Sekretarz komitetu ds. komunikacji

Sekretarz komitetu ds. komunikacji będzie odgrywał kluczową rolę we wspieraniu komitetu ds. komunikacji ISPAH poprzez ułatwianie skutecznej komunikacji, organizacji, dokumentacji i opracowywania procedur. Zaangażowanie na tym stanowisku obejmuje dwa lata, w tym zadania związane z protokołowaniem spotkań, pozycjami działań w porządku obrad oraz opracowywaniem treści w celu informowania o procesach komitetu. Aby zrealizować swoje zadania, będziesz ściśle współpracować z przewodniczącym. 

Role: 

• Utrzymywanie i organizowanie harmonogramu spotkań Komitetu ds. Komunikacji, z co najmniej 6-miesięcznym wyprzedzeniem. 
• Koordynowanie komunikacji podczas posiedzeń komisji, w tym wysyłanie elektronicznych zaproszeń i przypomnień do członków komisji. 
• Pomoc w przygotowywaniu materiałów na posiedzenia komisji, w tym porządku obrad, protokołów z poprzednich posiedzeń i wszelkich niezbędnych załączników, w porozumieniu z przewodniczącym komisji ds. komunikacji. 
• Koordynowanie i wspieranie komunikacji wewnętrznej komitetu przy użyciu odpowiedniego oprogramowania IT (takiego jak Zoom, MS Teams itp.). 
• Rejestrowanie dyskusji podczas posiedzeń komisji, sporządzanie protokołów i przekazywanie ich przewodniczącemu komisji do zatwierdzenia przed udostępnieniem członkom komisji. W razie potrzeby archiwizuj kopie. 
• Zarządzanie powtarzającymi się i dodatkowymi zgłoszeniami w systemie biletowym. 
• Współpraca z innymi komitetami ISPAH i działanie jako punkt kontaktowy między Komitetem ds. komunikacji a innymi podmiotami ISPAH. 
• Podejmowanie doraźnych zadań administracyjnych wymaganych przez przewodniczącego komitetu ds. komunikacji. 

Wymagania: 

• Pasja do rozwijania wizji, misji i celów ISPAH. 
• Zobowiązanie do uczestnictwa w comiesięcznych spotkaniach komitetu ds. komunikacji. 
• Zdolność do zaangażowania się w cotygodniowe wymagania czasowe związane z tym stanowiskiem. 
• Doskonałe umiejętności organizacyjne. 
• Doskonałe umiejętności komunikacji online (np. za pośrednictwem Microsoft Teams) lub gotowość do nauki. 
• Gotowość do ukończenia procesu wprowadzającego ISPAH (trwającego ok. 1 godziny) i przestrzegania zasad ISPAH (polityka dotycząca skarg, polityka komunikacyjna, polityka zarządzania danymi, polityka partnerstwa i sponsoringu, polityka równości, różnorodności i integracji) oraz procedur ochrony danych. 

Wybrany kandydat rozpocznie pracę natychmiast, wymagając proaktywnego i zaangażowanego podejścia. Zapraszamy entuzjastyczne osoby, które chcą przyczynić się do sukcesu Komisji Komunikacji w ramach ISPAH.