen och ska vara av tillräcklig kvalitet för att visas på digital och tryckt marknadsföring.

Kommunikationsstrategi

PCO kommer att utarbeta en kommunikationsstrategi för kongressen senast 12 månader före kongressen. Planen kommer att omfatta e-postmarknadsföring, nyhetsbrev och inlägg i sociala medier. ISPAH:s kommunikationskommitté kommer att ansvara för att formatera och sprida all kongresskommunikation som beskrivs i planen. Värden och PCO kommer att ansvara för att tillhandahålla det innehåll som krävs till ISPAH:s kommunikationskommitté.

Alla inlägg i sociala medier kommer att kommuniceras via ISPAH:s konton för sociala medier i samarbete med ISPAH:s kommunikationskommitté.

All marknadsföring och kommunikation ska vara förenlig med GDPR.

Del F – Finansiella villkor

ISPAH kommer att stå för 75% av kongresskostnaderna, värden förväntas stå för resterande 25%. Anbud som har säkrat finansieringsstöd, antingen internt eller från externa organ, kommer att ses som fördelaktiga. Alla ekonomiska bidragsgivare till kongressen måste följa ISPAH:s policy för partnerskap och sponsring.

Värdorganisationen kommer att ge PCO en offert från den föreslagna platsen, inklusive kostnader för olika måltidsfunktioner. Den utvalda destinationen kommer att ha ett nära samarbete med PCO för att ta fram en preliminär budget för kongressen, inklusive registreringsavgifter för delegater (vanligtvis differentierade priser för låg-, medel- och höginkomstländer), catering, avstående från arvode för huvudtalare och utgifter, förväntad sponsring, avgifter för utställare, reklam, förbrukningsvaror såsom tryckning av program och delegatbrickor samt kostnader för sociala aktiviteter. Budgeten bör omfatta befrielse från registreringsavgift för alla ISPAH:s styrelseledamöter inklusive sekretariatet (14-18 platser för delegater). Vi uppmuntrar också värdarna att avstå från delegatavgiften för medlemmar i de vetenskapliga kommittéerna och organisationskommittéerna.

Registreringspriserna för ISPAH-medlemmar bör vara betydligt lägre än priserna för icke-medlemmar, i syfte att uppmuntra delegaterna att bli ISPAH-medlemmar.

En administrationsavgift på $30 (USD) bör tas med i delegatavgiften och betalas till ISPAH för administrativa tjänster som tillhandahålls, inklusive utveckling av webbplats, stöd med varumärkesprofilering och reklam.

ISPAH kommer att behålla 75% av eventuell vinst; värdorganisationen kommer att få de återstående 25%.

Del G – Hållbarhet och koldioxidneutralitet

ISPAH arbetar för miljömässig hållbarhet och strävar efter att minimera koldioxidavtrycket från sin kongress som hålls vartannat år. I linje med de globala insatserna för att bekämpa klimatförändringarna uppmuntrar ISPAH alla värdorganisationer att arbeta för att organisera koldioxidneutrala kongresser.

I linje med detta åtagande bör följande principer vara vägledande för planeringen och genomförandet av kongressen:

Minskning av avfall och återvinning:

• Ansträngningar kommer att göras för att minimera avfallsproduktionen genom att implementera metoder som att minska engångsplast och uppmuntra till återvinning.

Energieffektivitet:

• Kongressen kommer att sträva efter att använda energieffektiva anläggningar och utrustning för att minska energiförbrukningen.
• Om möjligt kommer förnybara energikällor att undersökas för att driva evenemanget.

Minskning av koldioxidavtryck:

• Ansträngningar kommer att göras för att minimera koldioxidavtrycket i samband med resor och boende.
• Delegaterna kommer att uppmuntras att överväga transportalternativ med låg miljöpåverkan när de reser till och från kongressen.

Hållbara val av livsmedel:

• Kongressen kommer att erbjuda hållbara matalternativ, inklusive vegetariska och veganska val, för att minimera miljöpåverkan från matkonsumtionen.
• Ansträngningar kommer att göras för att minska matsvinnet genom genomtänkt planering.

Program för koldioxidkompensation:

Vid behov kan klimatkompensationsprogram användas för att kompensera för eventuella återstående utsläpp.

Delegaternas engagemang:

Delegaterna kommer att uppmuntras att aktivt delta i dessa hållbarhetsinsatser genom att:

• Minska sitt personliga koldioxidavtryck genom hållbara reseval.
• Minimera avfallsproduktionen genom att återvinna och minska antalet engångsartiklar.
• Stödja hållbara matalternativ på kongressen.
• Delta i diskussioner om miljö- och hållbarhetsfrågor inom ramen för det vetenskapliga programmet.

ISPAH:s åtagande:

ISPAH kommer att ge vägledning, stöd och resurser till värden för att hjälpa till att genomföra och spåra dessa hållbarhetsinitiativ. Tillsammans strävar vi efter att skapa en kongress som inte bara främjar kunskapen om fysisk aktivitet och hälsa utan också visar vårt engagemang för en hållbar och miljömässigt ansvarsfull framtid. Genom att arbeta tillsammans kan ISPAH och värden föregå med gott exempel för en friskare planet och bidra till den globala ansträngningen att bekämpa klimatförändringarna.

