Responsabile eventi

Impegno di tempo previsto 

Si tratta di un nuovo ruolo che richiederà in media 2-4 ore alla settimana. Alcuni periodi saranno più impegnativi, in particolare per quanto riguarda la pianificazione e la preparazione del congresso ISPAH.  

Descrizione 

L'obiettivo di questo ruolo è coordinare e contribuire agli eventi ISPAH. L'evento principale dell'ISPAH è il congresso biennale, organizzato principalmente da un comitato ospitante locale con l'assistenza di un organizzatore privato di conferenze (PCO). Tuttavia, questo portafoglio coprirà anche altri eventi ISPAH. È prevista una fase di inserimento per dare al candidato prescelto la possibilità di conoscere il Consiglio direttivo e familiarizzare con il ruolo. Il supporto sarà fornito anche da altri membri del Consiglio, in particolare da coloro che hanno esperienza nell'organizzazione di precedenti congressi ISPAH.  

Ruoli 

Congresso ISPAH: 

• Preparare i documenti per il congresso (guida, modulo online per le manifestazioni di interesse) e coordinare la ricezione e la valutazione delle proposte con il consiglio e l'esecutivo dell'ISPAH.  
• Essere il punto di contatto tra il Consiglio e l'Esecutivo dell'ISPAH, il PCO (ad esempio Venue West) e gli organizzatori locali del congresso per garantire che l'ISPAH sia ben rappresentato e che si formino e si mantengano buone relazioni di lavoro. 
• Per il rapporto con gli organizzatori di congressi locali: 

• Rivedere il memorandum d'intesa del precedente congresso per valutare la necessità di eventuali aggiornamenti. 
• Assicurarsi che il memorandum d'intesa sia firmato e rispettato da entrambe le parti. 
• Assistere nel coordinamento del comitato organizzativo del congresso. 
• Assistere nel coordinamento del comitato scientifico del congresso, preferibilmente con una rappresentanza globale. 
• consigliare le quote di iscrizione al congresso per garantire che l'iscrizione sia incentivata per i membri dell'ISPAH e garantire l'esenzione dalle quote di iscrizione per i membri del consiglio direttivo dell'ISPAH 

• Assicurare che la sponsorizzazione sia in linea con la politica di sponsorizzazione e partnership dell'ISPAH. 
• Assicurarsi che la relazione congressuale sia presentata tempestivamente. 

• Collaborare con il team IT di ISPAH (Board lead e fornitore di servizi, e PCO se necessario) per garantire che i sistemi IT del congresso funzionino in modo efficiente. 
• Collaborare con il comitato comunicazioni dell'ISPAH per coordinare le comunicazioni del congresso: 

• Guidare la stesura dei contenuti per il Comitato per le Comunicazioni ISPAH, compresi i post sui social media, i contenuti della newsletter e altre modalità se ritenute rilevanti (ad esempio video, podcast) 

• Una volta redatti i contenuti, collaborare con il Comitato per le comunicazioni dell'ISPAH per coordinare il branding dei contenuti, in linea con le linee guida e lo stile del marchio dell'ISPAH. 
• Una volta che il contenuto è stato creato, lavorare con il Comitato per le Comunicazioni di ISPAH per programmare i contenuti attraverso i canali di comunicazione (una timeline dei contenuti). 

• Collaborare con il responsabile del coinvolgimento dei membri dell'ISPAH per garantire che i consigli dell'ISPAH siano ben rappresentati al congresso. 

Altri eventi: 

• Collaborare con i consigli e le reti ISPAH, tra cui l'Early Career Network (ECN), l'ISPAH Member Engagement Lead e l'ISPAH Partnership Lead per coordinare la pianificazione di altri eventi ISPAH, come i webinar ISPAH (ospitati da ISPAH o in co-badging) o gli eventi regionali strategicamente allineati con ISPAH. 

• Collaborare con il team informatico dell'ISPAH per creare un calendario di eventi online come parte del sito web dell'ISPAH. 
• Collaborare con il team informatico dell'ISPAH per creare un portale di registrazione online per altri eventi ISPAH. 
• Collaborare con il Direttore dei partenariati per quanto riguarda le opportunità strategiche per gli eventi ISPAH. 

Requisiti specifici / aggiuntivi: 

• Esperienza e passione per la pianificazione di eventi 

• Eccellenti capacità interpersonali per facilitare la gestione delle relazioni