Vær vertskap for kongressen vår

Retningslinjer for å være vertskap for ISPAHs toårige kongress

---

Del A – Innledning

Om ISPAH

International Society for Physical Activity and Health (ISPAH) er den ledende globale organisasjonen for fysisk aktivitet. Vår visjon er en sunn og aktiv verden der mulighetene for et aktivt liv er tilgjengelige for alle. ISPAH har som mål å fremme fysisk aktivitet som en global helseprioritet gjennom fremragende forskning, utdanning, kapasitetsbygging og påvirkningsarbeid.

ISPAH gjennomfører en kongress hvert annet år i partallsår. Den organiseres av en vertsorganisasjon i samarbeid med ISPAH. Dette dokumentet gir veiledning om de viktigste kravene til organiseringen av ISPAH-kongressen.

Formålet med ISPAH-kongressen

Foreningen søker å bruke kongressen til å bidra til å oppnå foreningens mål, som er å

1. Støtte formidling av og fremragende forskning og praksis innen fysisk aktivitet og folkehelse
2. Utvikle kapasitet innen forskning og praksis på fysisk aktivitet og folkehelse over hele verden
3. Lede påvirkningsarbeid for å fremme forskning og kunnskapsformidling til politikk og praksis
4. inngå i globale samarbeid for å fremme forskning og praksis innen fysisk aktivitet og folkehelse
5. Være et verdensledende, globalt fagmiljø for forskere og utøvere innen fysisk aktivitet og folkehelse

Kongressen vil spesielt søke å:

• fremme tverrfaglig og tverrkulturell kommunikasjon og samarbeid mellom industriland og utviklingsland om alle aspekter ved vitenskapelige studier av fysisk aktivitet og helse, og
• Del innovative retningslinjer og programmer som fremmer og engasjerer folk til å være fysisk aktive og forbedre helsen sin.

Del B – Organisering av kongressen

Det skal inngås en avtale mellom ISPAH og vertsorganisasjonen i det landet der kongressen skal avholdes. Vertsorganisasjonen må vise at den har tilstrekkelig erfaring og kapasitet til å organisere kongressen. Vertsorganisasjonen må samarbeide med en profesjonell kongressarrangør (Professional Congress Organizer, PCO) utnevnt av ISPAH. PCO vil være ansvarlig for organisering, administrasjon og alle økonomiske aspekter ved kongressen, og for å sikre at foreningens og kongressens standarder kan ivaretas og opprettholdes. Alle endelige beslutninger vedrørende kongressen vil bli tatt av ISPAHs styre, i samarbeid med PCO.

Det er viktig at vertsorganisasjonens mål og målsettinger er i samsvar med ISPAHs mål og målsettinger. Det er ønskelig at vertsorganisasjonen er en akademisk institusjon eller er nært knyttet til en akademisk institusjon med ekspertise innen fysisk aktivitet og helse. Det er også ønskelig at vertsorganisasjonen har erfaring med å arbeide med, eller bidra til, foreningens formål.

Det er svært ønskelig at vertsorganisasjonen utnytter muligheten til å være vertskap for kongressen til å fremme nasjonale tiltak for fysisk aktivitet og planlegge for kongressens ettermæle. Vertsorganisasjonen oppfordres på det sterkeste til å samarbeide med relevante interessenter på tvers av myndigheter, ikke-statlige organisasjoner, akademia og sivilsamfunnet for å sikre maksimal effekt og nytte av å være vertskap for kongressen.

Vertsorganisasjonen og ISPAH skal opprette en organisasjonskomité som skal overvåke logistikken og planleggingen av kongressen i samarbeid med PCO, for eksempel å finne et lokale, administrere logistikken, inkludert audiovisuelle tjenester og arrangementsledelse. Komiteens medlemmer bør velges med omhu for å gjenspeile alle oppgavene som skal utføres og fullføres i forbindelse med forberedelsene til kongressen. Minst ett medlem av organisasjonskomiteen skal være styremedlem i ISPAH, og minst ett medlem skal være en "Early Career Professional" fra vertsorganisasjonen eller en annen lokal organisasjon. Early Career Professional skal spesifikt støtte ISPAHs Early Career Network i å organisere kongressaktiviteter for delegater som er tidlig i karrieren.