Del H – Urvalsprocess

Intresseanmälningar

ISPAH kommer att begära in intresseanmälningar från intresserade värdorganisationer. Detta kommer att genomföras minst 2 och helst 3-4 år före det år då den aktuella kongressen äger rum. Intresserade värdorganisationer bör hänvisa till den sista delen av detta vägledningsdokument (DEL J - sidan 17) när de förbereder sitt anbud.

Val av värdorganisation

Alla intresseanmälningar för att vara värd för kongressen kommer att granskas av ISPAH:s styrelse. Det slutliga valet av värdorganisation kommer att avgöras genom en majoritetsomröstning i ISPAH:s styrelse. Det kommer att finnas ett minsta kvorum närvarande vid omröstningstillfället. Styrelseledamöterna kommer att förklara eventuella intressekonflikter före omröstningen. Om så krävs kommer den tillträdande ordföranden att avge den avgörande rösten.

Alla sökande kommer att underrättas om beslutet så snart som möjligt.

Den föredragna värdorganisationen måste lämna ett skriftligt godkännande och gå vidare med att upprätta ett skriftligt och undertecknat samförståndsavtal med ISPAH för att säkra värdskapet för kongressen. Om ett samförståndsavtal inte är klart inom en rimlig tidsram förbehåller sig ISPAH rätten att dra tillbaka erbjudandet om att vara värd för kongressen.    

Del I – Sammanfattning av kongressens roller och ansvarsområden

Föreslagen organisationsstruktur

1. Ledningskommitté (tillsyn och strategiskt beslutsfattande - med representation från ISPAH, PCO och den lokala värden)
2. Vetenskaplig kommitté - ansvarig för att utveckla programinnehåll (leds av det lokala teamet, med representation från ISPAH som medordförande)
3. PCO - ansvarig för logistiken

ISPAH kommer att göra det:

• Försäkra 75% av den finansiella risken
• Har den slutliga beslutanderätten
• Utse en representant till ordförande i ledarskapskommittén
• Sammankalla en vetenskaplig kommitté för att utveckla kongressprogrammet. Kommitténs medlemskap bör överensstämma med ISPAH:s policy för rättvisa, mångfald och inkludering.  
• Utse en representant till ordförande för den vetenskapliga kommittén
• Utveckla och vara värd för en kongresswebbplats, ett system för inlämning av abstrakt, en registreringsportal och alla nödvändiga e-postkonton för att stödja den tekniska hanteringen av kongressen.  
• Leda skapandet av all marknadsföring och kommunikation för kongressen i linje med ISPAH:s riktlinjer för varumärkesprofilering, inklusive e-post, inlägg i sociala medier och nyhetsbrev.
• Sprida marknadsförings- och reklammaterial via ISPAH:s kommunikationskanaler i enlighet med en kommunikationsstrategi för kongressen.
• Ge vägledning, stöd och resurser till värden för att hjälpa till att genomföra och följa upp hållbarhetsinitiativ.

Värden kommer att:

• Försäkra 25% av den finansiella risken
• Utse en representant till ordförande i ledarskapskommittén
• Utse en representant till ordförande för den vetenskapliga kommittén
• Bidra med synpunkter på alla delar av kongressen
• Förse ISPAH med relevant innehåll och bilder som kan läggas ut på kongressens webbplats.
• Arbeta med ISPAH:s kommunikationskommitté för att utveckla relevant marknadsföringsmaterial som överensstämmer med ISPAH:s riktlinjer för varumärket.
• Rekrytera volontärer för att ge stöd på plats under hela kongressen
• Samarbeta med PCO för att sammanställa en rapport till ISPAH efter kongressen.
• Åta sig att arbeta för miljömässig hållbarhet i alla aspekter av kongressen.

PCO kommer att göra det:

• Tillhandahålla administrativt och finansiellt stöd till värden och ISPAH.
• Övervaka och hantera all kongresslogistik, inklusive hantering av talare, deltagare, lokal, boende, mat och dryck, leverantörer samt sponsorer och utställare.
• Hantera de sociala evenemangen med input från de lokala värdarna och ISPAH
• Tillhandahålla support på plats under kongressen.
• Samarbeta med värden för att sammanställa en rapport till ISPAH efter kongressen.
• Samarbeta med värden för att genomföra hållbarhetsåtgärder under hela kongressen och övervaka genomförandet av dem.

 

Del J – Vägledning för intresseanmälningar för att vara värd för ISPAH:s kongress

Värdorganisation/samordning

1. Vem kommer att vara den ansvariga värdorganisationen? Ange huvudansvarig och eventuella andra planerade eller bekräftade samarbetspartners. 
2. Ange föreslagna månader på året och även möjliga datum under vilka kongressen kommer att hållas. Ange eventuella skäl till varför ni föredrar/föreslår dessa datum. OBS: ISPAH föredrar september - november
3. Vänligen ange de medlemmar som du planerar ska ingå i organisationskommittén med en kort beskrivning av deras expertis. OBS: kommittémedlemskap ska överensstämma med ISPAH:s policy för rättvisa, mångfald och inkludering
4. Beskriv hur partnernas syften och mål överensstämmer med ISPAH:s syften och mål och eventuella direkta kopplingar till föreningen hittills. 
5. Vänligen sammanfatta all tidigare erfarenhet du har av att organisera och vara värd för nationella eller internationella konferenser om fysisk aktivitet eller relaterade vetenskapliga områden.

