Secretaris van het communicatiecomité

De secretaris van het communicatiecomité speelt een cruciale rol in de ondersteuning van het communicatiecomité van ISPAH door effectieve communicatie, organisatie, documentatie en de ontwikkeling van procedures te vergemakkelijken. De inzet voor deze functie strekt zich uit over een periode van twee jaar en omvat taken met betrekking tot notulen van vergaderingen, agendapunten en de ontwikkeling van inhoud om de comitéprocessen te communiceren. Je werkt nauw samen met de voorzitter om je taken uit te voeren. 

Rollen: 

• Het schema voor vergaderingen van het communicatiecomité bijhouden en organiseren, minstens 6 maanden van tevoren. 
• De communicatie voor commissievergaderingen coördineren, waaronder het versturen van elektronische uitnodigingen en herinneringen naar commissieleden. 
• Assisteren bij de voorbereiding van het vergadermateriaal van het comité, waaronder de vergaderagenda, notulen van vorige vergaderingen en eventuele bijlagen, in overleg met de voorzitter van het communicatiecomité. 
• Coördineren en ondersteunen van interne communicatie voor de commissie, met behulp van relevante IT-software (zoals Zoom, MS Teams, etc.). 
• Notuleer discussies tijdens commissievergaderingen, stel notulen op en stuur deze ter goedkeuring naar de commissievoorzitter voordat ze worden gedeeld met de commissieleden. Archiveer kopieën indien nodig. 
• Terugkerende en ad hoc aanvragen beheren binnen het ticketing systeem 
• Contact onderhouden met andere ISPAH-commissies en optreden als contactpersoon tussen het communicatiecomité en andere ISPAH-entiteiten. 
• Ad hoc administratieve taken uitvoeren op verzoek van de voorzitter van het Communicatiecomité. 

Vereisten: 

• Gepassioneerd over het bevorderen van ISPAH's visie, missie en doelen. 
• Toezegging om de maandelijkse vergaderingen van het communicatiecomité bij te wonen. 
• In staat zijn om de wekelijkse tijdsvereisten van de functie te vervullen. 
• Uitstekende organisatorische vaardigheden. 
• Uitstekende online communicatievaardigheden (bijv. via Microsoft Teams) of de bereidheid om dit te leren. 
• Bereid zijn om het ISPAH inductieproces (van ongeveer 1 uur) te doorlopen en te voldoen aan het ISPAH-beleid (Klachtenbeleid, Communicatiebeleid, Beleid Gegevensbeheer, Beleid Partnerschap en Sponsoring, Beleid Gelijkheid, Diversiteit en Inclusie) en de procedures voor gegevensbescherming. 

De succesvolle kandidaat zal onmiddellijk beginnen en vereist een proactieve en toegewijde aanpak. We verwelkomen enthousiaste mensen die willen bijdragen aan het succes van de Communicatiecommissie binnen ISPAH.