Vertsorganisasjonen vil i samarbeid med ISPAH også oppnevne en vitenskapelig komité som vil være ansvarlig for organiseringen av det vitenskapelige programmet for kongressen. Medlemskap i komiteen skal foreslås av vertsorganisasjonen og kan inkludere internasjonale medlemmer. Minst ett medlem av den vitenskapelige komiteen skal være styremedlem i ISPAH.

Medlemskap i både organisasjonskomiteen og den vitenskapelige komiteen bør være i tråd med ISPAHs retningslinjer for likestilling, mangfold og inkludering. Vertsorganisasjonen skal samarbeide tett med ISPAH og PCO for å sikre en vellykket og effektiv gjennomføring av både organisasjonskomiteen og den vitenskapelige komiteen.

Del C – Kongressens struktur

Kongressens offisielle språk vil være engelsk. 
Kongressen bør inneholde kombinasjoner av følgende sesjonsformater:

• Åpningsseremoni
• Plenumssesjoner (hovedinnlegg)
• Sesjoner med frie foredrag (flere temaer samtidig)
• Postervisning (enten elektronisk eller i papirformat)
• Symposier (inviterte eller identifisert fra innsendte sammendrag)
• Avslutningsseremoni

Andre muligheter (ikke obligatoriske) inkluderer:

• Workshops/opplæringsøkter
• Diskusjoner rundt bordet
• Opplæring i frokost tidlig om morgenen
• Andre formater som stimulerer til aktiv deltakelse

Spesifikke tilleggskrav

Len Almonds hovedinnlegg

En av hovedinnleggene, som ideelt sett skal ha fokus på oversettelse av forskning til praksis, vil bli kalt "Len Almond"-innlegget, til minne om Len Almonds bidrag til fagfeltet.

Styremøte i ISPAH

Under kongressen vil ISPAH avholde et personlig styremøte, vanligvis to dager før kongressen åpner. Møtet vil vare minst en halv dag og kan vare opptil en hel dag. Vertsorganisasjonen bes om å hjelpe til med å arrangere dette møtet og møtestedet.

ISPAHs toårige forretningsmøte

Under kongressen vil foreningen avholde sitt toårige forretningsmøte. Dette møtet vil finne sted på et tidspunkt da ingen andre sesjoner avholdes, og da det er sannsynlig at oppmøtet blir størst mulig. Vertsorganisasjonen bes om å hjelpe til med å arrangere dette 90-minutters møtet og å finne et sted for det.

Mulighet for møter eller symposier for ISPAHs råd og partnere

Under kongressen bør hvert av ISPAHs råd og partnere få anledning til å møte sine medlemmer og/eller holde et symposium.

Sosialt program

Vertsorganisasjonen og organisasjonskomiteen er ansvarlig for å foreslå mulige steder og temaer for de sosiale arrangementene under kongressen, samt en rekke muligheter for fysisk aktivitet. Vertsorganisasjonen og organisasjonskomiteen vil samarbeide med PCO og ISPAH for å administrere logistikken rundt arrangementene. Arrangørene oppfordres til å foreslå arrangementer som gjør det mulig for delegater og gjester å oppleve vertsregionens kultur. Eksempler på tidligere aktiviteter er formelle middager, musikk og dans, vandringer og scenekunst.

Valgfrie workshops

ISPAH har som mål å sørge for at delegatene får mest mulig ut av sitt opphold på kongressen. Dette kan gjøres ved å tilby valgfrie workshoper i dagene før eller etter kongressen. Styret vil spesielt favorisere bud som tilbyr workshops eller andre muligheter for delegater som er tidlig i karrieren, og disse arrangementene kan støttes av ISPAHs Early Career Network.

Del D – Fasiliteter

De følgende detaljene bør betraktes som retningslinjer og kan endres i henhold til lokale behov.

Beliggenhet

Det foreslåtte stedet for ISPAH-kongressen bør ligge i et lett tilgjengelig område, og i kort avstand fra en internasjonal flyplass som bør betjenes av både offentlig og privat transport. Ved valg av vertsorganisasjon vil det bli tatt nøye hensyn til kostnadene ved å reise til og oppholde seg på stedet.