Lokal och logistik

1. Vänligen lämna uppgifter om den föreslagna kongressplatsen, inklusive fullständig adress.
2. Beskriv de faciliteter som den föreslagna mötesplatsen erbjuder, inklusive tillgängliga utrymmen och kapacitetsbegränsningar för t.ex. öppningsceremoni (för ca 1200 delegater), parallella sessionsrum, posterutställningsområden, utställningsutrymme, registreringsutrymme, mötesrum, rum där talare kan förbereda sig.
3. Beskriv eventuella planer på att tillhandahålla faciliteter för nationell och internationell mediebevakning.
4. Vänligen redogör för era planer för catering. Skulle till exempel kongressregistreringspriset inkludera:
   • Förfriskningar vid ankomst på morgonen - te/kaffe och färsk frukt
   • Mitt på morgonen - te/kaffe och färsk frukt 
   • Eftermiddag - te/kaffe och färsk frukt 
5. Ange vilka möjligheter som finns för workshops eller evenemang före eller efter kongressen, antingen på kongressplatsen eller på andra platser i närområdet.  

Resor och boende

1. Beskriv vilka boendealternativ som finns tillgängliga på eller i närheten av platsen.
2. Förklara vilka resealternativ, inklusive aktivt resande och kollektivtrafik, som är tillgängliga för delegater som inte bor inom gångavstånd från kongressanläggningen.
3. Beskriv hur tillgänglig och bekväm den internationella flygplatsen och marktransporterna till värdstaden är från hela världen. Kommentera om flygplatsen är väl betjänad av större flygbolag från olika regioner och om det krävs några interna flygningar (och i så fall hur ofta, till vilket pris och hur bekvämt det är).

Program och evenemang

1. Inom det breda området fysisk aktivitet och hälsa, vänligen identifiera 2-3 potentiella teman för kongressen. Observera att de slutliga temana kommer att fastställas genom diskussion med ISPAH:s styrelse.
2. Vänligen förklara dina planer för:
   • En öppningsceremoni
   • En kongressmiddag/fest
   • Andra sociala och/eller kulturella evenemang
   • Möjligheter till fysisk aktivitet

OBS! Om du inte har för avsikt att inkludera dessa evenemang, vänligen ange detta.

• Det är viktigt att kongressvärdarna utnyttjar värdskapet för kongressen för att få ett nationellt engagemang och/eller ett varaktigt arv eller påverkan av evenemanget för att främja och stödja fysisk aktivitet. Beskriv den potentiella effekten av att vara värd för kongressen på policy, praktik och forskning i ditt land. 

Finansiering

1. Vänligen ange alla organisationer som har gått med på att stödja kongressen ekonomiskt. Om någon av organisationerna kommer från den privata sektorn, vänligen ange vilken bransch eller vilka produkter de ansvarar för.
2. Ange andra potentiella finansieringskällor för att stödja kongressen. Om du planerar att kontakta några organ från den privata sektorn, vänligen beskriv den huvudsakliga industri/produkter som de ansvarar för. 
3. Vänligen bifoga ett utkast till budget för evenemanget, med angivande av större kostnadsposter och beräknade intäkter. Hänvisa till Riktlinjer för värdskap för ISPAH-kongressen (ovan) när du utarbetar budgetprognosen.

Värdland

1. Finns det några kulturella eller religiösa överväganden och sedvänjor som det är viktigt för värden och de deltagande delegaterna att ta hänsyn till?
2. Är tillgängligheten till det föreslagna värdlandet och tillgången till visum tillräcklig för alla deltagare som vill delta i ISPAH-kongressen? Vänligen ange även aktuella visumavgifter för resor till ert land. 

Miljöansvar och åtaganden

Beskriv era planer för att underlätta någon av följande principer:

1. Bedömning av koldioxidavtryck
2. Utsläppsminskningar (dvs. åtgärder för att minska utsläppen, t.ex. genom att använda energieffektiva anläggningar, främja kollektivtrafik och minimera avfallsproduktionen)
3. Förnybar energi
4. Program för koldioxidkompensation
5. Hållbara metoder (dvs. uppmuntra hållbara metoder under kongressen, t.ex. minimera engångsplast, återvinning och tillhandahålla vegetariska och veganska måltidsalternativ för att minska miljöpåverkan från matkonsumtion)
6. Engagemang och medvetenhet (dvs. främja medvetenheten bland delegater och partner om miljöinitiativen och uppmuntra dem att delta i arbetet med att minska kongressens koldioxidavtryck)

TACK FÖR ERT INTRESSE AV ATT VARA VÄRD FÖR ISPAH-KONGRESSEN