Overnatting

Kongressstedet bør ligge i nærheten av et passende hotelltilbud. PCO og vertsorganisasjonen bør fremskaffe forslag fra ulike hotelleiendommer som vil fungere som kongressens hotellromblokk. Det skal finnes ulike fasiliteter med ulik pris og ulike tjenester. Vertsorganisasjonen, i samarbeid med PCO, vil gjennomføre de endelige forhandlingene med hotelleiendommene og være ansvarlig for forvaltningen av hotellromsblokkene.

Fasiliteter på stedet

Følgende fasiliteter anbefales for å kunne arrangere kongressen på en tilfredsstillende måte.

A. Åpningsseremoni og plenumssesjoner

Det er plass til ca. 1200 delegater i en teatersal med mulighet for projeksjon på storskjerm.

B. Parallelle sesjonsrom

Det bør finnes fasiliteter som gjør det mulig å avholde 6-10 samtidige sesjoner med plass til det totale antallet deltakere. Ideelt sett bør disse sesjonene finne sted i relativt like store rom (med en kapasitet på 150-250 personer), og det bør tas nøye hensyn til setekapasiteten og setekonfigurasjonen for den typen sesjoner som planlegges.  

C. Plass til plakater

Det bør sørges for tilstrekkelig plass til postersesjoner (enten elektronisk eller i papirformat) og nødvendige tavler for montering av postere (hvis man velger papirformat). Programmet og plassen bør gi rom for 600-800 plakater i løpet av hele arrangementet (f.eks. minst 200 plakater per dag for et tredagers arrangement).

D. Registreringsplass

Registreringsområdet skal være lett tilgjengelig under hele kongressen og ha en størrelse og utforming som gjør det mulig å registrere alle delegatene på en smidig måte.

E. ISPAH møterom

ISPAH trenger et møterom/kontor med plass til opptil 18 personer som skal være eksklusivt tilgjengelig for ISPAH-styret under hele kongressen. Styret trenger også tilgang til PC, kopimaskin, papir og skriver under hele kongressen.

F. Høyttalerklare rom

Et lite rom skal være tilgjengelig for foredragsholdere som skal forberede og teste multimediapresentasjonene sine, og for å laste opp presentasjonene til de aktuelle rommene og sesjonene. Et team av kyndige teknikere bør være tilgjengelig for å hjelpe foredragsholderne med denne oppgaven.

G. Media/Presserom

Her bør det finnes arbeidsstasjoner med høyhastighets Internett-tilgang og strømuttak for rapportering og kommunikasjon i sanntid. I tillegg bør det inneholde ett eller flere rom der intervjuer kan gjennomføres. Disse intervjurommene bør tilby et rolig og komfortabelt miljø der mediepersonalet kan samhandle med foredragsholdere og delegater.

H. ISPAH-medlemsskapets stand 

ISPAH trenger en plass på 3 x 3 meter for å markedsføre foreningen og registrere nye medlemmer.

I. Fremtidig promotering av kongressen

En utstillingsplass for neste kongress bør være tilgjengelig for å fremme deltakelse og gi informasjon om den neste kongressen.

J. Utstillingsområde

Utstillinger med de nyeste produktene og programmene om fysisk aktivitet og helse bidrar til kongressens pedagogiske verdi. Vertsorganisasjonen og lokalet må sørge for et utstillingsområde i umiddelbar nærhet til de pedagogiske sesjonene. Forfriskninger bør serveres i eller i nærheten av utstillingsområdet i de planlagte pausene. Organisasjonskomiteen er ansvarlig for å fastsette åpnings- og visningstidene.

K. Lunsj- og pausefasiliteter

Det bør være tilstrekkelige spisefasiliteter for lunsj under kongressen som gjør det mulig for alle delegatene å spise innen rimelig tid og i komfortable omgivelser. Det bør tilbys drikkevarer til formiddags- og ettermiddagspausene.

L. Informasjon og kommunikasjon

Det bør tilbys wi-fi-internett på kongressområdet, og hvis det er mulig, bør dette tilbys gratis eller til redusert pris til delegatene på kongressenteret.

Del E – Logistikk

Nettsted

ISPAH vil utvikle og administrere et sikkert nettsted for kongressen, tilgjengelig på engelsk og på vertslandets språk, inkludert et system for innsending av sammendrag og en registreringsportal, som er tilgjengelig via ISPAHs hovednettsted på www.ispah.org. Verten skal levere relevant innhold og bilder til kongressens nettside når det blir bedt om det, og i god tid. Nettsiden vil bli lansert senest 15 måneder før kongressen. 

Online registrering av delegater

PCO vil føre tilsyn med håndteringen av delegatregistreringen, som samles inn via ISPAHs dedikerte kongressnettsted. Verten og PCO vil samarbeide med lederen for ISPAHs kommunikasjonskomité og ISPAHs direktør for IT-systemer for å ferdigstille registreringsskjemaet for delegatene.

Kongressprogrammet (programoversikten) bør være ferdigstilt før registreringen starter for å sikre at delegatene kan melde seg på alle tilgjengelige sesjoner og aktiviteter som krever forhåndsregistrering (f.eks. ECN-workshop, rådsmøter og sosiale aktiviteter). Det bør være mulig for delegatene å angi sitt hovedinteresseområde spesifikt for de temaene/øktene som den vitenskapelige komiteen har bestemt, slik at det kan organiseres passende romstørrelser.

Merkevarebygging

ISPAHs kommunikasjonskomité vil være ansvarlig for å utvikle alt markedsføringsmateriell for kongressen i tråd med ISPAHs retningslinjer for merkevarebygging. Verten og PCO-en skal levere alt nødvendig innhold til ISPAHs kommunikasjonskomité (for eksempel informasjon om verten, stedet og lokasjonen, landspesifikke bilder i passende formater og biografier over hovedtalerne) når de blir bedt om det og i tide. Bilder som leveres, må ikke være i strid med opphavsrettsloven og skal være av tilstrekkelig kvalitet til å kunne vises i digital og trykt markedsføring.

Kommunikasjonsstrategi

PCO skal utarbeide en kommunikasjonsstrategi for kongressen senest 12 måneder før kongressen. Planen vil omfatte e-postmarkedsføring, nyhetsbrev og innlegg i sosiale medier. ISPAHs kommunikasjonskomité vil være ansvarlig for å formatere og spre all kongresskommunikasjon som er beskrevet i planen. Verten og PCO-en er ansvarlig for å levere det nødvendige innholdet til ISPAHs kommunikasjonskomité.

Alle innlegg i sosiale medier vil bli kommunisert via ISPAHs kontoer i sosiale medier i samarbeid med ISPAHs kommunikasjonskomité.

All markedsføring og kommunikasjon skal være i samsvar med GDPR.

Del F – Finansielle vilkår

ISPAH vil garantere for 75% av kongresskostnadene, mens verten forventes å garantere for de resterende 25%. Bud som har sikret finansieringsstøtte, enten internt eller fra eksterne organisasjoner, vil bli vurdert positivt. Alle økonomiske bidragsytere til kongressen må overholde ISPAHs retningslinjer for partnerskap og sponsing.

Vertsorganisasjonen vil gi PCO et tilbud fra det foreslåtte stedet, inkludert kostnader for ulike måltidsfunksjoner. Den utvalgte destinasjonen vil samarbeide tett med PCO for å utarbeide et foreløpig budsjett for kongressen, inkludert registreringsavgifter for delegater (vanligvis differensierte satser for lav-, mellom- og høyinntektsland), catering, frafall av honorar og utgifter for hovedtalere, forventet sponsing, honorarer for utstillere, annonsering, forbruksvarer som trykking av program og delegatbrikker, og kostnader for sosiale aktiviteter. Budsjettet bør omfatte fritak for registreringsavgift for alle ISPAHs styremedlemmer, inkludert sekretariatet (14-18 delegatplasser). Vi oppfordrer også vertene til å gi fritak fra deltakeravgiften for medlemmer av den vitenskapelige komiteen og organisasjonskomiteen.

Registreringsprisene for ISPAH-medlemmer bør være betydelig lavere enn for ikke-medlemmer, med sikte på å motivere delegatene til å bli ISPAH-medlemmer.

Et administrasjonsgebyr på $30 (USD) skal inkluderes i delegatavgiften og betales til ISPAH for administrative tjenester, inkludert utvikling av nettsider, støtte til merkevarebygging og annonsering.

ISPAH beholder 75% av et eventuelt overskudd, mens vertsorganisasjonen mottar de resterende 25%.

Del G – Bærekraft og karbonnøytralitet

ISPAH er opptatt av miljømessig bærekraft og har som mål å minimere karbonfotavtrykket fra kongressen som arrangeres hvert annet år. I tråd med den globale innsatsen for å bekjempe klimaendringene oppfordrer ISPAH alle vertsorganisasjoner til å arbeide for å arrangere karbonnøytrale kongresser.

I tråd med denne forpliktelsen bør følgende prinsipper være retningsgivende for planleggingen og gjennomføringen av kongressen:

Avfallsreduksjon og resirkulering:

• Det vil bli gjort en innsats for å minimere avfallsmengden ved å implementere metoder som å redusere engangsplast og oppmuntre til resirkulering.

Energieffektivitet:

• Kongressen vil tilstrebe å bruke energieffektive lokaler og utstyr for å redusere energiforbruket.
• Hvis det er mulig, vil fornybare energikilder bli utforsket for å drive arrangementet.

Reduksjon av karbonfotavtrykk:

• Det vil bli gjort en innsats for å minimere karbonavtrykket knyttet til reiser og overnatting.
• Delegatene vil bli oppfordret til å vurdere transportalternativer som har liten innvirkning på miljøet når de reiser til og fra kongressen.

Bærekraftige matvalg:

• Kongressen vil tilby bærekraftige matalternativer, inkludert vegetariske og veganske valg, for å minimere miljøpåvirkningen fra matforbruket.
• Det vil bli gjort en innsats for å redusere matsvinnet gjennom gjennomtenkt planlegging.

Programmer for karbonkompensasjon:

Ved behov kan klimakompensasjonsprogrammer benyttes for å kompensere for eventuelle gjenværende utslipp.

Delegatenes engasjement:

Delegatene vil bli oppfordret til å delta aktivt i dette bærekraftsarbeidet ved å

• Redusere sitt personlige karbonavtrykk gjennom bærekraftige reisevalg.
• Minimere avfallsmengden ved å resirkulere og redusere bruken av engangsartikler.
• Støtte til bærekraftige matalternativer på kongressen.
• Delta i diskusjoner knyttet til miljø- og bærekraftstemaer innenfor det vitenskapelige programmet.

ISPAHs forpliktelse:

ISPAH vil gi veiledning, støtte og ressurser til verten for å hjelpe til med å implementere og følge opp disse bærekraftinitiativene. Sammen har vi som mål å skape en kongress som ikke bare fremmer kunnskap om fysisk aktivitet og helse, men som også viser vårt engasjement for en bærekraftig og miljømessig ansvarlig fremtid. Ved å samarbeide kan ISPAH og arrangøren gå foran med et godt eksempel for en sunnere planet og bidra til den globale innsatsen for å bekjempe klimaendringene.

Del H – Utvelgelsesprosessen

Interessetilkendegivelser

ISPAH vil innhente interessetilkendegivelser fra interesserte vertsorganisasjoner. Dette vil bli gjennomført minst 2 og helst 3-4 år før det aktuelle kongressåret. Interesserte vertsorganisasjoner bør se siste del av dette veiledningsdokumentet (DEL J - side 17) når de utarbeider sitt bud.

Valg av vertsorganisasjon

Alle søknader om å være vertskap for kongressen vil bli vurdert av ISPAHs styre. Endelig valg av vertsorganisasjon avgjøres ved flertallsavstemning i ISPAHs styre. Styret må være beslutningsdyktig når avstemningen finner sted. Styremedlemmene skal opplyse om eventuelle interessekonflikter før avstemningen. Om nødvendig vil den valgte presidenten avgi den avgjørende stemmen.

Alle søkere vil få beskjed om avgjørelsen så snart som mulig.

Den foretrukne vertsorganisasjonen må gi en skriftlig aksept og fortsette å etablere et skriftlig og signert Memorandum of Understanding med ISPAH for å sikre vertskapet for kongressen. Hvis en intensjonsavtale ikke er ferdigstilt innen rimelig tid, forbeholder ISPAH seg retten til å trekke tilbake tilbudet om å være vertskap for kongressen.    

Del I – Sammendrag av Kongressens roller og ansvarsområder

Forslag til organisasjonsstruktur

1. Ledelseskomité (tilsyn og strategisk beslutningstaking - med representasjon fra ISPAH, PCO og det lokale vertskapet)
2. Vitenskapelig komité - ansvarlig for å utvikle programinnholdet (ledet av det lokale teamet, med ISPAH som medformann)
3. PCO - ansvarlig for logistikken

ISPAH vil gjøre det:

• Overta 75% av den finansielle risikoen
• Har endelig beslutningsmyndighet
• Utnevne en representant til å lede lederkomiteen
• Innkalle en vitenskapelig komité for å utvikle kongressprogrammet. Komiteens medlemmer bør være i tråd med ISPAHs retningslinjer for likestilling, mangfold og inkludering.  
• Utnevne en representant til å lede den vitenskapelige komiteen
• Utvikle og drifte et nettsted for kongressen, et system for innsending av sammendrag, en registreringsportal og eventuelle nødvendige e-postkontoer for å støtte den tekniske administrasjonen av kongressen.  
• Lede utarbeidelsen av all markedsføring og kommunikasjon i tråd med ISPAHs retningslinjer for merkevarebygging, inkludert e-post, innlegg i sosiale medier og nyhetsbrev.
• Formidle markedsførings- og reklamemateriell via ISPAHs kommunikasjonskanaler i tråd med en kommunikasjonsstrategi for kongressen.
• Gi veiledning, støtte og ressurser til verten for å bidra til å implementere og følge opp bærekraftinitiativer.

Verten vil:

• Tegning av 25% av den finansielle risikoen
• Utnevne en representant til å lede lederkomiteen
• Utnevne en representant til å lede den vitenskapelige komiteen
• Gi innspill til alle deler av kongressen
• Forsyne ISPAH med relevant innhold og bilder for inkludering på kongressens nettside.
• Samarbeide med ISPAHs kommunikasjonskomité for å utvikle relevant markedsføringsmateriell som er i samsvar med ISPAHs retningslinjer for merkevarebygging.
• Rekruttere frivillige til å gi støtte på stedet under hele kongressen
• Samarbeide med PCO om å utarbeide en rapport til ISPAH etter kongressen.
• Forplikte oss til å arbeide for miljømessig bærekraft i alle aspekter av kongressen.

PCO vil:

• Gi administrativ og økonomisk støtte til verten og ISPAH.
• Overvåke og administrere all kongresslogistikk, inkludert administrasjon av foredragsholdere, deltakere, lokaler, overnatting, mat og drikke, leverandører, sponsorer og utstillere.
• Administrere de sosiale arrangementene med innspill fra de lokale vertene og ISPAH
• Gi støtte på stedet under kongressen.
• Samarbeide med verten om å utarbeide en rapport til ISPAH etter kongressen.
• Samarbeide med verten om å implementere bærekraftstiltak under hele kongressen og overvåke gjennomføringen av disse.

 

Del J – Veiledning for interessetilkendegivelser om å være vertskap for ISPAH-kongressen

Vertsorganisasjon/koordinering

1. Hvem vil være den ansvarlige vertsorganisasjonen? Oppgi hovedansvarlig og eventuelle andre planlagte eller bekreftede samarbeidspartnere. 
2. Vennligst oppgi foreslåtte måneder i året og mulige datoer for avholdelse av kongressen. Vennligst oppgi en begrunnelse for hvorfor dere foretrekker/foreslår disse datoene. MERK: ISPAH foretrekker september - november
3. Vennligst spesifiser de medlemmene du planlegger å ha i organisasjonskomiteen, med en kort beskrivelse av deres kompetanse. MERK: Medlemskap i komiteen bør være i tråd med ISPAHs retningslinjer for likestilling, mangfold og inkludering
4. Beskriv hvordan partnernes mål er i tråd med ISPAHs mål og eventuelle direkte forbindelser med ISPAH per dags dato. 
5. Vennligst oppsummer tidligere erfaring med å organisere og arrangere nasjonale eller internasjonale konferanser om fysisk aktivitet eller beslektede vitenskapelige områder.

Sted og logistikk

1. Vennligst oppgi detaljer om det foreslåtte kongresslokalet, inkludert fullstendig adresse.
2. Beskriv fasilitetene som tilbys på det foreslåtte stedet, inkludert tilgjengelig plass og kapasitetsgrenser for f.eks. åpningsseremoni (for ca. 1 200 delegater), parallelle sesjonsrom, utstillingsområder for plakater, utstillingsområde, registreringsområde, møterom og rom for foredragsholdere.
3. Beskriv eventuelle planer for å legge til rette for nasjonal og internasjonal mediedekning.
4. Vennligst beskriv dine planer for bevertning. Vil for eksempel kongressens registreringspris være inkludert:
   • Forfriskninger ved ankomst om morgenen - te/kaffe og frisk frukt
   • Midt på formiddagen - te/kaffe og frisk frukt 
   • Ettermiddag - te/kaffe og frisk frukt 
5. Beskriv hvilke muligheter som finnes for workshops eller arrangementer før eller etter kongressen, enten på kongressstedet eller på andre steder i nærheten.  

Reise og overnatting

1. Beskriv hvilke overnattingsmuligheter som er tilgjengelige på eller i nærheten av lokalet.
2. Forklar hvilke reisemuligheter, inkludert aktiv reise og offentlig transport, som er tilgjengelige for delegater som ikke bor i gangavstand til kongressstedet.
3. Beskriv tilgjengeligheten og bekvemmeligheten til den internasjonale flyplassen og bakketransport til vertsbyen fra hele verden. Kommenter om flyplassen er godt betjent av store flyselskaper fra ulike regioner, og om det er nødvendig med interne flyvninger (og i så fall hvor ofte, til hvilken pris og hvor praktisk disse er).

Program og arrangementer

1. Innenfor det brede feltet fysisk aktivitet og helse, vennligst identifiser 2-3 potensielle temaer for kongressen. Vær oppmerksom på at de endelige temaene vil bli avtalt gjennom diskusjon med ISPAH-styret.
2. Vennligst forklar planene dine for:
   • En åpningsmottakelse
   • En kongressmiddag/fest
   • Andre sosiale og/eller kulturelle arrangementer
   • Muligheter for fysisk aktivitet

MERK: Hvis du ikke har til hensikt å inkludere disse hendelsene, vennligst oppgi dette.

• Det er viktig at kongressvertene utnytter vertskapet for kongressen til å skape et nasjonalt engasjement og/eller et varig ettermæle eller en varig effekt av arrangementet for å fremme og støtte fysisk aktivitet. Beskriv den potensielle effekten av å være vertskap for kongressen på politikk, praksis og forskning i ditt land. 

Finansiering

1. Vennligst oppgi hvilke organisasjoner som har sagt seg villige til å støtte kongressen økonomisk. Hvis noen av organisasjonene er fra privat sektor, vennligst oppgi hvilken bransje/produkt de er ansvarlige for.
2. Vennligst oppgi andre potensielle finansieringskilder for å støtte kongressen. Hvis du planlegger å henvende deg til etater fra privat sektor, vennligst beskriv hvilke bransjer/produkter de har ansvar for. 
3. Sett inn et utkast til budsjett for arrangementet, med angivelse av de viktigste kostnadselementene og forventede inntekter. Vennligst se Retningslinjene for å være vertskap for ISPAH-kongressen (ovenfor) når du utarbeider budsjettprognosen.

Vertsland

1. Er det noen kulturelle eller religiøse hensyn og skikker som det er viktig at verten og delegatene tar hensyn til?
2. Er tilgangen til det foreslåtte vertslandet og tilgjengeligheten av visum tilstrekkelig for alle deltakere som ønsker å delta på ISPAH-kongressen? Vennligst oppgi også gjeldende visumavgifter for å reise til landet ditt. 

Miljøansvar og miljøforpliktelser

Beskriv planene deres for å legge til rette for noen av de følgende prinsippene:

1. Vurdering av karbonfotavtrykk
2. Utslippsreduksjon (dvs. tiltak for å redusere utslipp, for eksempel ved å bruke energieffektive anlegg, fremme offentlig transport og minimere avfallsgenerering)
3. Fornybar energi
4. Programmer for karbonkompensasjon
5. Bærekraftig praksis (dvs. oppmuntre til bærekraftig praksis under kongressen, for eksempel ved å minimere engangsplast, resirkulere og tilby vegetariske og veganske måltidsalternativer for å redusere miljøpåvirkningen fra matforbruket)
6. Engasjement og bevissthet (dvs. fremme bevissthet blant delegater og samarbeidspartnere om miljøinitiativene og oppmuntre dem til å delta i arbeidet med å redusere kongressens karbonfotavtrykk)

TAKK FOR INTERESSEN FOR Å VÆRE VERTSKAP FOR ISPAH-KONGRESSEN